Der Fehler Nr. 1 bei Layered Process Audit-Programmen
Layered Process Audits (LPAs) sind eine Standardanforderung in der Automobilindustrie, in der laut Angaben des US-Verkehrsministeriums im Jahr 2016 mehr als 53 Millionen Fahrzeuge zurückgerufen wurden. Die Realität ist jedoch, dass viele Unternehmen aufgrund der enormen Komplexität bei der Terminplanung und dem Datenmanagement Schwierigkeiten haben, ein LPA-Programm effektiv umzusetzen.
Der häufigste Fehler, den wir bei diesen Unternehmen beobachten? Der Versuch, LPA-Programm mit papierbasierten Systemen und Tabellenkalkulationen zu verwalten.
Ordnungsgemäß durchgeführt erfordern LPA-Programme Hunderte oder sogar Tausende von Einzelaudits im Laufe eines Jahres. Es ist äußerst schwierig, die mehrschichtige Terminplanung allein mit Tabellenkalkulationen korrekt umzusetzen, und mit einem papierbasierten System fast unmöglich, die Ergebnisse vollständig für aussagekräftige Qualitätsverbesserungen zu analysieren.
Automatisierte LPA-Systeme befreien von der Last der Termin- und Datenanalyse und eliminieren so zwei gedankenlose, wertlose Aktivitäten, die einem LPA-Programm Energie entziehen.
Die wahre Definition eines LPA-Programms
LPAs sind eine Methode zur regelmäßigen Überprüfung risikoreicher Prozesse, bei denen die Wahrscheinlichkeit von Defekten oder Sicherheitsproblemen am höchsten ist. Verglichen mit inspektionsbasierten Sicherungsverfahren sind LPAs eine Möglichkeit, Prozessfehler abzufangen, bevor sie zu fehlerhaften Produkten führen.
LPA-Programme umfassen mehrere Managementebenen, wobei die Auditverantwortlichkeiten typischerweise auf mindestens 3 verschiedene Ebenen der Organisation verteilt sind.
Die Realität manueller LPA-Programme Grobe Berechnungen zeigen, dass sich diese Audit-Frequenz hinsichtlich der Anzahl der Audits schnell summieren kann. Ein Werk mit 100 Beschäftigten müsste weit über 2.000 Audits pro Jahr einplanen, in größeren Werken sind es noch mehr. Diese Audits stellen Qualitätsvalidierungen dar, die eine kontinuierliche Qualitätsverbesserung und eine insgesamt bessere Marktdifferenzierung ermöglichen – vorausgesetzt, man geht es richtig an.
Wie viele dieser Tausenden von jährlichen Audits schließen Automobilzulieferer also tatsächlich ab? Die meisten Unternehmen können sich glücklich schätzen, wenn sie davon 10 % schaffen, und diejenigen mit besseren Quoten leiden häufig unter einer entsprechend steigenden Zahl von pencil whipped-Ergebnissen.
Tatsache ist, dass das bloße Durchwinken aller Punkte zum Zweck der Auditerfüllung nicht bedeutet, dass Sie die Anforderungen von IATF 16949 erfüllen. Sie erfüllen diese auch dann nicht, wenn Sie Papier-Checklisten einfach in einem Ordner oder Aktenschrank abheften. Der gesamte Zweck von LPAs besteht darin, Risiken systematisch zu reduzieren, was Sie nicht tun, wenn Sie einen passiven Ansatz verfolgen, bei dem lediglich Checkboxen abgehakt werden.
Das Traurige daran ist: Unternehmen, die manuelle Systeme betreiben, müssen oft 1 bis 2 Vollzeitbeschäftigte allein für die Terminplanung abstellen, ganz zu schweigen von der Datenverarbeitung nach den Audits. Was viele Unternehmen vorfinden, ist ein Engpass mit einer unzureichenden Anzahl abgeschlossener Audits und einer erheblichen Verzögerung bis zur Datenanalyse. Oft werden die Daten überhaupt erst dann analysiert, wenn ein Vorfall mit hohem Risiko eine Überprüfung der historischen Leistung auslöst.
Aus dieser Perspektive werfen die Schwierigkeiten bei der Planung und Ergebnisanalyse von über 2.000 Audits jährlich die Frage auf, ob manuelle Systeme überhaupt als LPA-Programme bezeichnet werden können.
Die Rolle des automatisierten LPA-Managements
Die Implementierung von LPA-Software löst viele der Probleme im Zusammenhang mit dem manuellen LPA-Management. Diese automatisierten Systeme bilden den Kern von Qualität und IATF 16949-Compliance und stellen sicher, dass LPA-Programme folgende Eigenschaften aufweisen:
- Konsistent: Unternehmen können wiederkehrende Audits für 50 Mitarbeiter für ein ganzes Jahr in weniger als 10 Minuten zuweisen und einplanen. E-Mail-Erinnerungen gehen zum Zeitpunkt des Audits direkt an den Mitarbeiter, inklusive eines Links direkt zu den Auditfragen, sodass kein Suchen nach Checklisten erforderlich ist.
- Robust: Automatisierte Software schützt die Datenintegrität durch Randomisierung, Fragenspiegelung, Musterwarnungen und zeitgesteuerte Audits. Die Verhinderung von pencil whipping trägt dazu bei, den Übergang von einer Compliance-basierten Kultur zu einer proaktiveren, engagierteren Qualitätskultur zu vollziehen.
- Datengestützt: Daten stehen bereit, solange sie noch verwertbar sind, im Gegensatz zur Überprüfung Wochen oder Monate später, wenn ein Auditor vor Ort ist. Tägliche, wöchentliche und monatliche Berichte helfen Ihnen, das Team auf dem Laufenden zu halten und wichtige Trends zu erkennen, die sich auf Kunden auswirken könnten.
Die Tatsache, dass so viele Zulieferer nicht einmal annähernd dort stehen, wo sie mit ihren LPA-Programmen sein müssten, sollte für Automobilhersteller ein großes Anliegen sein. Sie sollte aber auch Zulieferer alarmieren, die genau die Beziehungen aufs Spiel setzen, auf denen ihre Geschäfte aufgebaut sind.