7 Wege, wie Audits unabsichtlich den Einblick in die Qualität versperren

Was unterscheidet die 20 % der führenden Innovationsunternehmen von ihren Wettbewerbern? Laut LNS Research besteht ein wesentlicher Unterschied darin, dass die Mehrheit (52 %) dieser Spitzengruppe Echtzeiteinblick in ihre Qualitätskennzahlen in der Fertigung hat, verglichen mit nur 9 % der Konkurrenz.

Unternehmen erfassen Qualitätsdaten auf unterschiedlichste Weise, unter anderem durch Audits. Für Unternehmen, die mit Qualitätsproblemen zu kämpfen haben, können Audits selbst jedoch ein Hindernis dabei darstellen, die zugrunde liegenden Ursachen zu identifizieren und zu beheben.

Wie ist das möglich, wenn Audits doch Licht in Ihre Prozesse bringen sollen? Häufige Hürden sind reaktive Auditmethoden, eine geringe Auditfrequenz und Probleme mit der Datenintegrität.

1. Reaktive Auditansätze

Um Verbesserungen zu erzielen, reicht es nicht aus, nur vergangene Probleme zu beheben, sondern es müssen auch diejenigen verhindert werden, die in Zukunft wahrscheinlich auftreten werden. Bei Audits bedeutet dies, über rückblickende Produktaudits oder -inspektionen hinauszugehen, um die Prozessfehler zu identifizieren, die diese verursachen.

Hier kommen Prozessaudits ins Spiel, die dabei helfen, die Einhaltung von Arbeitsanweisungen zu verifizieren und Prozessfehler zu finden, die Qualitätsprobleme verursachen können. Während Produktaudits einzelne Fehler aufdecken, verhindern Prozessaudits von vornherein, dass eine weitaus größere Anzahl von ihnen auftritt.

2. Unzureichende Auditfrequenz

Wenn Sie nur eine begrenzte Anzahl an Audits durchführen, entgeht Ihnen ein großer Teil an Daten, die wichtige Erkenntnisse zur Lösung von Problemen liefern könnten.

Die Erhöhung der Auditfrequenz, beispielsweise durch ein Layered Process Audit (LPA)-Programm, ist eine bewährte Methode zur Verbesserung von Transparenz und Qualität. LPAs sind kurze, 10-minütige Audits, die risikoreiche Prozesse mehrmals pro Schicht überprüfen, wobei verschiedene Führungsebenen auf täglicher, wöchentlicher, monatlicher und vierteljährlicher Basis daran teilnehmen.

3. Geringe Audit-Abschlussquoten

Selbst wenn Sie LPAs nutzen, haben viele Unternehmen mit manuellen, papierbasierten Systemen mit niedrigen Audit-Abschlussquoten zu kämpfen. Dies bedeutet weniger Gelegenheiten, Fehler zu erkennen, weniger Daten zur Entwicklung von Frühindikatoren und insgesamt eine geringere Akzeptanz für Ihr Audit-Programm.

Um dieses Problem zu lösen, müssen die Audit-Abschlussquoten nachverfolgt und kommuniziert sowie klare Erwartungen an die Teammitglieder formuliert werden. Wenn Personen Audits nicht fristgerecht abschließen, sollte das Problem zur weiteren Besprechung an einen Vorgesetzten eskaliert werden.

Unternehmen, die mit niedrigen Audit-Abschlussquoten zu kämpfen haben, haben festgestellt, dass eine Audit-Management-Plattform bei der Lösung dieses Problems helfen kann, da sie folgende Funktionen bietet:

• Versand von E-Mails mit Direktlinks zu Audit-Checklisten
• Mobiles Auditing, das es Benutzern ermöglicht, Audits auf einem Smartphone oder Tablet durchzuführen
• Anzeige von Echtzeitdaten zu Audit-Compliance-Kennzahlen und Feststellungen

4. Einbeziehung der falschen Personen

Ein Fehler, den Unternehmen bei Audits machen, besteht darin, keine Personen außerhalb der Qualitätsabteilung einzubeziehen. Dieser Fehler drängt die Qualität in ein separates Silo und schränkt zudem die Aussagekraft der Erkenntnisse aus Audits ein. Vergleichen Sie dies mit LPAs, bei denen bis zur Hälfte aller Angestellten aus verschiedenen Arbeitsbereichen eine Vielzahl unterschiedlicher Beobachtungen beisteuern.

Beispielsweise betrachtet eine Person aus dem Engineering einen Prozess anders als eine Qualitätsfachkraft und ist möglicherweise in der Lage, kritische Fehler oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Ebenso halten sich Nicht-Experten genau an Anweisungen und stellen Fragen, anstatt Punkte nur oberflächlich abzuhaken. Anstatt also nur zu überprüfen, ob ein Bediener die Arbeitsanweisungen befolgt hat, hält diese Person aus dem Finanzwesen vielleicht tatsächlich inne, um zu sehen, ob die Anweisungen überhaupt ausgehängt sind.

5. Pencil Whipping und Datenintegrität

Ein weiteres Problem, das die Transparenz blockiert, ist die Verbreitung von pencil whipped Audits, bei denen Personen sich beeilen und jeden Punkt durchwinken, ohne ihn tatsächlich zu überprüfen.

Manchmal möchten Kolleginnen und Kollegen andere nicht beschuldigen, ein anderes Mal schalten sie bei repetitiven Aufgaben einfach ab. Wieder andere führen Audits von ihren Schreibtischen aus durch, anstatt sich in die Fertigung zu begeben. Unabhängig vom Grund versetzen diese Gewohnheiten der Datenintegrität und Transparenz einen schweren Schlag.

Um wirksame Lösungen zu finden, können Unternehmen erneut auf den LPA-Ansatz zurückgreifen:

• Rotieren Sie Auditorinnen und Auditoren, damit weniger Druck besteht, Bekannte nachsehen zu lassen.
• Randomisieren Sie Audit-Fragen, damit es schwieriger wird, diese nur oberflächlich zu überfliegen.
• Verlangen Sie von Auditorinnen und Auditoren, dass sie von jedem Audit ein Foto hochladen.
• Messen Sie die Zeit für Audits, um Hektik zu verhindern (etwa wenn jemand ein 10-Minuten-Audit in unter einer Minute absolviert).

6. Veraltete Audit-Checklisten

Papierbasierte Audits greifen in der Regel zu kurz, wenn es darum geht, Fragen aktuell zu halten. Das Austauschen von Fragen erfordert das Einziehen alter Checklisten-Kopien und das Verteilen neuer – eine Aufgabe, die leicht ganz nach unten auf der Prioritätenliste rutschen kann.

Eine automatisierte Plattform bietet einen klaren Vorteil, da sie es den Benutzerinnen und Benutzern ermöglicht, Fragen einfach hinzuzufügen und zu prüfen, sodass Unternehmen Folgendes tun können:

• Erstellungen basierend auf aktuellen Mängeln und Kundenbeschwerden vornehmen, um ein erneutes Auftreten zu verhindern
• Die durch Korrekturmaßnahmen erzielten Gewinne absichern
• Die Einhaltung sich ändernder Kundenanforderungen verifizieren

7. Verzögerte Maßnahmen und Analysen

Audit-Feststellungen sind dann am nützlichsten, wenn Sie die Daten in Echtzeit nutzen, um Entscheidungen zu treffen. Nicht erst zwei Wochen oder zwei Monate später, wenn sich jemand endlich daran macht, die Ergebnisse zusammenzustellen.

Jeder verschwendete Moment zwischen einem Audit und der Nachverfolgung bietet die Gelegenheit, dass Probleme unbemerkt bleiben. Ein effektives Reporting ist der entscheidende Schritt zwischen Auditierung und Handlung, der es Unternehmen ermöglicht, schnell einzugreifen, wenn Frühindikatoren auf bevorstehende Probleme hinweisen. Über die Überwachung von Trends hinaus müssen Sie sicherstellen, dass Nichtkonformitäten gekennzeichnet, gemildert und zur Korrekturmaßnahme an die richtige Person weitergeleitet werden. Auch dies ist ein Bereich, in dem Automatisierung dazu beitragen kann, einen geschlossenen Regelkreis (Closed-Loop-Prozess) zu etablieren.

Letztendlich geht es bei dem Schritt hin zu einem automatisierten Audit-Management nicht nur darum, Ihr Team mit moderner Technologie zu begeistern oder Ihre Arbeit zu optimieren. Es geht darum, schneller mehr und bessere Daten zu erhalten – eine Grundvoraussetzung für Unternehmen, die operative Exzellenz anstreben.