Jacobs Vehicle Systems ersetzt Altsysteme durch EASE
Übersicht
Ein globaler Automobilzulieferer, der die Transparenz im Qualitätsbereich verbessern wollte, beschloss, sein manuelles, papierbasiertes Auditsystem durch die EASE-Software zu ersetzen. Sechs Monate nach der Einführung hat das Unternehmen seine Abschlussquoten für Audits um mehr als 40 % gesteigert und eine höhere Verantwortlichkeit bei Korrekturmaßnahmen geschaffen.
„Ich kann EASE jedem Unternehmen wärmstens empfehlen, das noch Papier und Stift oder andere manuelle Tabellenkalkulations-LPA-Systeme nutzt. Die Einsparungen bei administrativen Aufgaben und der Datenerfassung sind die Investition absolut wert.“
— John Rose, Quality Systems Manager, Jacobs Vehicle Systems
Hintergrund
Jacobs Vehicle Systems ist ein führender Hersteller von fortschrittlichen Motorbremssystemen und Ventilbetätigungstechnologien mit Produktionsstandorten in Nordamerika, Europa und Asien. Das Unternehmen führte viele Jahre lang papierbasierte Layered Process Audits (LPAs) durch. Im Jahr 2012 führte es ein visuelles Managementverfahren namens Kamishibai ein – Japanisch für „Papiertheater“ –, um Audits mithilfe von Karten zu strukturieren, die zufällig aus zwei Stapeln ausgewählt wurden.
Das Team wählte eine Karte aus dem ersten Stapel aus, um den Audit-Bereich zu bestimmen. Die aus dem zweiten Stapel ausgewählte Karte gab den zu auditierenden Prozess an, wobei akzeptable Ergebnisse auf einer Seite (grün markiert) und nicht konforme Ergebnisse auf der Rückseite (rot markiert) angezeigt wurden. Die Auditoren trugen die Ergebnisse auf einer Whiteboard-Tafel ein und erfassten sie anschließend in Tabellenkalkulationen.
Die Nachverfolgung von Feststellungen war nahezu unmöglich
Obwohl das Kamishibai-System dazu beitrug, wichtige Qualitätsprobleme ans Licht zu bringen, führte es zu Schwierigkeiten bei der Terminplanung, den Korrekturmaßnahmen und der Kommunikation der Ergebnisse. „Die Terminplanung war nicht wirklich zufällig und die Nachverfolgung von Feststellungen war praktisch unmöglich“, sagt John Rose, Quality Systems Manager.
Auch die Kommunikation von Feststellungen war ineffektiv und erforderte viel manuellen Nachfassaufwand, um den Menschen die Qualitätsprobleme zu verdeutlichen. Rose schlug dem Management vor, dass das Unternehmen von einer neuen, effizienteren Methode zur Durchführung von LPAs und anderen Audits profitieren könnte. Für bessere Ergebnisse müssten in jedem Audit mehr Fragen gestellt, die Terminplanung randomisiert und die Berichterstattung verbessert werden, um Probleme schneller zu beheben.
Abschied von Papier und Tabellenkalkulationen
Nachdem Rose die Probleme mit dem Kamishibai-System erkannt hatte, schlug er vor, sich die digitale EASE-Auditplattform anzusehen, die er in einer früheren Qualitätsfunktion bereits genutzt hatte. „Die Dynamik der Software und die Benutzerfreundlichkeit waren ausschlaggebend dafür, dass das Management von dem Schritt überzeugt werden konnte“, sagt Rose. „Das Hinzufügen und Aktualisieren von Audit-Fragen in EASE ist im Vergleich zu unserem vorherigen Kamishibai-Prozess drastisch einfacher und schneller.“
Das Unternehmen empfand die cloudbasierte Webanwendung als besonders attraktiv, da sie es den Teammitgliedern ermöglicht, Audits elektronisch mit Berichten in Echtzeit durchzuführen.
Jacobs führte EASE zunächst in seinem Werk in Bloomfield, Connecticut, ein. Während des Prozesses war Rose beeindruckt davon, wie gut das Implementierungsteam die Organisationsstruktur und die Ziele seines Unternehmens verstand und Vorschläge machte, um den größtmöglichen Nutzen aus der Plattform zu ziehen.
„Das Training und der technische Support waren unübertroffen“, sagte Rose. „Das EASE-Team hört deutlich auf die Stimme des Kunden, und wir haben von den häufigen Software-Updates profitiert.“
Messbare Ergebnisse: Von der Verantwortlichkeit zur Leistung
Zu den Ergebnissen der EASE-Implementierung gehören eine Steigerung der Audit-Abschlussraten um mehr als 40 % sowie eine verbesserte Verantwortlichkeit bei der Behebung von Audit-Feststellungen. Darüber hinaus ist die Terminplanung über verschiedene Standorte hinweg gleichmäßiger verteilt, wodurch Audit-Lücken minimiert werden, die Prozessrisiken unbemerkt wachsen lassen.
Laut Rose spart die Möglichkeit, Fragen unkompliziert zu aktualisieren und hinzuzufügen, enorm viel Zeit.
„Mit den papierbasierten Karten mussten wir die Tabellenkalkulation öffnen, die Wörter eintippen, ein Bild machen und es einscannen, es ausdrucken und laminieren“, sagt er. Die Pflege der Kartenstapel war umständlich, und der Prozess machte es nicht leicht, unklare Fragen zu präzisieren. Er erklärt, das Team sei sich einig, dass EASE wesentlich einfacher zu bedienen ist und Audits viel effizienter macht.
Heute kann Rose Fragen ändern und Ergebnisse überwachen, Fragen entfernen, die immer bestanden werden, sowie neue Fragen für Prozessänderungen oder Reklamationen hinzufügen. „Viele unserer Fragen helfen uns auch dabei, uns auf Audits durch Dritte vorzubereiten“, sagt er.
Jede Woche gibt Rose während der täglichen Teambesprechung seines Werks ein Leistungsupdate und kann schnell die Ergebnisse der Audit-Abschlüsse sowie Pareto-Diagramme der wichtigsten Probleme abrufen. Zu diesem wöchentlichen Meeting gehört auch, Personen für Korrekturmaßnahmen in die Pflicht zu nehmen. Rose erklärt, dass es eine deutlich größere Transparenz hinsichtlich überfälliger, offener Maßnahmen gibt, was ihm hilft, Engpässe im Prozess zu erkennen.
„Es geht nicht darum, jemanden an den Pranger zu stellen, sondern zu fragen: ‚Hey, wo hst du denn gerade das Problem? Hattest du letzte Woche einfach zu viel zu tun, oder liegt es daran, dass diese Feststellung eine sehr langfristige Korrekturmaßnahme erfordert?‘“, sagt er. „Es geht darum, diese offenen Gespräche zu führen, die vorher so eigentlich nicht stattfanden.“
Aufbau einer globalen Qualitätskultur
Im größeren Rahmen trägt der neue Audit-Prozess dazu bei, dass Rose und sein Team einen kulturellen Wandel vorantreiben. Es findet ein regerer Dialog über vorgeschlagene Lösungen statt, wobei die Teammitglieder darüber diskutieren, welche Korrekturen am effektivsten sind.
„Wir kommen an den Punkt, an dem sich der Großteil unserer Organisation bei der Durchführung von Audits sicher fühlt“, sagt Rose. „Auch das Management fühlt sich mittlerweile sicher dabei, sich anzusehen, was uns die Berichte sagen und wie unsere langfristigen, systemweiten Korrekturmaßnahmen aussehen müssen.“
Nach der Testphase der Software am Standort Bloomfield beschloss das Team, EASE in zwei weiteren weltweiten Werken in China und der Tschechischen Republik einzusetzen. Das Team hat die Nutzung von EASE zudem von LPAs auf Sicherheits- und 5S-Audits ausgeweitet.
In monatlichen Management-Meetings kann die Führungsebene nun problemlos die wichtigsten Kennzahlen für alle Standorte überprüfen. Rose hebt die Möglichkeit hervor, Trends werksübergreifend und sogar standortübergreifend auf globaler Ebene zu erkennen, was ein Schlüsselfaktor bei der Vermittlung gewonnener Erkenntnisse für die kontinuierliche Verbesserung ist.