So schaffen Sie mit Audits eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung

Weltklasse-Unternehmen leben eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung. Wenn ein Fehler auftritt, greifen Managementsysteme, um die Ursache zu untersuchen und zu verhindern. Selbst wenn keine Probleme auftreten, suchen Mitarbeitende nach Wegen, um Verschwendung zu reduzieren und die Leistung zu steigern. Doch wie genau schafft man eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung? Ein zentraler Katalysator ist oft ein Management-Werkzeug namens Layered Process Audits (LPAs).

Richtig eingesetzt können Layered Process Audits eine Qualitätskultur im gesamten Unternehmen fördern, was zu weniger Ausschuss und Nacharbeit, weniger Kundenbeschwerden und größerer Produktivität führt. Ein Harvard Business Review Artikel über nachhaltige Leistung plädiert nachdrücklich für die Vorteile der Einbindung der gesamten Belegschaft. Dies schafft eine Kultur des gemeinsamen Leistungsfeedbacks und vermittelt ein größeres Gefühl der Kontrolle darüber, wie die Dinge erledigt werden.

Obwohl LPAs vom Management und Führungskräften vorangetrieben werden müssen, erfordert der Erfolg auch die Akzeptanz („Buy-in“) der Mitarbeitenden an der Fertigungslinie und aller Personen in der Fertigung. LPAs werden Teil der täglichen Praxis und bieten ständige Möglichkeiten, Verbesserungen zu identifizieren.

Was sind Layered Process Audits?

Im strengsten Sinne werden Layered Process Audits regelmäßig und in einer vorab festgelegten Frequenz von mehreren Managementebenen aus dem gesamten Fertigungsunternehmen durchgeführt. Die Anzahl der Ebenen in einem LPA-System kann von Standort zu Standort je nach den Bedürfnissen des Unternehmens stark variieren, umfasst jedoch typischerweise Vertreter aus mindestens drei Ebenen: Vorgesetzten, Managern und dem Werksleiter.

Die Ziele der Prozessverbesserung und Fehlerbeseitigung lassen sich nicht erreichen, wenn ein Auditprozess ausschließlich „von oben nach unten“ zu verlaufen scheint – bei dem sich die Mitarbeitenden an der Fertigungslinie den Audits „unterworfen“ fühlen – oder schlimmer noch „von unten nach oben“, bei dem Führungskräfte nicht teilnehmen müssen. Aus diesem Grund ist es von entscheidender Bedeutung, eine Layered-Process-Audit-Atmosphäre zu fördern, in der jeder eine Rolle spielt, weshalb wir empfehlen, Führungskräfte und andere nicht in der Produktion tätige Mitarbeitende einzubeziehen.

Zwei-Wege-Kommunikation macht jeden zum Auditor

Jeder Auditor ist unabhängig von seiner Ebene dafür verantwortlich, in regelmäßigen Abständen dasselbe Audit durchzuführen. Ein wichtiger, oft übersehener Aspekt ist die Standardisierung der Art und Weise, wie Auditoren mit der Belegschaft kommunizieren – was ebenso wichtig ist wie die Durchführung des Audits selbst.

Das liegt daran, dass die Art und Weise, wie Auditoren mit den Mitarbeitenden an der Fertigungslinie kommunizieren, diese ermutigen oder davon abhalten kann, sich selbst als zentralen Teil des Prozesses zu sehen. Eine Zwei-Wege-Kommunikation sorgt dafür, dass sich die Mitarbeitenden an der Fertigungslinie als Teil des Prozesses und im wahrsten Sinne des Wortes als ihre eigenen Selbst-Auditoren begreifen, was den Stolz auf ihre Arbeit stärkt. Dieses integrative, ganzheitliche Layered Process Audit bestärkt eine Kultur der Fehlerbehebung und der Umsetzung von Verbesserungen, die auf Beobachtung, Kommunikation und Korrektur ausgerichtet ist.

Effektive LPAs beginnen damit, dass Manager regelmäßig in der Fertigung präsent sind. Dies ist der erste Schritt, um den Mitarbeitenden an der Fertigungslinie zu zeigen, dass dem Unternehmen das Thema Qualität wirklich am Herzen liegt. Natürlich ist es unerlässlich, dass sich die Mitarbeitenden an der Fertigungslinie nicht beurteilt und einem Audit unterzogen fühlen. Daher ist es stets am besten, wenn Interaktionen damit beginnen, dass ein Manager die Mitarbeitenden an der Fertigungslinie aufrichtig fragt, ob sie etwas benötigen. Dies stärkt die Mitarbeitenden, indem es ihnen versichert, dass sie ein geschätzter Teil des Prozesses und des Unternehmens sind. Erst nachdem sie sich geäußert haben und ein Dialog auf Augenhöhe stattgefunden hat, sollte das Gespräch mit Fragen oder Beobachtungen zu Bereichen der Prozessverbesserung oder -behebung fortgesetzt werden.

Layered Process Audits: Beobachten, Kommunizieren und Korrigieren

Layered Process Audits sollten in allen Fertigungsbetrieben implementiert werden, um Prozesse nicht nur in der Montage, sondern auch im Versand, in der Logistik, in der Arbeitsvorbereitung und in anderen unterstützenden Bereichen zu überprüfen.

Ein LPA-System versetzt Fertigungsunternehmen in die Lage, die folgenden Vorteile zu erzielen:

• Optimale Produktkonsistenz
• Einhaltung standardisierter Arbeitsabläufe
• Minimierung von Verschwendung, Ausschuss, Nacharbeit und Ausschussteilen
• Höhere Effizienz bei gleichzeitiger Kostensenkung

Layered Process Audits lassen sich am besten durchdacht und integrativ einführen – durch eine Zwei-Wege-Kommunikation und den Aufbau einer gemeinsamen Audit-Kultur. Durch die Förderung dieser Kultur unter den Interessenvertretern des Unternehmens, den Layered Auditoren und den Mitarbeitenden an der Fertigungslinie als „de-facto-Auditoren“ kann das Unternehmen zusätzliche Vorteile erzielen wie:

• Akzeptanz der Qualitätskultur durch das Produktionspersonal
• Bessere Kommunikation zwischen Bedienern und Führungsebene
• Gesamtverbesserung des gesamten Fertigungsökosystems

Das Ziel besteht darin, durch verbesserte Kommunikation und den Einsatz von Automatisierung wo immer möglich ein effektives LPA-System aufzubauen.

Effektives LPA: Kommunizieren und Automatisieren

Eine standardisierte LPA-Checkliste ist unerlässlich für die Einheitlichkeit und Konsistenz des Prozesses von Ebene zu Ebene und von Audit zu Audit. Das bedeutet auch, dass das Stellen derrichtigen Fragen auf die richtige Weise für den Zweck der Checkliste von entscheidender Bedeutung ist.

Dies ist ebenso wichtig wie eine einheitliche Sichtweise hinsichtlich der Identifizierung von Nichtkonformitäten. Die Formulierung der richtigen Fragensprache kann neue Best Practices offenbaren, die sich aus der Begründung für eine Nichtkonformität ergeben.

Im Hinblick auf den Gesamtprozess sollten Manager in der Lage sein, Audits und Auditpläne zu randomisieren und so eine umfassende Beteiligung im gesamten Unternehmen sicherzustellen. Informationen über die Feststellungen sollten aufgezeichnet werden und dem Management für eine spätere Analyse leicht zugänglich sein.

Die Etablierung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung wird einfacher, wenn Sie den Prozess automatisieren können hinsichtlich:

• Branchen- und prozessspezifischer Generierung von Fragen
• Planung und Nachverfolgung von Auditprozessen
• Aufzeichnung von Korrekturmaßnahmen
• Punktevergabe

Schließlich sollten erstklassige LPA-Lösungen über intuitive Dashboards und Tools zur Dashboard-Erstellung verfügen, um maßgeschneiderte, umfassende Ansichten zu schaffen, die den spezifischen Anforderungen der Fertigung entsprechen. Wenn die Lösung für Mobilität und digitale Kommunikationsprozesse optimiert ist, bleiben alle Beteiligten stets informiert und auf demselben Stand.

Diese Art der vollständigen Transparenz von Audits ermöglicht eine proaktive Prozesskorrektur. Je mehr Sie automatisieren können, desto mehr Zeit bleibt Ihnen für die Bewertung und Verbesserung Ihrer Prozesse, wodurch Sie Kosten senken, das Unternehmensergebnis steigern sowie die Zufriedenheit von Belegschaft und Kundschaft erhöhen.