5 Strategien für die Einführung Ihrer Layered Process Audits

Die Qualitätsmanagement-Legende W. Edwards Deming verglich das Management im Hinblick auf die Betrachtung von Ergebnissen bekanntermaßen damit, ein Auto zu fahren, während man in den Rückspiegel blickt.

Layered Process Audit-Programme (LPA-Programme) verändern diese Dynamik, indem sie Herstellern helfen, vorauszuschauen, wo Probleme auftreten könnten, um diese zu vermeiden. Diese schnellen, häufigen Stichproben werden von Teammitgliedern aus verschiedenen Verantwortungsebenen innerhalb einer Einrichtung durchgeführt, um kritische Prozesse und Problembereiche in den Fokus zu rücken.

Was die Frage angeht, ob die Audits ihr beabsichtigtes Ergebnis erzielen: Ein guter Start kann viel dazu beitragen, Sie auf den richtigen Weg zu bringen.

Dieser Beitrag behandelt 5 Strategien für die Einführung Ihrer Layered Process Audits, einschließlich der Einbindung der richtigen Personen, des Startpunkts und der Frage, wie digitale LPAs die Ergebnisse verbessern können.

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1. Machen Sie die Beteiligung des Managements zur Priorität

Das Managementteam ist entscheidend für eine erfolgreiche LPA-Implementierung. Das liegt daran, dass eine Unterstützung auf Führungsebene das Bewusstsein für fehlerverursachende Abläufe im gesamten Werk erhöht.

Das funktioniert so:

Wenn mehr Personen kritische Prozesse betrachten, ist es nur logisch, dass Bediener Maßnahmen ergreifen, um die Einhaltung von Standards sicherzustellen. Darüber hinaus zeigt die Einbeziehung verschiedener Managementebenen den Bedienern, dass die Führung wirklich entschlossen ist, Fehler zu verhindern.

Mit anderen Worten: Zusätzliche Aufmerksamkeit bringt zusätzliche Sorgfalt mit sich – und das Verständnis, dass Qualität einen Kernwert über alle Managementebenen hinweg darstellt.

2. Beginnen Sie mit einem Pilotprogramm

Die Auswahl des ersten Bereichs, den Sie mit LPAs angehen möchten, kann schwierig sein. Anstatt diese im gesamten Werk einzuführen, haben einige Organisationen festgestellt, dass es besser ist, mit einem kleineren Pilotprogramm zu beginnen.

Wo sollten Sie also mit Ihrem Pilotprogramm beginnen? Zu den Ideen gehört es, mit einem Bereich zu starten, in dem die Mitarbeiter bereit und eifrig sind, etwas Neues auszuprobieren, oder mit einem verbesserungsbedürftigen Bereich, der frühzeitig Erfolge und Dynamik liefern kann.

Sobald der Prozess sitzt, kann das LPA-Team die Einführung in anderen Teilen der Einrichtung fortsetzen. Es kann hilfreich sein, wenn die erste Gruppe die nächste schult, wodurch die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, von ihren Kollegen zu lernen, anstatt einen traditionellen Top-Down-Schulungsansatz zu verwenden.

3. Nutzen Sie ein Kaizen-Event für den Start von LPAs

Ein Kaizen-Event ist ein teambasierter Ansatz, um sich auf ein Problem zu konzentrieren und rasche Verbesserungen voranzutreiben. Die Zusammenstellung einer Gruppe von Teammitgliedern, um Lösungen zu entwickeln und umzusetzen, kann langjährigen Problemen in einer Einrichtung neuen Schwung verleihen und ist zudem eine hervorragende Möglichkeit, Ihre LPA-Implementierung zu starten.

Die Standardschritte eines Kaizen-Events umfassen normalerweise:

Zusammenstellung eines funktionsübergreifenden Teams von Stakeholdern
Durchführung einer kurzen Schulungsveranstaltung, die das Team in LPAs einführt
Entwicklung von LPA-Fragen
Entwicklung von Zielen und KPIs

Jeder dieser Schritte ist entscheidend für die Implementierung von LPAs in Ihrem Werk. Indem Sie LPAs Ihrem funktionsübergreifenden Team durch Schulungen näherbringen, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten denselben Wissensstand haben. Da Auditoren diese Prüfungen eigenständig durchführen, ist es wichtig, dass die Ziele im Voraus verstanden werden.

4. Digitalisierung zur Steigerung der Audit-Abschlussraten

Manchmal kann es schwierig sein, Personen dazu zu bringen, ihre zugewiesenen LPAs abzuschließen. Die Beteiligung des Managements kann viel dazu beitragen, dieses Problem zu verhindern, aber bei anhaltenden Schwierigkeiten müssen Sie möglicherweise auf andere Lösungen zurückgreifen.

Eine automatisierte mobile Audit-Plattform wie EASE kann dazu beitragen, die Audit-Abschlussraten zu verbessern und die Nachverfolgung zu vereinfachen durch:

Das Senden von E-Benachrichtigungen an Auditoren, wenn es Zeit für ihr LPA ist
Die Vereinfachung des Audit-Abschlusses auf einem mobilen Gerät, anstatt Feststellungen in eine Papier-Checkliste oder Tabellenkalkulation eingeben zu müssen
Die Eskalation verpasster Audits an Manager, die der Sache weiter nachgehen können
Die Bereitstellung von Daten zur Audit-Dauer zur Erkennung von pencil whipping
Die Möglichkeit, Audit-Feststellungen mit Korrekturmaßnahmen zu verknüpfen, um sicherzustellen, dass Probleme nicht unter den Tisch fallen

5. Kommunikation mit Ihrem Team

Kommunikation ist ein wesentlicher Bestandteil jeder neuen Initiative. Die Kommunikation mit Ihrem Team während der Einführung eines LPA sollte Folgendes beinhalten:

Die Information der Mitarbeiter, dass sie auditiert werden, wobei unbedingt zu betonen ist, dass es nicht um Schuldzuweisungen, sondern um Prozessverbesserungen geht
Die Schulung von Auditoren, darauf zu achten, dass Mitarbeiter Dinge richtig tun, und Audits zu einem echten Gespräch zu machen, das Vorschläge und Feedback der Mitarbeiter einbezieht
Die Durchführung von Management-Reviews der LPA-Daten, um Probleme und Trends proaktiv zu erkennen
Das Teilen von Erfolgen und das Hervorheben gelöster Probleme zur Steigerung des Engagements

LPAs dienen nicht nur der Identifizierung von Prozess-Nichtkonformitäten, sondern sind auch ein Instrument, um zu kommunizieren, worauf die Beteiligten achten sollten. Indem mehr Personen in ein spezifisches Problem einbezogen werden, erhält das Problem eine höhere Sichtbarkeit. Sichtbarkeit bedeutet Aufmerksamkeit, und Aufmerksamkeit bedeutet mehr Einhaltung von Standards, was die Prozessstandardisierung und in der Folge eine verbesserte Qualität fördert.