Beantwortung von 13 beliebten Fragen zu Layered Process Audits
Wenn Sie derzeit Layered Process Audits (LPAs) durchführen, wissen Sie, dass die Investition von Zeit in präventive Maßnahmen bei richtiger Umsetzung kostspielige und zeitraubende Qualitätsprobleme im Nachhinein verhindert, die andernfalls die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen würden.
Aus diesem Grund ist es sinnvoll, Ihr LPA-Programm jährlich zu überprüfen und Hindernisse für den Erfolg sowie Best Practices zur Erzielung besserer Ergebnisse neu zu bewerten.
Ease hat kürzlich in Zusammenarbeit mit The Luminous Group ein Webinar veranstaltet, in dem wir einen Rahmen für einen jährlichen LPA-Check-up vorgestellt haben. Die Teilnehmer brachten großartige Fragen und Herausforderungen zu Layered Process Audits ein, die sich universell auf andere Hersteller übertragen lassen. In diesem Beitrag beantworten unsere LPA-Experten eine Auswahl dieser Fragen.
Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar an: Wiederkehrende Fehler mit einem LPA-Check-up reduzieren
F. Ist handwerkliches Geschick ein Prozesseingang oder überprüfen Sie einen Ausgang?
In der Fertigung ist das handwerkliche Geschick einer von vielen Prozesseingängen, um einen gewünschten Ausgang zu erzielen. Für LPA-Checklisten und -Fragen ist es vorzuziehen, Prozesseingänge zu überprüfen – z. B. Einstellungen, verwendete Werkzeuge oder das handwerkliche Geschick des Bedieners –, um Fehler zu verhindern.
F. Wie verbinden Sie LPAs mit einem Turtle-Diagramm?
Prozesseingänge, bei denen auch nur die geringste Variation festgestellt wurde, sollten Bestandteil eines LPA sein, da sie eine hohe Wahrscheinlichkeit für die Entstehung einer Nichtkonformität bergen. Hierbei handelt es sich in der Regel um Prozesse im Bereich der manuellen Montage. Nicht alle Prozesseingänge müssen täglich auditiert werden – was das grundlegende Ziel von LPAs ist.
Beispielsweise muss am „Material“-Ast eines Ishikawa-Diagramms die chemische Zusammensetzung des eingehenden Materials nicht Teil eines LPA sein. Typischerweise würde das Qualitätsmanagementteam des Lieferanten diese Prozesse für das eingehende Material auditieren. Grundsätzlich sollten die Fragen in einem Layered Process Audit risikobasiert sein.
F. Wie viele Fragen sollte ein Standard-LPA enthalten?
Ein typisches Layered Process Audit sollte ungefähr 10 Fragen umfassen. Es gibt keinen festgelegten Standard, aber denken Sie daran, dass LPAs als hochfrequente Audits konzipiert sind, die nicht länger als 10 bis 15 Minuten dauern sollten. Berücksichtigen Sie dies bei der Gestaltung. LPAs prüfen das Rezept (die Eingänge) des Prozesses in Echtzeit, um sicherzustellen, dass der Prozess eingehalten wird, um gewünschte, konforme Produkte (Ausgänge) zu erzeugen.
LPAs können zu lang werden, wenn unnötige Fragen hinzugefügt werden, die keinen Bezug zur Qualität haben. Wenn LPAs durch Prozessinputs zu umfangreich werden, sollten Sie diese nach Arbeitsgang, Schicht oder Häufigkeit aufteilen. Wenn Sie zudem LPA-Software wie EASE verwenden, können Sie in Erwägung ziehen, Fragen in einem festgelegten Intervall zu randomisieren, um mehr Fragen einzubeziehen, diese jedoch etwas seltener zu stellen.
F. Können Sie LPAs zur Überprüfung der Kompetenz verwenden?
LPAs sind Überprüfungen des Prozesses, einschließlich der beteiligten Personen sowie des handwerklichen Geschicks und der Technik der Bediener. Während es einfach sein mag zu prüfen, ob ein Bediener geschult wurde, ist es bei einem LPA wichtiger, ob er die Arbeit zum Zeitpunkt des Audits wie vorgeschrieben ausführt. Daher sollten LPAs fokussiert und detailliert auf Prozessschritte mit hohem Risiko ausgerichtet sein, um nach nichtkonformen Abweichungen bei der Ausführung der Aufgabe oder Arbeit durch den Bediener zu suchen.
Wiederholte Fehler bei der korrekten Durchführung des Prozesses durch denselben Bediener sollten Fragen aufwerfen; ziehen Sie jedoch die 5-Why-Methode als Möglichkeit heran, um die Grundursache des Problems zu ermitteln. Es könnte sich durchaus um die Bedienerkompetenz handeln, aber auch um die Schulung, veraltete Arbeitsanweisungen oder möglicherweise ist der Prozess selbst zu kompliziert und muss vereinfacht werden.
F. Empfehlen Sie, dass die LPA-Fragebögen für jede Ebene unterschiedlich sind?
Absolut nicht. Auf jeder Ebene des Unternehmens sollte dasselbe Audit verwendet werden. Dies eliminiert Abweichungen im LPA-Prozess und nimmt alle Ebenen in die Pflicht, ihre Prüfungen gründlich durchzuführen. Die einzige Ausnahme besteht darin, dass höhere Managementebenen, die seltener auditieren, zusätzliche Fragen haben können und sollten. Diese zusätzlichen Fragen sind in der Regel allgemeine Prüfungen auf Systemebene.
F. Unsere Liste offener Probleme ist auf Hunderte angewachsen, was sollen wir tun?
Wenn offene Probleme überhandnehmen und es ein organisatorisches Versagen gibt, Probleme zeitnah zu lösen, ist es an der Zeit, den Fokus von Betrieb und Führung neu auszurichten. Wir schlagen vor, den Prozess in einem kleineren Modellbereich zu perfektionieren, indem verfügbare Ressourcen in diesen kleinen Teil Ihres Werks gesteckt werden. Klären Sie die Eingänge und Prozesse und halten Sie den erreichten Standard dort aufrecht.
Sobald das gewünschte Ergebnis erzielt ist, können Sie den Ansatz horizontal auf andere Arbeitsgänge ausdehnen. Nehmen Sie sich jedoch die Zeit, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die im Modellbereich entwickelten Vorgehensweisen befolgen. Der Modellbereich dient als „Leuchtturm“ für die Expansion. Mit anderen Worten: Wenn Personen in den Expansionsbereichen nicht reagieren, die Sache nicht ernst nehmen oder Zweifel haben, können Sie sie in den Modellbereich führen und demonstrieren, dass es funktioniert. Das Modellbereichsprojekt muss uneingeschränkt von der obersten Führungsebene des Standorts unterstützt werden, nicht nur von der Qualitätsabteilung.
F. Können Sie LPAs im Vergleich zum Toyota- bzw. Lean-Ansatz kommentieren?
Es gibt keinen Kontrast und keinen Unterschied zwischen LPAs und dem Toyota/Lean-Ansatz. Das Toyota Production System (TPS) macht Führungskräfte auf die Vergesslichkeitskurve aufmerksam. Damit ist gemeint, dass die menschliche Natur – wenn Bediener oder Führungskräfte nicht regelmäßig daran erinnert werden, was wichtig ist – in der Regel vergisst und sich erst bei einer Krise wieder erinnert. Richtig aufgebaut und durchgeführt, wirken LPAs ebenfalls der Vergesslichkeit entgegen, indem sie die Beteiligten daran erinnern, was am wichtigsten ist (nämlich Prozesselement-Inputs an Ort und Stelle zu halten).
F. Könnten LPAs für interne Qualitätsaudits verwendet werden, quasi als Ebene 3?
Ja, sofern Sie diese zu einem lenkungsbedürftigen Dokument und einem Teil der internen Kontrollen machen. Dies würde Struktur verleihen und die Verantwortlichkeit sicherstellen. Zudem würde der Einsatz von LPAs auf diese Weise die Aufmerksamkeit der Führungskräfte auf Nichtkonformitäten lenken, die in früheren internen QMS-Audits festgestellt wurden – auch hier gilt es, dem Wichtigen Aufmerksamkeit zu schenken.
F. Wie können wir allen Beteiligten – Bedienern, Auditoren und Führungskräften – den Wert von Layered Process Audits vermitteln?
Der beste Weg hierfür besteht darin, die Möglichkeit zu fördern, sofortiges, positives Feedback beziehungsweise Lob zu geben, wenn Sie beobachten, dass Menschen etwas richtig machen. Dies ist ein entscheidender Aspekt! Ja, wir müssen auch Menschen dabei erwischen, wenn sie etwas falsch machen, aber wenn der Prozess gesund ist, wird dies minimal sein. Wenn Ihr LPA-Prozess intakt ist, werden Ihnen die Mitarbeiter bei der Durchführung eines LPA an einem bestimmten Arbeitsgang sofort den korrekten Prozess vorzeigen.
Ein weiterer Ansatz besteht darin, die Ergebnisse visuell zusammen mit Dashboards auszuhängen, um die Einhaltung des Zeitplans und die Minderung von Nichtkonformitäten aufzuzeigen. Auch die Besprechung der LPA-Ergebnisse des Vortags in jeder Schichtbesprechung kann dazu beitragen, den Wert und die Bedeutung von LPAs zu vermitteln.
F. Wo erhalten wir am besten Beispielfragen für Layered Process Audits?
Sie finden Beispielfragen in den Schulungsmaterialien der Luminous Group, im Ultimate Guide to Layered Process Audits von EASE sowie in unserer Layered Process Audit Checklist Template. Es gibt keinen Pool an Best-Practice-Fragen für eine bestimmte Fertigungstechnologie, da jedes Werk, jeder Prozess und jede Fertigungslinie – ja sogar jede Schicht – ihre ganz eigenen Risiken aufweisen kann. Übertragene Fragen können ein guter Ausgangspunkt sein, sind jedoch in der Regel wirkungslos und zehren an der potenziellen Leistungsfähigkeit eines LPA-Systems.
F. Haben Sie Ratschläge, wie man verhindern kann, dass LPA-Auditoren ihre Audits per pencil whipping abhaken?
Pencil whipping oder das bloße Durchklicken durch ein Audit wird in einem gesunden LPA-System höchstwahrscheinlich nicht vorkommen. Warum? Jemand anderes wird dieselben Elemente nach Ihnen überprüfen. Wenn es sich zudem um einen risikoreichen Prozess handelt (vorausgesetzt, Sie verfügen über Fragen, die für diesen Prozess von Bedeutung sind) – wer möchte nach dem Auftreten eines Problems die letzte prüfende Person sein, die die Verifizierung nicht durchgeführt hat?
Indem Sie die Auditierungszeit zwischen 5 und 15 Minuten halten, können Sie sicherstellen, dass dies keine große zeitliche Belastung für die Auditoren darstellt. Sie können zudem erkennen, wo ungewöhnlich kurze Auditzeiten auftreten, was ein starker Indikator für pencil whipping ist. Wenn Sie eine digitale LPA-Lösung wie EASE einsetzen, können Sie veranlassen, dass Auditoren die Kamera ihres Geräts nutzen, um eine konforme oder nichtkonforme Situation zu erfassen und mit einem Zeitstempel zu versehen.
F. Sollten sich LPAs primär auf den Produktionsbereich konzentrieren? Oder eignen sie sich auch für andere Prozesse wie Instandhaltung, Vorrichtungsbau, Lagerhaltung usw.?
Die Produktion steht bei LPAs meist im Fokus, da dort Abweichungen sehr häufig auftreten und die Auswirkungen (Kundenprobleme und Ausschuss) sehr hoch sind. Sie können LPAs jedoch zweifellos überall dort einsetzen, wo Sie Prozesse und Anforderungen haben, die von LPAs profitieren könnten, einschließlich Instandhaltung, Vorrichtungsbau, Lagerhaltung usw.
F. Das Management fragt: „Welche positiven Auswirkungen hat die Durchführung von LPAs, wie etwa Kosteneinsparungen?“ Haben Sie eine Empfehlung, wie man an diese Informationen gelangt?
LPAs reduzieren Nichtkonformitäten, die den Prozess als Abfall verlassen – Ausschuss, Kundenretouren und Gewährleistungsansprüche. Der Schlüssel liegt hier darin, die ordnungsgemäße Durchführung eines LPA an einen spezifischen Defekt zu knüpfen und ausschließlich die Leistung bezüglich dieses Defekts zu verfolgen. Dies bildet einen anfänglichen LPA-Leistungsindikator (KPI).
Das Aushängen des Defekt-Verlaufsgraphen (Run Chart) am jeweiligen Arbeitsplatz wirkt sich zudem positiv auf die kontinuierliche Unterstützung bei der Aufrechterhaltung dieses Prozesseingangs durch das Betriebsteam aus. Dies überzeugt alle Beteiligten davon, dass der Prozess einen Wert hat. EASE stellt zudem ein Whitepaper mit dem Titel Calculating the ROI of Layered Process Audits zur Verfügung, das dieses Thema näher beleuchtet.
Erfahren Sie alle Details zur Implementierung von LPAs in unserem kostenlosen E-Book „Ultimate Guide to Layered Process Audits“.
