Wie Sie mit der IT über mobile Auditsoftware sprechen

Mobile Apps sind heute ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitsalltags, wobei 9 von 10 Anwendern angeben, dass arbeitsbezogene Apps ihr geschäftliches Verhalten verändert haben. Dennoch gibt über die Hälfte der Fachleute an, dass ihr Unternehmen nur langsam solche effizienzsteigernden Apps für die Mitarbeitenden bereitstellt.

Trotz des rasanten Wachstums von Software-as-a-Service (SaaS) und mobilen Lösungen gibt es in vielen Branchen nach wie vor große Bedenken hinsichtlich Sicherheit und Zuverlässigkeit. Gleichzeitig erkennen Hersteller, die ihre Compliance verbessern und Fehler reduzieren möchten, dass Tools wie mobile Auditsoftware enorme Produktivitäts- und Effizienzsteigerungen ermöglichen.

Wie gehen Sie also das Gespräch an, wenn Sie sich auf ein Treffen mit Ihrem Lieferantenmanagement oder IT-Lenkungsausschuss zur Implementierung mobiler Auditsoftware vorbereiten? Sie sollten sich auf Schlüsselelemente wie Plattform-Sicherheit, Effizienz und die allgemeine Zuverlässigkeit konzentrieren.

Sicherheit mobiler Plattformen

Sicherheit ist bei der Implementierung jeglicher neuer Software zweifellos ein zentrales Diskussionsthema. Insbesondere regulierte Branchen wie die Luft- und Raumfahrt sowie die Verteidigungsindustrie müssen strenge Anforderungen an die Datensicherheit erfüllen, um Geschäfte mit der Regierung tätigen zu können.

Zu den hervorzuhebenden Punkten hinsichtlich der Sicherheit mobiler Software gehören:

• Mehrstufige Sicherheitsoptionen: Eine robuste Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre eigenen Single-Sign-On-Verfahren im Unternehmen zu nutzen oder erweiterte Einstellungen in der App entsprechend Ihren Sicherheitsanforderungen zu konfigurieren. Sie sollten sogar in der Lage sein, Berechtigungen für das Anzeigen und Bearbeiten von Audits bis hin zum einzelnen Arbeitsplatz festzulegen.
• Cloud-Datensicherheit: Viele mobile Audit-Lösungen sind entweder als On-Premise- oder als Cloud-basierte Software erhältlich. Cloud-Anbieter wie Amazon Web Services (AWS) garantieren alle Plattformkomponenten in der Cloud-Anwendung, was die Sicherheit im Vergleich zu einer rein internen Softwareverwaltung durch Ihre IT-Abteilung in der Regel erhöht.
• Mobile Geräte in der Fertigung: Der Einsatz von mobilen Geräten in der Fertigung nimmt zu, was Bedenken hinsichtlich Risiken für das geistige Eigentum aufwirft. Lösungen für die Verwaltung mobiler Geräte (MDM) schützen die Sicherheit mit Tools wie Anwendungs- und Gerätesteuerung, Geofencing sowie Funktionen zum Remote-Zurücksetzen und Sperren. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die von Ihnen vorgeschlagene Lösung die Daten sowohl bei der Speicherung als auch während der Übertragung verschlüsselt hält.

Für Rüstungsunternehmen, die die Einhaltung der Vorschriften des International Traffic in Arms Regulations (ITAR) gewährleisten müssen, ist es wichtig, mit einem Anbieter zusammenzuarbeiten, der Amazon GovCloud nutzt.

Effizienz einer SaaS-basierten Architektur

Viele Unternehmen tendieren zu Cloud-basierten mobilen Audit-Lösungen, da diese entscheidende Vorteile hinsichtlich der Effizienz und der Total Cost of Ownership bieten.

Für den Anfang gibt es weniger Infrastruktur zu verwalten. Da die Plattform-Entwickler die Hardware- und Softwarewartung übernehmen, ist keine dedizierte Datenbank- oder Serveradministration erforderlich, um die Lösung einsatzbereit zu machen.

Es gibt auch einen Vorteil in Bezug auf die Kapazität. Cloud-Plattformen ermöglichen es Ihnen, die Implementierung schnell über mehrere Standorte oder Benutzer hinweg zu skalieren, ohne große Summen in Eigenentwicklungen oder On-Premise-Software investieren zu müssen. Insgesamt bieten Cloud-Lösungen bei variablem Bedarf einen geringeren Wartungsaufwand und niedrigere Kosten.

Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit mobiler Auditsoftware

Trotz der Tatsache, dass Cloud-basierte mobile Plattformen immer populärer werden, machen sich viele Unternehmen nach wie vor Sorgen über die Zuverlässigkeit dieser Softwarelösungen. Bei mobilen Audits möchten Sie sichergehen, dass Ihre Daten verfügbar sind, wenn Sie sie brauchen.

Aus IT-Sicht sollten Sie sich drei wesentliche Zuverlässigkeitsprobleme bewusst machen:

• Verfügbarkeit: Cloud-Anbieter sind in diesem Bereich interner Hardware oft überlegen. Beispielsweise weist AWS mittlerweile eine Betriebszeit (Uptime) von mindestens 99,99 % auf – ein Grad an Zuverlässigkeit, den nur wenige IT-Abteilungen garantieren können.
• Redundanz: Cloud-basierte Lösungen replizieren Rechenressourcen über eine Vielzahl von Recheninstanzen hinweg, sodass kein einzelner Hardwareausfall die Leistung der mobilen Audit-App beeinträchtigen kann.
• Datenwiederherstellung: Anstatt Daten auf anfälligen physischen Geräten innerhalb Ihres Unternehmens zu speichern, repliziert eine Cloud-basierte mobile Auditsoftware Daten über mehrere Geräte und Einrichtungen hinweg und stellt so sicher, dass die Daten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt bleiben.

Der Business-Case für mobile Auditsoftware

Wenn Sie sich auf ein Gespräch mit der IT vorbereiten, ist es wichtig, sich vor Augen zu führen, warum Sie überhaupt dort sind. Sie möchten sich zweifellos auf die IT-Vorteile konzentrieren, müssen aber auch bereit sein, den Business Case aus einer umfassenderen Perspektive zu erläutern.

Zu den größten Vorteilen, die Hersteller durch mobile Audit-Software erzielen, gehören:

• Geringere Kosten: Der Umstieg von papierbasierten auf mobile Audits reduziert den Zeitaufwand für die Planung, Nachverfolgung und Berichterstattung von Audits und senkt den administrativen Aufwand um bis zu 85 %.
• Gesteigerte Effektivität: Mobile Audits ermöglichen es Anwendern, nach Arbeitszellen angepasste Audits schnell durchzuführen, Korrekturmaßnahmen zuzuweisen und Feststellungen für die sofortige Berichterstattung hochzuladen.
• Höheres Engagement: Die Einführung mobiler Tools kann der Fertigung dabei helfen, ihr Image als veraltet und veränderungsresistent abzulegen, was die Gewinnung und Bindung von Fachkräften unterstützt.

Letztlich optimiert mobile Audit-Software Ihre Abläufe, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können – etwa darauf, was die Auditdaten tatsächlich aussagen. Mit dieser Leistungsfähigkeit – und der Möglichkeit, mehr Arbeitskräfte durch benutzerfreundliche Tools einzubinden – ist die Wahrscheinlichkeit weitaus größer, dass Sie eine Qualitätskultur etablieren.