5 unterschätzte Funktionen, auf die Sie bei einer mobilen Audit-App achten sollten

Wenn Ihr Werk die Einführung einer mobilen Audit-App erwägt, haben Sie wahrscheinlich eine Liste von Standardfunktionen, die Sie von einer Lösung erwarten.

Automatisierte Planung, benutzerfreundliche Formulare und geschlossenes Mängelmanagement gehören typischerweise zu den wichtigsten Punkten, ebenso wie benutzerdefinierte Berichte und Dashboards für Einblicke in Echtzeit.

Wenn Sie jedoch tiefer in die Materie einsteigen, ist es wichtig, einige oft übersehene Funktionen zu berücksichtigen, die einen großen Einfluss auf den Erfolg Ihrer Einführung haben können. Werfen wir einen Blick auf fünf unterschätzte Funktionen einer mobilen Inspektions-App und darauf, wie Ihr Team sie nutzen kann, um die Arbeitsablaufqualität und die Sicherheit zu verbessern und gleichzeitig Zeit zu sparen.

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Funktionen der mobilen Audit- und Inspektions-App

1. Audit-Fotos

Im Gegensatz zu Desktop-Computern können mobile Geräte – Smartphones oder Tablets – problemlos Fotos für Auditberichte aufnehmen. Eine Audit-Lösung sollte diese Funktion nutzen. Die Möglichkeit, Fotos in digitale Audits einzubinden, kann Prüfungen auf verschiedene Weise effizienter und effektiver machen, einschließlich:

• Klärung von Gut vs. Schlecht: In vielen Fällen kann ein Auditor die Konformität mit einem visuellen Standard schneller überprüfen, als eine schriftliche Beschreibung lesen und verstehen zu müssen.
• Melden von Feststellungen: Wenn Auditoren eine Nichtkonformität feststellen, kann die Aufnahme des Problems auf einem Foto einen entscheidenden Kontext bieten, verglichen mit dem Versuch, das Problem mit Worten zu beschreiben.
• Verhindern von pencil whipping: Einige Werke verlangen von Auditoren, dass sie in jedes Audit ein Foto einfügen. Diese Funktion stellt sicher, dass Personen Auditformulare tatsächlich in der Fertigung oder im Feld ausfüllen, ohne an ihre Arbeitsplätze zurückkehren zu müssen.

2. Bedingte Fragen: Checklisten optimieren und intelligentere Daten erfassen

Wie der Name schon sagt, lösen bedingte Fragen basierend auf der gegebenen Antwort eine Folfrage aus. Sie können in vielen Situationen hilfreich sein und detailliertere Informationen zu Nichtkonformitäten liefern.

Eine nicht bestandene Frage dazu, ob ein Mitarbeiter die vorgeschriebene persönliche Schutzausrüstung (PSA) trägt, könnte beispielsweise zusätzliche Fragen dazu auslösen, welche Arten von PSA nicht getragen werden, um besser zu verstehen, welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um das Problem zu beheben.

Bedingte Fragen können auch dabei helfen, nicht zutreffende Punkte schnell aus der Audit-Checkliste auszuschließen, wodurch Prüfungen kurz gehalten werden und gleichzeitig sichergestellt ist, dass Sie relevante Daten erhalten.

Sie können beispielsweise fragen, ob sich in einem Arbeitsbereich überhaupt ein Gabelstapler befindet, bevor Sie weitere Fragen zur Gabelstaplersicherheit stellen. Sie können diese Probleme auch automatisch nach Priorität, Aufgabe oder Fälligkeitsdatum taggen.

3. Indikatoren für wiederholte Feststellungen: Mehr Transparenz bei systematischen Problemen

Zu wissen, ob eine Frage in einem Arbeitsbereich kürzlich nicht bestanden wurde, kann wichtige Erkenntnisse liefern. Wiederholte Feststellungen können auf ein systemisches Problem oder ein ungelöstes Problem hinweisen. Sie können auch zeigen, ob vorherige Auditoren Probleme übersehen oder ob die Fragen selbst verwirrend oder zweideutig sind.

Transparenz in Echtzeit ist hier unerlässlich. Mit EASE wird bei jedem Nichtbestehen einer Frage in einem bestimmten Arbeitsbereich in jedem Audit, das dieselbe Frage an diesem Standort stellt, 30 Tage lang ein Hinweis auf vorherige Feststellungen angezeigt.

Auditoren können sehen, wie oft die Frage nicht bestanden wurde und wer sie gemeldet hat. Dies hilft ihnen, systemische Probleme schneller zu finden und auf Bereiche hinzuweisen, die möglicherweise formelle Korrekturmaßnahmen erfordern. Diese Erkenntnisse ermöglichen es einem Manager, Leistung und Trends zu überwachen und bei der kontinuierlichen Verbesserung zusammenzuarbeiten.

4. Ad-hoc-Meldung von Feststellungen: Verbesserung von Teamkommunikation und Eigenverantwortung

Ein weiteres unterschätztes Merkmal, auf das Sie bei der Evaluierung mobiler Audit-Software achten sollten, ist die Unterstützung für alle Teammitglieder, Feststellungen außerhalb geplanter Prüfungen zu erfassen. Jedes Mitglied sollte jederzeit und überall von seinen Mobilgeräten aus ein Audit einreichen können. Diese Art von Flexibilität fördert die Qualitäts- und Sicherheitskultur, indem sie Teams Folgendes ermöglicht:

• Erfassung beobachteter Gefahren oder anderer Sicherheitsbeobachtungen in der Fertigung
• Erstellung von Vorfallberichten, um eine ordnungsgemäße Nachverfolgung von Qualitäts- und Sicherheitsereignissen sicherzustellen
• Benachrichtigung der Instandhaltung über potenzielle Probleme, die Aufmerksamkeit erfordern
• Anerkennung für gut geleistete Arbeit

Insgesamt fördert diese Funktion einen proaktiven Ansatz zur Vermeidung von Problemen, wo immer diese auftreten. Sie befähigt zudem jeden Einzelnen, die Verantwortung für entdeckte Probleme zu übernehmen, sodass das gesamte Team stärker in Qualität und Sicherheit investiert ist. Dies trägt dazu bei, Abteilungen zu vernetzen und effektiver zu kommunizieren, während Teams Daten in Echtzeit – sogar offline – austauschen können.

5. Herstellersupport: Sicherstellung einer reibungslosen Implementierung

Obwohl es sich nicht direkt um ein Produktmerkmal handelt, ist ein letzter Faktor, den Sie bei der Bewertung von Softwareoptionen berücksichtigen sollten, der App-Support durch den Anbieter. Obwohl er oft übersehen wird, kann er einen enormen Unterschied für den Nutzen ausmachen, den Sie aus Ihrer Implementierung ziehen.

Wie sieht also ein robustes Support-Angebot aus? Achten Sie auf Services wie:

• Geführtes Setup, um das System an Anforderungen und bewährte Branchenverfahren anzupassen
• Lean-Implementierungsprozess, um Ihr Programm schnell zum Laufen zu bringen
• Mehrsprachiges Personal und globale Präsenz zur Beschleunigung weltweiter Bereitstellungen
• Persönliches Training, offene Sprechstunden und administrativer Support für laufende Anforderungen

Die Implementierung einer mobilen Audit-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Ihren Inspektionsprozess zu digitalisieren, kann die Qualitäts- und Sicherheitsergebnisse verbessern und gleichzeitig dazu beitragen, Verbindungen innerhalb Ihres gesamten Teams aufzubauen. Dies ist eine Gelegenheit, sich von tabellen- und papierbasierten Systemen zu verabschieden und aussagekräftige Erkenntnisse zu generieren, die Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen. Eine erfolgreiche Implementierung hängt letztlich davon ab, die richtigen Fragen zu stellen, eine wirklich flexible Lösung zu finden und einen Anbieter zu haben, der den Prozess optimiert.