Mehrere Auditoren. Ein Audit.
Ein Datensatz.
Kollaborative Audits jetzt in EASE.
Erfassen Sie Nichtkonformitäten als Team. Neue Funktionen verwandeln komplexe Audits mit mehreren Abschnitten und Personen in einen koordinierten Workflow. Audits, die ein Team erfordern, laufen endlich wie aus einem Guss.
Manche Audits sind zu umfangreich für eine Person.
Genau dann bricht der Workflow ein.
Die Mitarbeiter sind bereit, parallel zu arbeiten. Der Workflow jedoch nicht. Eine Person öffnet die Datei, alle anderen liefern ihre Beiträge per E-Mail zu, und jemand koordiniert das Ganze manuell.
Das Audit, das eigentlich dynamisch, funktionsübergreifend und parallel durchgeführt werden sollte, bewegt sich am Ende nur schrittweise vorwärts.
Es gibt einen besseren Weg. Kollaborative Audits mit EASE.
Dies löst eine echte Herausforderung in unserem Inspektionsprozess. Die neuen kollaborativen Funktionen erleichtern die Verwaltung von Inspektionen und machen es einfacher, Nichtkonformitäten zu erfassen und zu dokumentieren, ohne das Audit zu stören.
Führen Sie jeden Abschnitt gleichzeitig durch.
Mehrere Auditoren bearbeiten dasselbe Audit gleichzeitig, wobei jeder für einen Abschnitt verantwortlich ist. Keine Kollisionen, keine Überschreibungen, kein Warten darauf, dass eine Person alles zusammenfügt.
Nahtlose Übergabe ohne Unterbrechung.
Wenn ein Abschnitt den Besitzer wechselt – zwischen Schichten oder Personen –, übernimmt der nächste Bearbeiter den aktuellen Stand und macht weiter. Jede Übergabe wird im Audit-Trail lückenlos dokumentiert.
Den Standard einmal definieren. Überall skalieren.
Definieren Sie Audit-Abschnitte auf Programmebene, sodass jeder Standort dieselbe Basis übernimmt. Lokale Teams können nach Bedarf Ergänzungen vornehmen, ohne den geschützten Standard zu verändern.
Führen Sie das Audit durch. Ohne den organisatorischen Aufwand.
Und das alles läuft auf der benutzerfreundlichen Closed-Loop-Plattform, die von Herstellern weltweit geschätzt wird, sodass Feststellungen direkt in die nachfolgenden Korrekturmaßnahmen, Schulungen oder Nachverfolgungen einfließen.
Die hektische Koordination. Die hinterhergelaufenen Eingaben. Der in letzter Minute zusammengefügte Datensatz…
Vorbei.
An ihrer Stelle steht ein einziges Audit, das das gesamte Team gemeinsam von Anfang bis Ende durchführt.
Das ist ein großer Erfolg für uns. Wir können mehrere Einheiten, die denselben Prozess ausführen, gleichzeitig auditieren und dabei für jede einen vollständigen Bericht beibehalten. Das ist eine deutliche Verbesserung in unserer Audit-Durchführung.
Häufig gestellte Fragen
Kollaborative Audits sind Audits, die von mehreren Personen gemeinsam durchgeführt werden, da der Umfang zu groß oder zu bereichsübergreifend für einen einzelnen Auditor ist. Häufige Beispiele hierfür sind vom Automobil-OEM geforderte Qualitätsaudits, TPM-Instandhaltungsaudits für komplexe Anlagen sowie multidisziplinäre Sicherheits- und Umweltprüfungen.
Die Audits mit dem größten Gewicht, wie OEM-Kundenaudits, Audits zur Instandhaltung komplexer Anlagen sowie multidisziplinäre Sicherheits- und Umweltprüfungen, sind zu umfangreich für eine Person. Ohne einen für mehrere Personen ausgelegten Workflow bleibt die Koordination manuell an einer Person hängen. Ein speziell dafür entwickelter Workflow sorgt dafür, dass das Audit koordiniert und der Nachweis prüfungssicher bleibt.
Wenn ein Audit mehrere Personen erfordert, läuft die Arbeit meist dennoch über eine einzige Person zusammen. Eine Person verwaltet die Masterdatei, alle anderen senden ihre Teile per E-Mail oder auf Papier, und das Audit wird manuell koordiniert. Der Datensatz entsteht erst im Nachhinein, wodurch er unübersichtlich und schwer zu verifizieren ist.
Die meisten Teams koordinieren diese manuell. Eine Person betreut ein Master-Dokument oder eine Tabelle, andere senden ihre Abschnitte per E-Mail oder auf Papier, und eine verantwortliche Person fügt im Anschluss alles zusammen. Die Arbeit wird zwar aufgeteilt, der Datensatz jedoch erst nachträglich erstellt, was es schwierig macht nachzuvollziehen, wer was überprüft hat.
Die Abschnittsverantwortung bedeutet, dass jeder Abschnitt eines Audits zu einem Zeitpunkt genau einen Besitzer hat. Auditoren checken Abschnitte ein und aus, sodass mehrere Personen am selben Audit arbeiten, ohne sich gegenseitig zu überschreiben. Der Audit-Trail hält dabei fest, wer welchen Abschnitt abgeschlossen hat und wann dies geschah.
Neue kollaborative Funktionen ermöglichen es mehreren Auditoren, dasselbe Audit gleichzeitig durchzuführen, wobei jeder Abschnitt von einer Person verantwortet wird. Dadurch werden Audits, die ein ganzes Team erfordern, in einen koordinierten Workflow und einen audit- und rechtssicheren Datensatz überführt.
Sie definieren Audit-Abschnitte auf Programm- oder Dokumentenebene. Während des Audits checken die Auditoren die Abschnitte dann ein und aus – mit jeweils einem Verantwortlichen pro Abschnitt –, sodass mehrere Personen parallel arbeiten können. Jeder Abschnitt wird bei Fertigstellung eingereicht, das Audit wird geschlossen, sobald alle erforderlichen Abschnitte vorliegen, und der Audit-Trail zeichnet jede Übergabe auf.
Ja. Mit EASE Collaborative Assessments können mehrere Auditoren gleichzeitig an verschiedenen Abschnitten desselben Audits arbeiten. Jeder Abschnitt hat zu einem Zeitpunkt genau einen Verantwortlichen, Abschnitte werden unabhängig voneinander eingereicht, und das Audit wird beendet, sobald alle benötigten Abschnitte vorliegen.
Mehrere Auditoren arbeiten gleichzeitig anstatt nacheinander. Die Abschnittsverantwortung verhindert Kollisionen und Überschreibungen, Übergaben zwischen Schichten und Personen bleiben sauber, der Datensatz bleibt während der laufenden Arbeit konsistent und ein einmal auf Programmebene festgelegter Standard gilt für jeden Standort.
Jeder Abschnitt hat einen klar zugewiesenen Verantwortlichen, und der Audit-Trail zeichnet auf, wer den jeweiligen Abschnitt wann abgeschlossen hat. Wenn ein OEM-Auditor oder Zertifizierer fragt, wer ein bestimmtes Element verifiziert hat, ist die Antwort bereits im Datensatz vorhanden, anstatt mühsam aus separaten Dateien rekonstruiert werden zu müssen.
Die neuen Kollaborationsfunktionen von EASE sind für checklistengestützte Audits konzipiert, die mehr als eine Person erfordern. Dazu gehören vom Automobil-OEM geforderte Qualitätsaudits (wie Ford Q1 und GM BIQS), TPM-Instandhaltungsaudits, ergonomische sowie arbeitsplatzbezogene Sicherheitsrevalidierungen und Umwelt-Compliance-Runden.
Ja. OEM-Kundenaudits sind ein hervorragendes Beispiel dafür, warum Sie die kollaborativen Funktionen in EASE einsetzen sollten. Jeder Fachexperte verantwortet seinen Bereich der kundenbezogenen Checkliste innerhalb eines einzigen Audit-Datensatzes, sodass Qualitätsmanagement, Produktion, Materialwirtschaft und Instandhaltung parallel an ihren Teilen arbeiten und das Audit als geschlossenes Ganzes zusammenläuft.
Ja. Der vollständige kollaborative Workflow funktioniert mobil. Auditoren beanspruchen Abschnitte, erledigen ihre Arbeit, übergeben diese, sehen Abschnittsergebnisse ein und reichen sie direkt aus der Fertigung ein.
Diese Funktionen sind in EASE PRO verfügbar. Sie werden auf Standortebene freigeschaltet, sodass ein Unternehmen sie gezielt dort einsetzen kann, wo sie benötigt werden.