Wie ein Pilotprogramm den Erfolg Ihrer automatisierten Layered Process Audits sicherstellen kann

Ganz gleich, ob wir mit einer an der Fertigung beteiligten Arbeitskraft, einer Werksleitung oder einer Geschäftsführung sprechen – die Reaktionen der Beteiligten auf die Zuweisung einer neuen, wiederkehrenden Aufgabe sind bemerkenswert ähnlich.

„Ach toll – noch mehr zu tun.“

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Diese Reaktion ist in Unternehmen weit verbreitet, die von papierbasierten auf automatisierte digitale Prozesse für Layered Process Audits (LPAs) umstellen, obwohl das Endergebnis oft eine drastische Reduzierung von Fehlern und einfachere Auditprozesse sind. Obwohl der Wechsel von einer papierbasierten zu einer mobilen digitalen Plattform für Ihr LPA-Programm zahlreiche Vorteile bietet, liegt der Schwerpunkt dieses Artikels darauf, wie Sie den Übergang so reibungslos wie möglich gestalten.

Layered Process Audits konzentrieren sich auf schnelle, unkomplizierte Elemente von Prozesseingaben und tragen dazu bei, die Prozessstandardisierung sicherzustellen und Fehler vorgelagert in der Fertigung zu reduzieren. Die Automatisierung von LPAs kann einen Umstellungsprozess beinhalten – einen Prozess, der durch die Einführung eines Pilotprogramms erleichtert wird, damit Sie während der Umsetzung lernen können. Hier besprechen wir verschiedene Arten von Pilotprogrammen sowie einige bewährte Methoden zur Sicherstellung des Erfolgs.

Lesen Sie unsere Fallstudie und laden Sie sie herunter, um zu erfahren, wie die Jacobs Vehicle Group den Schritt von einem papier- und kartenbasierten Kamishibai-System zu einer digitalen LPA-Management-Software vollzogen hat

Verschiedene Arten von Pilotprogrammen

Meistens führen Hersteller automatisierte LPAs standortweise ein. Der erste Standort dient als Teststandort mit dem Ziel, weitere Standorte hinzuzufügen, sobald das Team den Prozess optimiert hat.

Alternativ beginnen einige Unternehmen mit einem Prozess, den sie genau kennen, sodass ihnen die zu stellenden Fragen sowie die erwarteten Ergebnisse hinsichtlich Feststellungen und Nachverfolgung bekannt sind. Sobald sie diesen Übergangsprozess verinnerlicht haben, fügen sie weitere Arten von Audits hinzu.

Weniger gängige Ansätze für die Einführung der LPA-Automatisierung umfassen:

• Eine Abteilung nach der anderen: Einige unserer Champions für Qualität haben die LPA-Automatisierung nach Abteilung oder Bereich eingeführt und dabei fortlaufend Anpassungen vorgenommen, um den Gesamtprozess zu optimieren.
• Train the Trainer: Ein anderer Champion für Qualität berichtete, dass er sich der LPA-Implementierung ein bis zwei Werke auf einmal genähert hat. Jedes Werk half dann bei der Schulung des nächsten, was ihnen die Möglichkeit gab, Best Practices und gewonnene Erkenntnisse auszutauschen.

Das wichtigste Element einer erfolgreichen Einführung

Was ist also das Wichtigste, das zu einer erfolgreichen Einführung beiträgt? Natürlich hilft es, wenn Sie bereits LPAs durchgeführt und einige Checklisten und Fragen parat haben. Noch wichtiger ist jedoch, wie aktiv Ihr Team eingebunden ist.

Wir haben Standorte gesehen, die noch nie LPAs durchgeführt haben und dennoch schnell einsatzbereit waren, weil sie motiviert und eager waren, anzufangen. Umgekehrt ist es bei Standorten, an denen das Team nicht voll und ganz hinter etwas Neuem steht: Die Beteiligten investieren oft nicht denselben Aufwand, was den gesamten Prozess erschwert.

Wenn Ihr Standort zu dieser letzteren Gruppe gehört, sollten Sie wissen, dass die Unterstützung durch die Führungsebene viel dazu beitragen kann, Widerstände zu überwinden. Sobald die Teammitglieder sehen, dass wichtige Personen hinter der Initiative stehen – und noch wichtiger, warum Sie die Änderung vornehmen –, sind sie viel eher bereit, motiviert mitzumachen.

Von entscheidender Bedeutung für diese Strategie ist es, Probleme schnell zu beheben und Feststellungen nicht zu ignorieren, was zeigt, dass der neue Prozess einen Mehrwert darstellt und die Führungsebene sich wirklich für Qualität einsetzt. Die Verknüpfung von LPAs mit Korrekturmaßnahmen kann dabei helfen. Durch die Einleitung von Korrekturmaßnahmen auf Basis von Feststellungen stellen Sie sicher, dass Ihr Team bei Problemen den Kreis schließt, anstatt sie unter den Tisch fallen zu lassen. Sie können basierend auf diesen Korrekturmaßnahmen auch neue LPA-Forderungen bzw. -Fragen hinzufügen, sodass Sie sicher sein können, dass Ihr Team kritische Verbesserungen konsequent beibehält.

Umgang mit den Raten der Audit-Vervollständigung

Niedrige Quoten für die Audit-Vervollständigung sind eine häufige Herausforderung sowohl für Neulinge bei LPAs als auch für erfahrene Experten. Rechenschaftspflicht ist ein großer Teil der Lösung, ebenso wie die Unterstützung durch das Management.

Niedrige Raten für die Audit-Vervollständigung können jedoch auch ein Zeichen für andere Probleme sein. Beispielsweise haben Sie möglicherweise Terminüberschneidungen, die Ihr Auditplan nicht berücksichtigt. Noch häufiger kommen Audits vor, die einfach zu lang sind.

LPAs sollten nur 10 bis 15 Minuten in Anspruch nehmen. Die einzige Möglichkeit, dies sicherzustellen, besteht darin, sehr direkte und präzise LPA-Fragen mit einer klaren Ja/Nein-Antwort zu verwenden.

Es ist zudem wichtig, genauer hinzusehen, um die tatsächliche Ursache für verpasste Audits zu finden – ein Bereich, in dem Berichte zu Kennzahlen wie der durchschnittlichen Auditdauer und verpassten Audits nach Abteilung helfen können.

Schließlich ist es essenziell zu erkennen, dass hohe Audit-Abschlussraten wertlos sind, wenn Audits lediglich per pencil whipping erledigt werden, um sie schnell hinter sich zu bringen. Um dieses Problem zu vermeiden, nutzen einige Hersteller Dummy-Fragen wie „Diese Frage nicht bestanden“. Das bedeutet: Wenn Sie bei dieser Frage nur eine Fehlerquote von 85 % sehen, müssen Sie sich fragen, ob die restlichen 15 % der Auditoren die Frage überhaupt gelesen haben.

Ein Pilotprogramm ist eine bewährte Strategie zur Einführung automatisierter LPAs, bei der Probleme minimiert werden und Sie von den gewonnenen Erkenntnissen auf dem Weg profitieren können. Indem sich Unternehmen auf das Engagement und die Unterstützung durch die Führungsebene konzentrieren, können sie viele der hier besprochenen Herausforderungen meistern und schneller Ergebnisse mit LPAs erzielen.