3 Strategien für das Verfassen besserer Layered Process Audit-Fragen

Als tägliche Überprüfung von Hochrisikoprozessen fungieren Layered Process Audits (LPAs) wie ein fein gewebtes Netz, um Mängel frühzeitig abzufangen, bevor sie sich auf den Kunden auswirken.

Auch wenn Sie im Laufe des Jahres Tausende von Audits durchführen, hängt das, was Sie tatsächlich mit diesem Netz fangen, direkt von der Qualität Ihrer Fragen ab. Schlecht formulierte Fragen lassen Raum für Fehler und erschweren die Erkennung der tatsächlichen Probleme. Wenn Sie jedoch wissen, wo Sie gute Fragen finden, sie einfach halten und regelmäßig aktualisieren, können Sie ein robusteres und effektiveres LPA-Programm aufbauen.

1. Finden Sie gute Quellen für LPA-Fragen

Eine Schlüsselstrategie zur Verbesserung der Qualität von LPA-Fragen ist es, von vornherein die richtigen Fragen zu stellen. LPA-Fragen sollten sich auf Bereiche konzentrieren, die die größten Risiken für Produktqualität, Sicherheit und organisatorische Leistung darstellen.

Wenn Sie wissen möchten, ob frühere Probleme tatsächlich behoben wurden, müssen Sie diesen Problembereichen bei Ihrer weiteren Arbeit große Aufmerksamkeit widmen. Einige Beispiele für Fundorte von Ideen für LPA-Fragen sind:

• Operative und Prozessbereiche mit hohem Risiko wie Fertigung, Rüstvorgänge und Umrüstungen
• Ergebnisse der Prozess-FMEA (Fehlerbaumanalyse / Failure Mode and Effects Analysis)
• Frähere Probleme wie Kundenbeschwerden, Mängel oder Sicherheitsvorfälle
• Berichte über Ausschuss und ähnliche Probleme
• Indikatoren für die Anlagenzuverlässigkeit wie korrekte Temperatureinstellungen, Druckeinstellungen oder spezifische Kalibrierungswerte von Messmitteln
• Feststellungen und Nichtkonformitäten aus Audits des Qualitätsmanagementsystems (z. B. ISO 9001, IATF 16949 oder AS 9100)
• Ergebnisse von Ursachenanalysen und frühere Korrekturmaßnahmen

2. Entwerfen Sie einfache, unkomplizierte Fragen

Eine weitere Strategie zum Verfassen besserer LPA-Fragen ist die Verbesserung der Konstruktion von Checklisten und der Fragen selbst. LPA-Checklisten sollten prägnant und kurz sein, weniger als 15 Minuten Bearbeitungszeit beanspruchen und aus 10 oder weniger Fragen bestehen.

Gut formulierte LPA-Fragen sind:

• Objektiv: Fragen sollten mit Ja oder Nein zu beantworten sein und sich beim Abgleich des Prozesses mit den vorgegebenen Kriterien leicht beantworten lassen.
• Spezifisch: Anstatt vage Wörter wie „ordnungsgemäß“ oder „geeignet“ zu verwenden, sollten LPA-Fragen die exakten Spezifikationen oder Toleranzen für eine bestimmte Einstellung nennen.
• Prägnant: Genau wie die Checkliste selbst sollten LPA-Fragen kurz und auf den Punkt gebracht sein. Formulieren Sie sie so klar, dass auch jemand, dem der Prozess nicht vertraut ist, das Audit durchführen und gegebenenfalls zusätzlichen Kontext heranziehen kann.

Schauen wir uns ein paar Beispiele an:

Schwach: Trägt der Bediener die korrekte PSA?

Stark: Trägt der Bediener einen Schutzhelm und eine Schutzbrille?

Schwach: Werden fehlerhafte Teile ordnungsgemäß entsorgt?

Stark: Sind alle fehlerhaften Teile gekennzeichnet und in einem Behälter abgestellt, der deutlich mit rotem Klebeband markiert ist?

3. Fragen regelmäßig aktualisieren

IATF 16949 und Automobilhersteller fordern mehr als nur eine Papierspur, die zeigt, dass Sie eine Reihe allgemeiner LPA-Fragen abgehakt haben. Der gesamte Zweck von LPA-Anforderungen besteht darin, kontinuierliche Verbesserungsprogramme voranzutreiben, die die Fehlerquoten letztendlich immer weiter senken.

Dazu müssen sich Ihre LPA-Checklisten ständig weiterentwickeln, um neue Informationen und Erkenntnisse widerzuspiegeln, sei es eine aktuelle Korrekturmaßnahme oder eine aktualisierte Anforderung. LPA-Fragen müssen zudem regelmäßig geändert werden, um die Teilnehmer einzubinden. Andernfalls neigen Auditoren, wie bei jedem anderen repetitiven Prozess auch, eher dazu, auf Autopilot zu schalten und Probleme zu übersehen.

Situationen, die eine Aktualisierung der Checklisten erfordern, umfassen:

• Änderungen der Kundenanforderungen
• Prozess- oder Anlagenänderungen
• Korrekturmaßnahmen, Audit- und Untersuchungsfeststellungen
• Jedes Mal, wenn sich die Unternehmensziele ändern

Layer Process Audit-Software wie Beacon hält Fragen frisch, indem Checklisten basierend auf einem benutzerdefinierten Pool möglicher Auditfragen randomisiert werden. Das Durchmischen von Fragen hilft, pencil whipped Daten zu verhindern, die entstehen, wenn Auditoren einfach alles automatisch durchwinken. Es bietet zudem eine bessere Abdeckung eines breiteren Spektrums von Problemen, von Materialien und Bewegungen bis hin zu Arbeitsplatzdesign, Dokumentation und Nachverfolgung.

Als Bonus unterstützen diese Systeme auch Bilder und Dokumente, um Richtig und Falsch weiter zu verdeutlichen, sowie die Möglichkeit, während des Auditprozesses Fotos aufzunehmen und anzuhängen, die als Nachweis oder Leistungsnachweis dienen.

Die kontinuierliche Checklistenoptimierung und die Foto-Unterstützung stellen zwei der größten Vorteile eines automatisierten LPA-Systems gegenüber einem papierbasierten oder tabellenbasierten System dar. Sie fördert das Engagement und die Verantwortlichkeit und stellt sicher, dass Sie in der Lage sind, größere Gewinne zu erzielen und zu halten, als dies sonst möglich wäre.