Implementierung eines Layered Process Audit-Systems in Ihrem Werk

Zuerst die gute Nachricht: Sie haben gerade einen Vertrag mit einem großen Automobilhersteller an Land gezogen – eine Gelegenheit, die sich als echter Wendepunkt für Ihr Unternehmen erweisen wird.

Nun die weniger gute Nachricht: Der Erstausrüster (OEM) verlangt von Ihnen die Implementierung eines Layered Process Audit-Programms (LPA) in Ihrem Werk. LPAs sind eine Unterart von Prozessaudits, bei denen mehrere Prüfungsebenen auf Prozesseingaben angewendet werden, von denen bekannt ist, dass sie die Qualität beeinflussen. LPAs stellen sicher, dass Bediener in jeder Schicht Standardverfahren einhalten, um Abweichungen, Fehler und Kosten zu minimieren.

Die Einführung dieser hochfrequenten Audits ist eine Voraussetzung für Geschäfte mit führenden Automobil-OEMs, legt jedoch gleichzeitig den Grundstein für eine Qualitätskultur. Hier besprechen wir die wichtigsten Schritte der Implementierung, einschließlich der Planung Ihres LPA-Programms, der Durchführung von Audits und der kontinuierlichen Verbesserung.

Den Wert von LPAs verstehen und vermitteln

Die Gewinnung eines Großauftrags ist ein großartiger Motivator für die Einführung von LPAs, sollte jedoch nicht Ihre einzige Motivation sein. Richtig implementiert können LPAs die Unternehmenskultur verändern und es Unternehmen ermöglichen:

• Qualitätskosten senken: Unternehmen, die LPAs implementiert haben, konnten interne PPM-Werte und Kundenfehler um mehr als die Hälfte reduzieren.
• Prozesse standardisieren: LPAs fördern die Prozessstandardisierung durch häufige Prüfungen und identifizieren proaktiv Probleme, die Qualitätsmängel verursachen.
• Eine Qualitätskultur aufbauen: LPAs helfen Unternehmen aller Reifegradstufen dabei, eine Qualitätskultur zu etablieren. Durch die Einbeziehung eines Querschnitts von Mitarbeitern machen LPAs Qualität zu einer Teamleistung und bieten reichlich Gelegenheit für persönliches Feedback. Rotierende Auditoren verhindern, dass Personen Prozessnichtkonformitäten übersehen, um ihren Kollegen einen Gefallen zu tun.
• Probleme schneller lösen: Durch eine bessere Transparenz der Prozesse in der Fertigung helfen LPAs Ihnen dabei, Probleme schnell zu erkennen und zu beheben.

Die CQI-8 Layered Process Audit Guideline der Automotive Industry Action Group ist eine hervorragende Ressource, um mehr darüber zu erfahren, was LPAs ausmacht und was OEMs erwarten.

Erstellen Sie Ihr LPA-Team

Während des Planungsprozesses ist es von entscheidender Bedeutung, das obere Management einzubeziehen, um Akzeptanz und Mitarbeit sicherzustellen. Sobald die Führungsebene beschließt, mit LPAs fortzufahren, ist es an der Zeit, Manager einzubinden, die als Fürsprecher Ihres Programms fungieren.

LPAs umfassen typischerweise Personen aus Bereichen wie Fertigung, Lieferkette, Engineering und sogar aus Bereichen wie Finanzen und Personalwesen. Der Betrieb wird den Großteil der Audits durchführen, während Konstruktionsingenieure qualitätskritische Elemente für das Verfassen von Checklistenfragen identifizieren können. Die Einbindung funktionsübergreifender Gruppen – anstatt dies der Qualitätsabteilung zu überlassen – ist der erste Schritt zur Schaffung einer Qualitätskultur.

Effektive Layered Process Audit-Fragen formulieren

LPAs sollten nicht länger als 15 Minuten dauern. Versuchen Sie daher, Prozessaudit-Checklisten auf 15 Fragen (oder noch weniger) zu beschränken.

Die Wirksamkeit von LPAs hängt von der Qualität Ihrer Checklistenfragen ab. Sie sollten Fragen auswählen, die sich auf die Prozessschritte, Verfahren und Standards beziehen, bei denen das höchste Ausfallrisiko besteht. Identifizieren Sie dabei Fragen aus Bereichen wie:

• Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (FMEA) sowie Prozess-Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse (PFMEA)
• Mängel und Reklamationen
• Wiederkehrende Probleme
• Ausschussberichten
• Sicherheitsvorfälle
• Auditfeststellungen
• Korrekturmaßnahmen

Auditplan und Zuständigkeiten erstellen

Ein wesentlicher Grund für den großen Erfolg von LPAs ist ihre hohe Frequenz, wobei LPA-Programme typischerweise aus drei Ebenen bestehen:

• Ebene 1: Teamleiter und Vorgesetzte führen schichtbezogene Audits durch.
• Ebene 2: Das mittlere Management führt wöchentliche Audits durch.
• Ebene 3: Werksleiter und Führungskräfte führen monatliche und/oder vierteljährliche Audits durch.

Es ist ratsam, bei Fälligkeit der Audits eine E-Mail-Erinnerung mit Anweisungen zum Aufrufen der Checklisten zu versenden. Wenn Sie ein automatisiertes LPA-System verwenden, können Sie einen direkten Link zur elektronischen Checkliste bereitstellen, damit die Mitarbeiter das Audit einfacher abschließen können.

Layered Process Audits durchführen

Unternehmen, die LPAs implementieren, können davon ausgehen, dass sie mindestens mehrere Hundert Audits pro Jahr durchführen. Zu den wichtigsten Überlegungen für diesen Schritt gehören:

• Papierbasierte vs. mobile Audits: Manuelle LPA-Systeme erzeugen große Mengen an Papierchecklisten, die entweder einfach nur aufbewahrt oder zur Berichterstellung in Tabellenkalkulationen übertragen werden. Allerdings vertrauen die Mitarbeiter den Daten oft nicht vollständig, da die doppelte Dateneingabe zu Fehlern führt. Mobile Audits hingegen ermöglichen es den Mitarbeitern, eine App auf unternehmenseigenen Mobilgeräten zu nutzen, was das Engagement steigert und gleichzeitig sofortigen Zugriff auf die Daten bietet.
• Minderung von Nichtkonformitäten: Legen Sie genau fest, was Auditoren tun sollen, wenn sie eine Nichtkonformität feststellen. Bestimmen Sie die Kriterien dafür, was Bediener sofort durch eine Sofortmaßnahme beheben sollten und wie Sie den Regelkreis für Probleme schließen, die eine vollständige Korrekturmaßnahme erfordern.
• Eskalation: Sie benötigen einen Prozess zur Benachrichtigung von Vorgesetzten über verpasste Audits und überfällige Korrekturmaßnahmen. Sie könnten beispielsweise eine automatisierte E-Mail einrichten, die auf Ihr Tracking-System verlinkt, damit Manager schnell Details aufrufen können.

Laufende Überprüfung und kontinuierliche Verbesserung sicherstellen

Die Managementüberprüfung und -beteiligung ist der einzige Weg, um mit LPAs echte Ergebnisse zu erzielen. Manager müssen sich an Folgendem beteiligen:

• Kommunikation mit Mitarbeitern über Nichtkonformitäten
• Teilnahme an regelmäßigen Überprüfungen der LPA-Daten
• Überprüfung von Korrekturmaßnahmen, Ergebnissen der Ursachenanalyse, Aktionsplänen und Ergebnissen
• Bereitstellung von Ressourcen für Korrekturmaßnahmen

Das finale Element der kontinuierlichen Verbesserung ist das Rotieren Ihrer Fragen, wie etwa das Entfernen von Fragen, die immer bestanden werden, und das Hinzufügen neuer Fragen basierend auf jüngsten Korrekturmaßnahmen. Diese Änderung erfordert entweder das Einziehen und Neuausstellen aller bestehenden Papierchecklisten oder das Hinzufügen neuer Fragen zu Ihrer LPA-Fragendatenbank.

Wenn Sie mit einem Papiersystem beginnen, sind Sie damit nicht allein. Unternehmen, die mit den administrativen Details kämpfen, stellen jedoch häufig fest, dass Automatisierung das fehlende Bindeglied ist, um Ergebnisse mit minimalem Ressourceneinsatz zu beschleunigen.