Wie viele Layered Process Audits sollten Sie durchführen

Layered Process Audits sind schnelle, häufige Prüfungen von Prozesseingaben, die Abweichungen von den festgelegten Standards identifizieren, um Produktvariationen zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Das Schlüsselelement ist hierbei die Frequenz, die mehr Daten, eine bessere Sichtbarkeit von Risiken und die Fähigkeit bietet, schnell einzugreifen, bevor nichtkonforme Produkte hergestellt werden.

Die Herausforderung besteht darin, dass Frequenz in verschiedenen Werken unterschiedliche Bedeutungen haben kann. Einige Werke führen jedes Jahr Hunderte (oder sogar Tausende) von Prüfungen durch, während andere deutlich weniger durchführen.

In diesem Artikel betrachten wir einige Überlegungen zur Bestimmung der richtigen Audit-Frequenz in Ihrem Werk. Wir stellen Ihnen zudem eine neue Sichtweise auf die Audit-Frequenz vor, um Ihr LPA-System effektiver und zu einem Treiber für Verbesserungen zu machen.

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Grundlegende Erwartungen

Die Ebenen bei Layered Process Audits beziehen sich auf die verschiedenen Stufen der Managementbeteiligung am Auditprogramm. Aus Best-Practice-Sicht empfehlen wir bei The Luminous Group Werken, die folgenden drei Ebenen anzustreben:

• Führungskräfte und Teamleiter der Ebene 1 sollten mindestens ein Audit in jeder Schicht durchführen, in der sie arbeiten
• Ingenieure und Mitarbeiter aus anderen Abteilungen der Ebene 2 sollten mindestens einmal pro Woche ein Audit durchführen
• Manager der Ebene 3 sollten mindestens einmal im Monat ein Audit durchführen

Der Gedanke dahinter ist, dass die Führungskräfte der Ebene 1 die meisten Probleme abfangen sollten, da sie dem Prozess am nächsten stehen. Die Ebenen 2 und 3 tragen dazu bei, sicherzustellen, dass Ebene 1 keine Probleme übersieht und die geplanten Audits eingehalten werden. Es ist zudem erwähnenswert, dass Ebene 2 den Prozess häufig erstellt und Fehler darin behebt, während Ebene 3 zu einer Kultur der Kommunikation und des Feedbacks beiträgt.

Die Werksgröße beeinflusst, wie dies in der Praxis aussieht. Wenn Sie beispielsweise Konstruktionsingenieure vor Ort haben, verfügen Sie über mehr Personal für die Durchführung von Audits der Ebene 2. Umgekehrt gilt: Wenn Sie ein großes Werk mit nur 50 Unterstützungskräften bei 400 Mitarbeitern betreiben, stellt das Erreichen einer hohen Anzahl von Audits auf Ebene 2 eine größere Herausforderung dar.

Audits kurz halten

Die Fähigkeit, eine höhere Anzahl von Audits durchzuführen, hängt davon ab, dass die Beteiligten diese zügig ausführen können. Audits sollten etwa 10 Minuten in Anspruch nehmen, maximal jedoch 15 Minuten. Kurze Audits können sich auf das Wesentliche konzentrieren und werden seltener verschoben oder vernachlässigt.

Wenn sie länger als 15 Minuten dauern, müssen Sie Ihre Fragen und die Auditstruktur überprüfen, um die Belastung für die Mitarbeiter zu verringern. Die Fragen sollten prägnant sein und klare Nachweise erfordern, damit sie von den Beteiligten problemlos beantwortet werden können.

Eine breite Abdeckung anstreben

Angenommen, eine verantwortliche Person in Ihrer Fertigung betreut 10 Arbeitszellen. Es ist nicht praktikabel, wenn diese täglich über 90 Minuten für Audits aufwendet, aber es ist ebenso kritisch, Arbeitszellen nicht auszulassen.

Anstatt darüber nachzudenken, wie oft Personen Audits durchführen, sollten Sie überlegen, wie oft jede Arbeitszelle auditiert wird. Anstatt beispielsweise täglich 10 Fragen an einer Arbeitszelle zu stellen, wäre es besser, an jeder Arbeitszelle täglich eine Frage oder sogar alle zwei Tage zwei Fragen zu stellen. Konzentrieren Sie sich auch hier auf die wenigen Aspekte, die am kritischsten sind oder am ehesten eine Nichtkonformität aufweisen bzw. fehlerhaft sind.

Der Grund dafür ist: Wenn Sie eine bestimmte Zelle nur alle 10 Tage prüfen, geht der Nutzen verloren, den LPAs durch das schnelle Erkennen von Änderungen bieten. Genau dann können sich Probleme einschleichen, die zu Mängeln und Reklamationen führen. Zwar mag es logisch erscheinen, Audits zwischen Arbeitszellen zu rotieren, doch letztlich untergräbt dies den Zweck von LPAs.

Gleiches gilt für Ingenieure der zweiten Ebene, die einmal pro Woche Audits durchführen. Sie möchten nicht nur eine Arbeitszelle abdecken und den zehnten Standort erst nach drei Monaten erreichen. Sie müssen sicherstellen, dass Personen jede Arbeitszelle häufig aufsuchen, um Probleme besser sichtbar zu machen und diese schneller zu erkennen.

Rotation und Randomisierung von Fragen

Viele Werke, mit denen wir zusammenarbeiten, beginnen mit einem festen Fragenkatalog, was dazu führt, dass viele Zellen übersprungen werden, wenn die Fragen nicht zutreffen.EASE-LPA-Software hilft dabei, dieses Problem zu vermeiden, indem Sie Fragen nach Arbeitszelle taggen und sie innerhalb des Audits randomisieren können.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass jede Checkliste spezifisch auf den Arbeitsbereich zugeschnitten ist, sodass keine Fragen ausgelassen werden. Zudem können Sie Audits kurz halten, um mehr Arbeitszellen in kürzeren Abständen zu prüfen.

Letztlich ist das Wichtigste, woran Sie denken sollten, dass die Häufigkeit relativ ist. Nur weil ein Vorgesetzter jeden Tag ein Audit durchführt, bedeutet das nicht, dass jede Arbeitszelle häufig auditiert wird. Damit LPAs ihren Zweck erfüllen, müssen Teams ihr Denken auf die Abdeckung ausrichten, die jede Zelle erhält, anstatt darauf, wie oft Personen Audits durchführen.

Fragen Sie sich, wie Sie sich fühlen würden, wenn Ihr Vorgesetzter Sie nur alle 10 Wochen besuchen käme und dann viel von Ihrer Zeit in Anspruch nähme, während Sie beschäftigt sind. Wäre es nicht einfacher, wenn er regelmäßig vorbeischaute, um zu sehen, wie es Ihnen geht, sich Ihre Anliegen bezüglich der Arbeit anhörte und nur wenige Minuten Ihrer Zeit beanspruchte? Er wüsste sofort, wenn Sie ein Problem haben, und könnte Ihnen dabei helfen.

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Auditoren nicht dem ersten Vorgesetzten-Typ entsprechen. Bringen Sie sie zu jeder Arbeitszelle, und sei es nur für einen kurzen Besuch. So behalten Sie den Puls des Werks im Auge und erzielen echten Mehrwert mit Ihrem LPA-System.