Leitfaden für Layered Process Audits: 6 Schritte zur Einführung von LPAs
Wenn Sie Mängel innerhalb weniger Monate um die Hälfte reduzieren könnten, was würde das für Ihr Unternehmen bedeuten?
Dies ist mit einem Layered Process Audit (LPA)-Programm möglich, aber die damit verbundene Komplexität führt dazu, dass viele Unternehmen ihr volles Potenzial nicht ausschöpfen. Bei LPAs beteiligt sich jede Führungsebene an täglichen Überprüfungen von risikoreichen Prozessen. Dies ist für viele Organisationen eine große Herausforderung, die einen soliden Plan und ein vorbereitetes Team erfordert.
Lesen Sie unsere Checkliste für Layered Process Audits
Um ein effektives LPA-System aufzubauen, sollten sich Hersteller auf den Plan-Do-Check-Act-Ansatz konzentrieren:
- Plan: < /strong>Zu den ersten Schritten gehören das Kennenlernen von LPAs, die Zusammenstellung Ihres Teams, das Formulieren von Fragen und das Festlegen von Audit-Ebenen.
- Do: < /strong>Die Einführung Ihres LPA-Programms erfordert eine disziplinierte Zeitplanung sowie ein geschlossenes System zur Verwaltung von Feststellungen.
- Check: < /strong>Die Datenanalyse ist der Schlüssel zur Leistungsbeurteilung und zur Nutzung von Ergebnissen für weitere Gewinne.
- Act: < /strong>Kontinuierliche Verbesserung bedeutet fortlaufendes Engagement und Aktualisierungen der Fragen.
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1. Meistern Sie Best Practices für Layered Process Audits
Manager und Prozessverantwortliche benötigen ein fundiertes Verständnis des LPA-Prozesses, bevor sie Teams aufbauen und Teilnehmer schulen. Ein guter Ausgangspunkt ist die CQI-8-Richtlinie für Layered Process Audits der Automotive Industry Action Group, die detaillierte Informationen bietet zu:
- Wie man LPAs Ihrem Team erklärt
- Arten von Checklistenfragen, die enthalten sein sollten, und solche, die vermieden werden sollten
- Best Practices für die Überwachung, Messung und Pflege Ihres LPA-Programms
2. Bauen Sie ein solides LPA-Team auf
Ihr Audit-Management-Team ist für die Erstellung von Checklisten und die Implementierung des Systems im gesamten Werk verantwortlich. Experten empfehlen, Ihr Team aus Mitarbeitern aller Bereiche der Organisation zusammenzustellen, einschließlich Verwaltung, Vertrieb, Qualität und Auftragsabwicklung.
Unabhängig davon, ob Sie einen so breiten Querschnitt des Unternehmens realistisch einbeziehen können oder nicht, der Punkt ist folgender: Sie sollten nicht nur Experten einbeziehen. Frische Perspektiven bemerken oft, was andere übersehen haben, und rotierende Auditoren schützen zudem die Datenintegrität, indem sie Gefälligkeitsprüfungen entgegenwirken.
3. Listen Sie Ihre Auditfragen auf
Jedes LPA sollte nur 3 bis 10 Fragen enthalten und in weniger als 15 Minuten abgeschlossen sein. Das klingt einfach, aber um nützliche Antworten zu erhalten, müssen von Anfang an die richtigen Fragen gestellt werden. Dies beginnt mit der Betrachtung früherer Qualitätskontrollprobleme und risikoreicher Prozesse, wie sie beispielsweise in Berichten zur Fehlerart- und -auswirkungsanalyse (PFMEA) identifiziert wurden.
Um aussagekräftige Auditfragen zu formulieren, stellen Sie sicher, dass sie:
- Zielgerichtet: Fragen erfordern eine klare Antwort, weshalb die meisten LPA-Fragen als Ja/Nein-Fragen formuliert sind.
- Spezifisch: Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „ordnungsgemäß“ und nennen Sie stattdessen klare Spezifikationen, Toleranzen oder Kriterien für die Überprüfung.
- Prägnant: Verirren Sie sich nicht in technischen Details. Auch Personen, die mit dem Prozess nicht vertraut sind, sollten die Frage verstehen und beantworten können.
4. Planen Sie Ihr Auditprogramm
Layered Process Audits verdanken ihren Namen den verschiedenen Führungsebenen, die die Audits durchführen. Um den Auditplan zu erstellen, muss Ihr Team sowohl die Ebenen als auch die Frequenz für jede Ebene definieren.
Ein typisches LPA-Programm umfasst 3 Ebenen:
- Ebene 1 umfasst Vorgesetzte und Teamleiter, die täglich in jeder Schicht Audits durchführen.
- Ebene 2 umfasst das mittlere Management, das ein- bis zweimal wöchentlich Audits durchführt.
- Ebene 3 umfasst Werksleiter, die monatlich Audits durchführen, sowie Führungskräfte, die vierteljährlich oder jährlich Audits durchführen.
5. Rollen Sie Ihr LPA-Programm aus
Nach Abschluss der Planungsphase ist es an der Zeit, Ihre Pläne umzusetzen. Zu den wesentlichen Elementen eines erfolgreichen Rollouts gehören:
- Effiziente Terminierung und Nachverfolgung: LPA-Programme können jährlich Tausende von Audits erfordern. Automatisierte LPA-Software reduziert den damit verbundenen administrativen Aufwand um bis zu 85 %, sodass Sie Audits zuweisen und Benachrichtigungen in wenigen Minuten einrichten können.
- Kommunikation: Ebenfalls entscheidend für die Implementierung ist die Vermittlung der Vorteile und Erwartungen rund um das LPA-Programm. Betonen Sie, dass es bei LPAs nicht darum geht, Schuldige zu finden – das Ziel ist die Zusammenarbeit, um Probleme zu identifizieren und qualitativ hochwertigere, schlankere Abläufe zu schaffen.
- Korrekturmaßnahmen: Wenn Sie keinen geschlossenen Prozess zur Verwaltung von Nichtkonformitäten implementiert haben, ist der Rest Ihrer LPA-Bemühungen sinnlos. Sie sollten in der Lage sein, kleinere Nichtkonformitäten schnell zu schließen und Korrekturmaßnahmen direkt vor Ort zuzuweisen.
6. Messen und verbessern Sie Ihre LPAs
Der letzte Schritt bei der Implementierung eines LPA-Programm ist die Analyse Ihrer Daten und das Ergreifen von Maßnahmen basierend auf Ihren Feststellungen. Konzentrieren Sie sich auf Schritte wie:
- Die Überprüfung von Auditdaten, solange diese noch aussagekräftig sind, anstatt Wochen oder Monate später (was bei papierbasierten Checklisten und Tabellenkalkulationen oft der Fall ist).
- Die Aktualisierung von Fragen, wenn sich Prozesse oder Anforderungen ändern, sowie die Überprüfung, ob Korrekturmaßnahmen greifen.
- Die Messung des LPA-Programms selbst, um frühzeitige Kennzahlen wie Auditabschlussraten und die Bearbeitungszeit für Korrekturmaßnahmen zu entwickeln.
Die Implementierung eines LPA-Programms kann eine Herausforderung sein, bringt jedoch auch erhebliche Vorteile mit sich, darunter geringere Qualitätskosten und eine stabilere Qualitätskultur. Automatisierte Tools machen den Prozess einfacher, eliminieren stundenlange Planungs- und Datenerfassungsarbeiten und sorgen für einen geschlossenen Prozess, der die Einhaltung von Standards und zukünftige Verbesserungen sicherstellt.
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