Erstellung Ihres Reaktionsplans: 3 wesentliche Schritte

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:

Ein Audit deckt auf, dass eine Maschine nicht kalibriert ist, was sich auf eine unbekannte Menge an Produkten auswirkt. Nach der Entdeckung macht sich der Auditor eine Notiz, um den Vorgesetzten zu benachrichtigen, und leitet eine Instandhaltungsanforderung zur Behebung des Problems ein.

Zwei Wochen später tritt das Problem erneut auf, begleitet von zahlreichen Kundenbeschwerden und einem Anstieg der Gewährleistungsansprüche.

Das Problem? Ein ineffektiver Reaktionsplan, der es versäumt hat, das Problem von vornherein angemessen zu lösen und ein erneutes Auftreten zu verhindern.

Ein Reaktionsplan spielt im Qualitätsprozess mehrere zentrale Rollen:

• Er sorgt dafür, dass Probleme nicht übersehen werden.
• Er vermittelt die Bedeutung von Qualität.
• Er unterstützt eine Kultur der Qualität.

Reaktionspläne sind zudem von zentraler Bedeutung für Layered Process Audits (LPAs), bei denen eine Vielzahl kurzer Audits Einblicke in die Qualität in der Fertigung bietet.

Hier betrachten wir die drei wesentlichen Schritte eines Reaktionsplans, die immer dann angewendet werden sollten, wenn ein Qualitätsereignis wie eine Beschwerde, ein Defekt oder eine Feststellung auftritt. Wir besprechen auch ein Problem, das den Reaktionsplan zunichtemachen kann – unabhängig davon, wie sorgfältig Sie im Voraus geplant haben.

Erfahren Sie in unserem Ultimate Guide to Layered Process Audits, wie Sie LPAs nutzen, um Kosten und Reklamationen zu reduzieren.

Schritt 1: Eindämmung

Der erste Schritt in Ihrem Reaktionsplan ist die Eindämmung, bei der Sie alle potenziell betroffenen Produkte aussortieren, damit diese den Kunden nicht erreichen.

Nehmen wir zum Beispiel an, ein Audit in der Fertigung deckt auf, dass die Formkureinstellung einer Maschine nicht korrekt war. Der erste Schritt zur Minimierung der Auswirkungen auf die Kunden besteht darin, das Ausmaß des Problems zu ermitteln und verdächtige Teile auszusortieren und deutlich zu kennzeichnen.

Der Reaktionsplan sollte festlegen, wer für die Eindämmung verantwortlich ist, und von den Beteiligten fordern, alle ergriffenen Eindämmungsmaßnahmen zu dokumentieren.

Schritt 2: Minderung

Der zweite Schritt im Reaktionsplan ist die Minderung, bei der es sich um eine sofortige Maßnahme handelt, um den Prozess konform zu gestalten und ein weiteres Ausbreiten des Problems zu stoppen.

Beispiele hierfür sind:

• Korrektur der Formkureinstellung an einem bestimmten Betriebsmittel
• Einreichung einer Instandhaltungsanforderung zur Kalibrierung einer Maschine
• Veranlassung, dass ein Bediener die Durchführung eines bestimmten Verfahrens ändert

Es ist erwähnenswert, dass nicht jedes identifizierte Problem eine vollständige Untersuchung und Korrekturmaßnahme erfordert. Die Durchführung von Sofortmaßnahmen vor Ort kann dazu beitragen, eine Überlastung Ihres Qualitätssystems mit einer großen Anzahl kleinerer, leicht zu behebender Probleme zu vermeiden.

Auch hier ist es von entscheidender Bedeutung, alle ergriffenen Eindämmungsmaßnahmen zu dokumentieren. Unabhängig davon, ob es sich um eine Reklamation, einen Sicherheitsvorfall oder eine Audit-Feststellung handelt, sollte der Reaktionsplan auch festlegen, wer über das Problem zu benachrichtigen ist.

Schritt 3: Korrekturmaßnahme

Der dritte Schritt im Reaktionsplan ist die Korrekturmaßnahme, bei der es sich um einen detaillierteren Untersuchungs- und Problemlösungsprozess handelt, der auf Probleme abzielt, die das Potenzial für eine Wiederholung haben.

Verschiedene Ansätze zur Ursachenanalyse und Problemlösung umfassen:

• Die 8D-Methode
• Die 5-Why-Methode
• Pareto-Diagramme
• Ishikawa-Diagramme

Digitale Strategien zum Schließen des Regelkreises

Die Bedeutung der Erstellung eines geschlossenen Reaktionsplans kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Denn ohne eine Methode zur Sicherstellung der Nachverfolgung kann der Plan an jedem Punkt des Prozesses im Sande verlaufen.

Menschen sind beschäftigt. E-Mails gehen unter. Mit der Zeit neigen Systeme zu Entropie oder Unordnung. Ein Prozess, der sich am PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) orientiert, stellt sicher, dass kritische Probleme nicht durch das Raster fallen.

Heutzutage ermöglichen digitale Tools wie mobile Audit-Software Herstellern die Erstellung automatisierter, geschlossener Prozesse, die sicherstellen, dass Probleme effektiv priorisiert werden.

Wie sieht ein solcher Prozess nun aus?

• Audit-Fragen zeigen Eindämmungs-, Milderungs- und andere Nachverfolgungsschritte an, damit Auditoren im Falle einer Feststellung genau wissen, was zu tun ist
• Maßnahmen werden in einem zentralen System dokumentiert
• Vorgesetzte werden automatisch über alle Vorfälle benachrichtigt, die ihre Aufmerksamkeit erfordern
• Verantwortliche Personen erhalten E-Mails mit allen zugewiesenen Aufgaben und Fristen
• Neue Audit-Fragen werden hinzugefügt, um zu überprüfen, ob Korrekturen umgesetzt wurden und wirksam sind

Das Ergebnis: mehr Transparenz bei Problemen und weniger Schwachstellen, an denen die Problemlösung scheitern kann.

Der Reaktionsplan ist ein entscheidender Teil des Qualitätsprozesses, und es steht außer Frage, dass Hersteller ihn richtig umsetzen müssen, um Reklamationen und Kosten zu reduzieren. Durch die klare Definition, konsistente Ausführung und Automatisierung ihrer Reaktionspläne können Unternehmen Qualitätsausfälle und deren kostspielige Auswirkungen auf Kunden und das Unternehmensergebnis minimieren.