So schreiben Sie effektive Fragen für Layered Process Audits

Der bekannte Geschäftsmann Robert Half sagte einmal: „Die richtigen Fragen zu stellen erfordert ebenso viel Geschick wie die richtigen Antworten zu geben.“

Das gilt unabhängig davon, ob wir über Vorstellungsgespräche und Personalbeschaffung sprechen – Half hat eines der weltweit größten Personalvermittlungsunternehmen gegründet – oder ob es um Qualitätsmanagement geht. Die Notwendigkeit, durchdachte Fragen zu stellen, um wertvolle Informationen zu erhalten, ist besonders wichtig, wenn es um die Erstellung von Checklisten für Layered Process Audits (LPA) geht.

In einem LPA-Programm auditieren mehrere Führungsebenen risikoreiche Prozesse in unterschiedlichen Abständen und führen tägliche Prüfungen durch, die Abweichungen systematisch reduzieren. Diese Prozessaudits sind aufgrund ihrer hohen Frequenz und ihrer Fähigkeit, eine Echtzeit-Momentaufnahme der für die Qualität kritischen Prozesse in der Fertigung zu liefern, äußerst wirkungsvoll.

Und ob ein Unternehmen den größtmöglichen Nutzen aus LPAs ziehen kann? Das hängt ganz davon ab, ob Sie gut formulierte Fragen haben – und wie oft Sie diese aktualisieren.

Fragen für Layered Process Audit-Checklisten sollten einen Mehrwert bieten

LPA-Checklisten sollten etwa 10 bis 15 Ja/Nein-Fragen umfassen, die auf Prozesse ausgerichtet sind, die für Qualität, Leistung oder Kundenzufriedenheit kritisch sind.

Viele Unternehmen, insbesondere solche, die papierbasierte Checklisten verwenden, verlassen sich auf allzu allgemeine Fragen, die nur begrenzte Erkenntnisse liefern. Sie tun dies, um dieselbe Checkliste für mehrere Arbeitsbereiche verwenden zu können, während es dem Best-Practice-Ansatz entspricht, für jeden Bereich separate Checklisten zu erstellen.

LPA-Fragen bieten dann einen Mehrwert, wenn sie:

• Objektiv sind: Auditoren sollten die Frage nach dem Abgleich der Nachweise mit den angegebenen Bewertungskriterien problemlos beantworten können.
• Spezifisch sind: Vermeiden Sie vage Begriffe wie „ordnungsgemäß“, „korrekt“, „genau“ oder „geeignet“. Wenn Sie von einem Auditor erwarten, dass er die korrekte Einstellung eines Instruments überprüft, geben Sie die Spezifikationen und Toleranzen für diese Einstellung klar an.
• Prägnant sind: Halten Sie Fragen kurz und auf den Punkt gebracht, und vermeiden Sie Fachjargon. Formulieren Sie Fragen so, dass auch Nicht-Experten sie leicht verstehen können, da nicht alle Auditoren mit dem Prozess vertraut sind. Die Durchführung von LPAs sollte weniger als 15 Minuten in Anspruch nehmen – ein weiterer wichtiger Grund, die Fragen so unkompliziert wie möglich zu gestalten.

Beispiele für Fragen in Layered Process Audit-Checklisten

Damit Sie sehen, wo Ihre LPA-Fragen möglicherweise noch etwas Feinschliff vertragen können, betrachten wir einige Beispiele von The Luminous Group. Achten Sie darauf, wie die überarbeiteten Fragen kontextbezogene Details liefern, damit die Auditoren die Absicht und den Wert jeder Frage verstehen.

Vorher: Sind alle Roten Karten ordnungsgemäß ausgefüllt?

Nachher: Wenn Teile in dem Bereich mit einem roten Ausschussetikett versehen sind, überprüfen Sie, ob das Etikett die Teilenummer, das Datum, die Menge, den Fehler und die Beschreibung enthält. (Unvollständige Etikettierung verfälscht die Ausschussberichte und erschwert die Ursachenanalyse).

Vorher: Ist die Maschine korrekt eingerichtet?

Nachher: Hat der Bediener das Zahnrad so auf der Antriebswelle montiert, dass die blau gefärbte Kante in einem 45°-Winkel zur Basis steht, und wurde dabei das 12-Zahnrad-Ausrichtwerkzeug verwendet? (Wenn dieses spezifische Werkzeug nicht verwendet wird, sitzt das Zahnrad möglicherweise nicht richtig und erfordert nach dem Test eine Nacharbeit).

Vorher: Zieht der Bediener die Schrauben in der richtigen Reihenfolge an?

Nachher: Zieht der Bediener die Schrauben in der in den Arbeitsanweisungen angegebenen Reihenfolge an? (Bei Nichteinhaltung der spezifischen Reihenfolge kann es aufgrund von Haltbarkeitsverlust zu Produktausfällen kommen).

Vorher: Ist der Arbeitsplatz sauber?

Nachher: Ist der gesamte Abfall vom Arbeitsplatz entfernt und sind ölhaltige Putzlappen in Ölabfallbehältern entsorgt worden? (Ein sauberer Arbeitsplatz hilft, Fehler und Sicherheitsvorfälle zu vermeiden, und mit Öl kontaminierte Putzlappen unterliegen speziellen Entsorgungsvorschriften).

Erstellung Ihrer Checkliste für das Layered Process Audit

Ein effektives LPA program geht über das Qualitätsmanagement hinaus und bezieht Beiträge aus Abteilungen wie Betrieb, Engineering und Logistik ein. Konstruktionsingenieure sind besonders gut dafür geeignet, qualitätskritische Prozesse zu identifizieren.

Berücksichtigen Sie beim Verfassen der Fragen für Ihre Prozessaudit-Checkliste die folgenden Punkte:

• Checklisten sollten prozessspezifisch sein, anstatt eine einzige Checkliste für alle Arbeitsbereiche zu verwenden.
• Identifizieren Sie spezifische LPA-Fragen anhand von Berichten zu FMEA-Analysen (Failure Modes and Effects Analysis), Kundenbeschwerden, Ausschussberichten und anderen bekannten Problemen. Die Fragen können auch andere kritische Parameter wie die Zuverlässigkeit von Anlagen abdecken.
• Nehmen Sie Fragen zu kundenseitig gemeldeten Problemen sowie Verifizierungsaktivitäten aus Korrekturmaßnahmen auf.
• Zwar können Fragen Informationen wie den Namen des Bedieners oder Teilenummern abfragen, jedoch messen LPA-Fragen keine Fertigteile.
• Verfassen Sie Ja-/Nein-Fragen so, dass eine „Ja“-Antwort das Bestehen bedeutet und eine „Nein“-Antwort eine Nachverfolgung auslöst.
• Wenn Sie eine automatisierte LPA-Plattform verwenden, können Sie den Checklistenfragen Fotos hinzufügen, um Auditoren dabei zu helfen, zu erkennen, wie das „Richte“ aussieht.
• Randomisieren Sie die Auditfragen (oder einen Teil davon), um pencil whipping zu verhindern und die Datenintegrität zu schützen.

Die Entwicklung guter LPA-Checklisten ist ein fortlaufender Prozess und keine einmalige Angelegenheit. Wenn eine Frage nur eine Fehlerquote von 0,001 % aufweist, ist dies eine verschwendete Frage, die durch ein neu identifiziertes Problem oder Risiko ersetzt werden sollte.

LPA-Fragen verhalten sich wie alles andere im Qualitätsmanagement: Wenn Sie den Ansatz des reinen „Abhakens“ wählen, erzielen Sie nur minimale Ergebnisse. Nehmen Sie sich die Zeit, durchdachte Fragen zu formulieren, und Sie werden eher die Art von Ergebnissen erzielen, die dem Unternehmensergebnis Millionen (oder mehr) einbringen.