5 Wege, um mehr aus Ihrer mobilen Audit-Software herauszuholen

Wenn Sie bereits mobile Audit-Software nutzen, haben Sie diese möglicherweise eingeführt, um ineffiziente Prozesse wie Papier-Checklisten und die manuelle Dateneingabe hinter sich zu lassen.

Aber wie können Sie sicher sein, dass Sie nach der Bewältigung der Grundlagen den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition ziehen?

Heute betrachten wir, wie Sie mehr aus Ihrer mobilen Audit-Software herausholen können – von Ihren Daten über Ihre Fragenbibliothek bis hin zur Verbesserung des Audit-Prozesses. Enthalten sind bewährte Branchenpraktiken sowie Anwendertipps, die Ihnen helfen, Fehler an der Quelle zu beseitigen und zu sehen, was in der Fertigung tatsächlich vor sich geht.

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1. Betrachten Sie Ihre Daten genauer

Anpassbare Dashboards, die Audit-Daten im Blickpunkt halten, machen es einfach zu sehen, wie Ihre Audits im gesamten Werk verlaufen, und Maßnahmen zur Risikominderung zu verfolgen. Wenn Benutzer Links zu Dashboards generieren und mit anderen oder direkt mit Monitoren in der Fertigung teilen können, können Sie Kennzahlen und Schwerpunktbereiche noch klarer kommunizieren.

Einige Beispiele für Kennzahlen, die Hersteller typischerweise verfolgen, sind:

Abschlussquoten von Audits
Pünktlicher Abschluss von Audits
Bestehensraten von Audits
Überfällige Korrekturmaßnahmen

EASE Berichte-Dashboard

Zusätzlich zur Verfolgung dieser Datenpunkte können Unternehmen durch erweitertes Reporting mehr aus ihren Audit-Daten herausholen, indem sie:

Daten auf verschiedene Weise segmentieren, um Prioritäten, Probleme und mögliche Lösungen zu identifizieren
Sich in statistische Analysetools integrieren, die Mittelwert, Standardabweichung, lineare Regressionsanalyse und sogar Chi-Quadrat-Tests für eine verbesserte Problemlösung bereitstellen
Frühwarnindikatoren verfolgen, die zeigen, wo wahrscheinlich Probleme auftreten werden
Audit-Daten mit Business-Intelligence-Tools verknüpfen für Funktionen wie prädiktive Analysen

2. Schreiben Sie bessere Audit-Fragen

Starke Auditfragen sind das Geheimnis erfolgreicher Audits. Zu den Möglichkeiten, Ihre Audit-Management-Plattform zu nutzen, um bessere Informationen zu erhalten, gehören:

Spezifische Fragen erstellen für eine Gruppe, einen Prozess oder bestimmte Ausrüstung, um spezifische Probleme oder Risiken zu untersuchen
Fotos in Audit-Fragen einbinden, um klar zu zeigen, was akzeptabel ist (oder was nicht)
Audit-Checklisten randomisieren, um pencil whipping zu verhindern und eine breite Abdeckung der Standards sicherzustellen

Teams sollten zudem ihre Fragenbibliothek regelmäßig überprüfen und einen LPA-Checkup durchführen, um Fragen zu aktualisieren und unklare Formulierungen zu identifizieren. Klarheit ist von entscheidender Bedeutung. Wenn ein Auditor nicht weiß, worauf er achten soll, ist auch die Antwort ungeweitet. Letztlich verfälscht dies Ihre Daten.

3. Eliminieren Sie die versteckte Fabrik

Die versteckte Fabrik bezeichnet undokumentierte Prozesse, die von Personen angewendet werden und häufig der Qualität zuwiderlaufen. Die Prozesse der versteckten Fabrik kosten Werke jährlich Millionen oder mehr, wobei die American Society for Quality berichtet, dass bei einigen Unternehmen bis zu 40 % des Umsatzes durch Qualitätskosten verloren gehen.

Wissen von Mitarbeitern, bei dem Bediener Abkürzungen oder bessere Vorgehensweisen gefunden haben, ist ein Beispiel für die versteckte Fabrik in der Praxis. In solchen Situationen existieren Standardprozesse entweder nicht oder werden nicht korrekt befolgt.

In einigen Fällen sollten diese undokumentierten Prozesse in die Standardprotokolle integriert werden. In anderen Fällen sollten sie eliminiert werden.

Wie können Sie also Ihre mobile Audit-Software nutzen, um diese Probleme zu identifizieren? Hierbei sollten Sie sich auf Folgendes konzentrieren:

Fragen so gestalten, dass sie sich darauf konzentrieren, wie Bediener bestimmte Abläufe ausführen
Prüfungen durch mehrere Personen hinzufügen (wie etwa bei Layered Process Audits), um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, Abweichungen zu erkennen
Fehlgeschlagene Audit-Fragen auf Muster untersuchen, um zu sehen, wo Standardprozesse erstellt oder aktualisiert werden müssen

4. Finden Sie wiederkehrende Probleme

Ein Hersteller hat eine einzigartige Methode entwickelt, um die EASE-Plattform zu nutzen, um systemische Probleme zu finden und zu beheben, bevor sie Probleme verursachen, die den Kunden beeinträchtigen.

Der Prozess ist relativ einfach:

Fragen werden nach Kategorie getaggt (z. B. Ausrüstung, Prozess und Material)
Für Fokusfragen, die jeden Tag betrachtet werden, wird ein separates Tag erstellt
Wenn eine Frage während eines Audits fehlschlägt, wird ihr Tag für vier Wochen in eine Fokusfrage geändert

Dies bedeutet, dass Werksleiter bei einem Ausfall einer Frage an einer Anlage dieselbe Frage für alle baugleichen Anlagen stellen. Dies ermöglicht es ihnen, Einzelfallprobleme von solchen zu unterscheiden, die mehrere Bereiche betreffen, und hilft ihnen, Probleme zu beheben, bevor sie ein großes Volumen an Produkten beeinträchtigen.

5. Reduzieren Sie pencil whipping

Mit der Zeit ist es ganz natürlich, dass Personen Audits überstürzen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Ihr Werk in der Vergangenheit Papier-Checklisten verwendet hat, da repetitive Arbeiten oft dazu führen können, dass einfach nur das Kästchen angekreuzt wird.

Sie können jedoch Ihre Audit-Plattform nutzen, um Kontrollen zu erstellen, die Ihnen helfen, pencil whipping zu verhindern, darunter:

Audit-Zeiten erfassen, um sicherzustellen, dass Auditoren die Fragen nicht nur schnell durchgehen. Wenn Sie beispielsweise sehen, dass ein Audit nur eine Minute gedauert hat, könnte dies auf pencil whipping hinweisen
Dummy-Fragen einrichten, um zu prüfen, ob Auditoren aufmerksam sind. Ein Hersteller verwendet die Frage „Ist Daisy Duck die Freundin von Mickey Mouse?“
Fotos der beobachteten Station während des Audits anfordern, um sicherzustellen, dass der Auditor seine zugewiesene Station tatsächlich besucht hat

Bessere Daten und größere Verbesserungen aus Ihrem Audit-Programm zu erzielen, mag schwierig erscheinen, aber selbst kleine Änderungen können zu großen Ergebnissen führen. Ob es sich um die Integration von Best Practices der Branche, die hier besprochenen Benutzerinnovationen oder etwas anderes handelt, das für Ihr Werk einzigartig ist: Der Schlüssel ist das Engagement.

Wenn Sie das System verkümmern lassen, werden Ihre Daten nicht so wertvoll sein. Nutzen Sie es, um Ihren Prozess zu verfeinern, und Sie werden in der Lage sein, den Wert Ihres Audit-Programms zu maximieren.