Layered Process Audits: Mit Papier beginnen oder direkt auf Digital setzen?

Die Implementierung von Layered Process Audits (LPAs) kann aufgrund verschiedener Faktoren eine Herausforderung darstellen. Da ist zum einen die Komplexität bei der Planung einer hohen Anzahl von Audits auf verschiedenen Managementebenen. Hinzu kommen das Formulieren effektiver LPA-Fragen, die Durchführung der Audits und die Erfassung von Feststellungen. Schließlich funktionieren LPAs nicht ohne robuste Prozesse zur Berichterstattung, Überprüfung und Nachverfolgung von Feststellungen.

Eine wichtige Frage zu Beginn des LPA-Projekts in Werken ist, ob die Audits testweise mit Papier-Checklisten und Excel-Tabellen durchgeführt oder LPAs direkt mit einer rein digitalen Strategie eingeführt werden sollen.

Im heutigen Beitrag untersuchen wir, wie der Einstieg mit digitalen LPAs Werken helfen kann, schneller Erfolge zu erzielen, die Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu verbessern und die Effizienz zu maximieren. Wir beleuchten auch die Elemente einer digitalen LPA-Plattform, die den Grundstein für Ihren Erfolg legen können.

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LPAs von Anfang an richtig umsetzen

Viele Unternehmen, die von einem papierbasierten zu einem digitalen LPA-Programm wechseln, tun dies, weil ihr manueller Prozess schlichtweg nicht effektiv war. Häufige Probleme bei der Verwendung von Papier und Tabellenkalkulationen sind unter anderem:

• Die Komplexität der Planung von Hunderten (oder Tausenden!) von Audits pro Jahr
• Die Schwierigkeit, Mitarbeiter überhaupt dazu zu bringen, diese Audits durchzuführen – geschweige denn termingerecht
• Checklisten aktuell zu halten, damit die Fragen aktuelle Risiken und Qualitätsprobleme widerspiegeln
• Die zeitnahe Erfassung von Feststellungen
• Fehlender oder unzureichender Reaktionsplan für nicht bestandene Auditfragen
• Die Verfolgung der Mängelbeseitigung zur Minimierung von Risiken und Reduzierung des Rückstands an Korrekturmaßnahmen

Der Einstieg mit digitalen LPAs hilft Ihnen dabei, diese Prozesse von Anfang an richtig aufzusetzen, sodass Sie sich auf Einblicke in der Fertigung statt auf zeitraubende administrative Aufgaben konzentrieren können. Dies ermöglicht es Ihnen, schneller zum Kern der Sache vorzudringen: Probleme zu erkennen und zu korrigieren, bevor sie zu Qualitätsausfällen werden.

Vereinfachung des Change Managements

Das Change Management ist ein wichtiger Aspekt für jedes Unternehmen, das LPAs in seinem Werk einführen möchte. Neben den neuen Systemen, die eingerichtet werden müssen, kommt die Herausforderung hinzu, Ihr Team mit ins Boot zu holen. Ohne dies müssen Sie mit niedrigen Audit-Abschlussraten, einem Mangel an aussagekräftigen Daten und letztlich mit einem Vertrauensverlust rechnen, da die LPAs keinen Mehrwert liefern.

Für Werke, die mit Papier-LPAs beginnen und erst später auf eine digitale Plattform umsteigen, sind dies gravierende Probleme. Anstelle nur eines Change-Management-Prozesses, wie er bei einer Direkt-digital-Strategie anfällt, sind Sie gezwungen, gleich zwei Change-Management-Prozesse zu bewältigen.

Darüber hinaus dürfte der Wechsel von Papier zu Digital intern auf größeren Widerstand stoßen, da der vorherige Prozess viel Papierkram bei minimalen Ergebnissen mit sich brachte. Die Akzeptanz und Mitwirkung des Teams sind entscheidend für den Erfolg von LPAs, was diesen Punkt zu einem wichtigen Überlegungsfaktor macht.

Einen geschlossenen Prozess (Closed-Loop) schaffen

Der Einstieg mit papierbasierten LPAs kann zeitaufwändig und ineffizient sein, insbesondere wenn es darum geht, einen Prozess zu schaffen, der verhindert, dass Probleme durch das Raster fallen. Verpasste Audits, die Erfassung von Feststellungen, die Nachverfolgung nicht bestandener Fragen – all dies und mehr bietet Raum für das Fortbestehen von Qualitätsmängeln, was die Notwendigkeit eines geschlossenen Prozesses unterstreicht.

LPA-Software bietet einen Rahmen für diese Art von Prozess und ermöglicht es Ihnen:

• Planen Sie Audits für das gesamte Jahr in nur wenigen Minuten statt in Stunden oder Tagen
• Richten Sie Audit-Benachrichtigungen und Eskalationsregeln ein, um die Audit-Abschlussrate zu verbessern – eine der größten Herausforderungen bei LPAs
• Rotieren und randomisieren Sie LPA-Fragen, damit Audits Standards, Anforderungen und bekannte Risiken angemessen abdecken, ohne unhandlich zu werden
• Feststellungen und Sofortmaßnahmen direkt erfassen und eingeben, einschließlich Fotodokumentation
• Weisen Sie Aktionspunkte zu und benachrichtigen Sie relevante Parteien über anstehende und überfällige Aufgaben
• Überprüfen Sie Audit-Feststellungen mit Ein-Klick-Diagrammen, Pareto-Diagrammen und benutzerdefinierten Dashboards
• Überprüfen Sie Korrekturmaßnahmen mit aktualisierten Checklisten

Diese Art von geschlossenen Regelkreisprozess entspricht dem Plan-Do-Check-Act-Ansatz, wodurch sowohl die Effizienz als auch die Einhaltung von Vorschriften und Standards verbessert werden.

Eine Audit-Plattform wie EASE ist der ideale Ausgangspunkt für Hersteller, die LPAs in ihrem Werk einführen möchten. Mit Tools wie vereinfachter Planung, Berichterstattung in Echtzeit und Problemverfolgung können Anwender viele der Probleme herkömmlicher LPAs problemlos vermeiden und schneller Ergebnisse erzielen.

Der Einstieg in digitale LPAs bietet erhebliche Vorteile gegenüber dem Versuch, einen papierbasierten Prozess zu etablieren und später auf Software umzustellen. Dies hilft Ihnen nicht nur dabei, LPAs von Anfang an richtig umzusetzen, sondern vereinfacht auch das Change Management und bietet gleichzeitig einen Best-Practice-Ansatz für die kontinuierliche Verbesserung. Das Ergebnis sind weniger Qualitätsfehler, eine Qualitätskultur und ein erfolgreicher LPA-Prozess, den Ihr gesamtes Team eher unterstützen wird.

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