5 Wege, wie papierbasierte Auditprogramme Qualitätsverbesserungen verhindern

Seit Jahrzehnten konzentriert sich das Auditmanagement auf Papierchecklisten, wobei die Nachverfolgung in den letzten Jahren zunehmend auf Excel-Tabellen verlagert wurde. Trotz der zunehmenden Einführung von cloudbasierten Fertigungsprogrammen verlassen sich viele Automobilzulieferer nach wie vor auf Papierchecklisten und Tabellen, um ihre Auditprogramme zu verwalten.

Dieser Ansatz birgt jedoch ein großes Problem: Er verbessert die Qualität nicht – zumindest nicht auf nachhaltige Weise. Tatsächlich verursacht er oft zusätzliche Kosten für das Qualitätsmanagement, die laut Schätzungen vieler Experten bei durchschnittlichen Unternehmen bis zu 20 % des Umsatzes ausmachen.

In einer Ära des zunehmenden Wettbewerbs zwischen Automobilherstellern und ihren Zulieferern können es sich Unternehmen nicht leisten, diese Kosten auf einem so hohen Niveau zu belassen. Ein Teil des Problems besteht darin, dass papierbasierte Checklisten bei der Terminplanung, der Datenanalyse und dem Aufbau einer allgemeinen Qualitätskultur ineffizient und wirkungslos sind.

1. Ineffiziente Terminplanung

Unternehmen, die manuelle Methoden und Tabellenkalkulationen verwenden, sind bei der Terminplanung für Ansätze zur kontinuierlichen Auditierung, wie etwa ein Layered Process Audit-Programm (LPA-Programm), stark im Nachteil.

LPAs bieten häufige Überprüfungen kritischer Prozesse und binden das gesamte Unternehmen von Bedienern bis hin zum oberen Management ein. Vorgesetzte und Teamleiter führen Audits bei jeder Schicht durch, während das mittlere Management, Standortleiter und Führungskräfte diese in wöchentlichen oder monatlichen Abständen ausführen.

Diese Art von Ansatz erhöht die Transparenz hinsichtlich risikoreicher Prozesse, die aus Quellen wie den folgenden ermittelt wurden:

Fehlermöglichkeits- und -einflussanalysen für Prozesse (PFMEAs)
Kundenbefragungen
Mängel und Reklamationen

Ein echtes LPA-Programm umfasst jährlich Tausende von Audits, aber unsere Erfahrung zeigt, dass Zulieferer, die eine manuelle Audit-Nachverfolgung nutzen, nur etwa 10 % davon abschließen. Dies wirft die Frage auf, ob es sich bei einem papierbasierten System überhaupt um ein LPA-System handelt, da LPAs per Definition ein hochfrequenter Prozess sind.

2. Fragmentiertes Datenmanagement

Ein papierbasiertes LPA-Programm erfordert, dass jemand eine Papiercheckliste ins Büro zurückbringt und die Ergebnisse manuell eingibt. Nach Stunden manueller Dateneingabe verfügen Sie möglicherweise über eine Excel-Tabelle mit Punkten, die eine weitere Datenanalyse erfordern.

Es überrascht nicht, dass viele Unternehmen dies überhaupt nicht tun, sondern Checklisten stattdessen wochen- oder monatelang abheften, bis ein Kunden- oder Fremdaudit ansteht. Dieser Ansatz läuft dem Zweck von Audits im Allgemeinen und von LPAs im Besonderen völlig zuwider. LPAs haben das Potenzial, prädiktive Erkenntnisse zu generieren, allerdings nur dann, wenn Sie die Daten analysieren, solange sie noch verwertbar sind.

Infolgedessen berichten führende Automobilhersteller, mit denen wir gesprochen haben, über eine wachsende Unzufriedenheit mit Unternehmen, die sich auf papierbasierte LPA-Systeme verlassen. Aus diesem Grund wechseln Zulieferer auf Bewährung häufig zu automatisierten Systemen, was dazu beiträgt, das Datenmanagement zu verbessern und ihren Ruf beim Hersteller wiederherzustellen.

3. Hindernisse bei der Zusammenarbeit

Die Zusammenarbeit ist ein weiterer wichtiger Bereich, in dem herkömmliche Ansätze des Auditmanagements Qualitätsverbesserungen behindern. Zu den häufigsten Problemen gehören:

Mangelndes Engagement der Führungsebene: Es kann schwierig sein, das obere Management in den Auditprozess einzubinden. Wenn die Führungsebene in der Fertigung nicht präsent ist, wirkt Ihr Bekenntnis zur Qualität weniger glaubwürdig.
Abgegrenzte Funktionsbereiche: Herkömmliche Auditprogramme machen die Qualität zu einer eigenen Abteilung, anstatt sie zu einer Aufgabe zu machen, für die jeder verantwortlich ist.
Kommunikationsdefizite: Sporadische, wenig frequente Audits bieten kaum Gelegenheiten für den Austausch und Feedback. Einer Umfrage von Harris/Interact zufolge geben mehr als 50 % der Arbeitskräfte mangelnde Kommunikation als wesentliches Hindernis für die Effektivität von Führungskräften an.

4. Mangelnde Datenintegrität

Die Datenintegrität stellt ein großes Problem für Zulieferer dar, die darum kämpfen, die Kundenanforderungen zu erfüllen und ein hohes Qualitätsniveau nachzuweisen. Zu den Problemen der Datenintegrität, die häufig aus papierbasierten oder tabellenbasierten Auditsystemen resultieren, gehören:

Pencil whipping, bei dem Prüfer jeden Punkt automatisch bestehen lassen, um das Audit schneller abzuschließen.
Buddy passing, wenn Personen ihren Kollegen etwas durchgehen lassen – ein Problem, das durch LPA-Programme gelöst wird, bei denen die Prüfer regelmäßig rotieren.
Übersehene Mängel, die auftreten, wenn Personen Audits auf Autopilot durchführen, was häufig dann passiert, wenn dieselben Personen immer wieder dieselben Punkte überprüfen.

Audit-Management-Software kann bei Problemen mit der Datenintegrität helfen, indem sie randomisierte Fragen und Zeiterfassung bereitstellt, um zu erkennen, wenn Personen Audits überstürzen.

5. Verpasste Erkennungschancen

Alles in allem summieren sich diese Audit-Management-Probleme zu einem großen Problem: verpassten Möglichkeiten, Mängel zu erkennen, bevor sie den Kunden erreichen. Der Zweck von Audits besteht darin, Probleme zu verhindern, und dennoch steht die Struktur herkömmlicher Audit-Programme genau dem im Weg.

Richtig implementierte LPA-Programme erhöhen die Anzahl der Prüfungen und Interaktionen zwischen Teammitgliedern erheblich. Stellen Sie sich Ihr Auditsystem wie ein Sieb zum Herausfiltern von Mängeln vor. Wenn Sie die Maschenweite durch eine höhere Frequenz verkleinern und Lücken schließen, verhindern Sie, dass Probleme zu Kundenproblemen werden.