5 Tipps für den Umgang mit wiederkehrenden Audit-Feststellungen

Werke, die Layered Process Audits (LPAs) durchführen, nehmen häufig Hunderte Prüfungen pro Monat vor und gewinnen dadurch wichtige Einblicke in Prozess-Nichtkonformitäten, die zu Produktfehlern führen.

Wiederkehrende Audit-Feststellungen sind insbesondere deshalb wichtig zu erkennen und zu überwachen, da sie ungelöste Risiken darstellen, die sich wahrscheinlich auf den Kunden auswirken.

Der Lichtblick dabei ist jedoch, dass Sie wiederkehrende Feststellungen als Chance nutzen können, um die kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben und Reklamationen zu verhindern. Vor diesem Hintergrund finden Sie hier fünf Tipps für den Umgang mit wiederkehrenden LPA-Feststellungen, um Risiken zu reduzieren und die Behebung systemischer Probleme zu beschleunigen.

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1. Betrachten Sie wiederkehrende Feststellungen als strategische Chancen

Auch wenn es schwerfällt, wiederkehrende Feststellungen als etwas Positives anzusehen, stellen sie in Wahrheit eine einzigartige Chance für Hersteller dar. Echte Verbesserungen werden nämlich nicht durch einmalige Aktionen erzielt, sondern dadurch, dass man systemische Probleme angeht, deren Beweise eben diese wiederkehrenden Feststellungen sind.

Das Ganze geht auf das Pareto-Prinzip zurück, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Diese Regel besagt, dass 20 % der Inputs 80 % Ihrer Ergebnisse ausmachen. Die Identifizierung und Verfolgung wiederkehrender Feststellungen lenkt den Fokus auf jene 20 % der Inputs, die 80 % Ihrer Qualitätsprobleme verursachen.

Ein globaler Reifenhersteller formuliert es so: Wenn Sie nur von einer Korrekturmaßnahme zur nächsten springen, erkennen Sie den vollen Wert von LPAs nur unzureichend. Der eigentliche Gewinn liegt darin, wiederkehrende Feststellungen zu identifizieren und systemische Probleme zu korrigieren.

2. Verfolgen und analysieren Sie Ihre LPA-Metriken

Die Verfolgung und Analyse von LPA-Metriken ist ein wichtiger Ausgangspunkt, wenn Sie untersuchen möchten, wie Sie mit wiederkehrenden Feststellungen umgehen. Dazu gehört nicht nur die Betrachtung von Trends bei Feststellungen, sondern auch von Metriken, die sich auf den allgemeinen Zustand Ihres LPA-Systems beziehen.

Wenn Sie beispielsweise LPA-Fragen betrachten, die wiederholt fehlschlagen, konzentrieren sie sich dann auf einen bestimmten Prozess oder eine bestimmte Fertigungslinie? Wie sieht es mit einer bestimmten Schicht oder Tageszeit aus? Wenn Sie 10 wiederkehrende Feststellungen haben und 8 davon im Spritzguss anfallen, haben Sie eine bessere Vorstellung davon, wo Sie Ihre Bemühungen ansetzen müssen. Solche Fragen helfen dabei, die Grundursache eines Problems zu identifizieren, etwa wenn ein Standard nicht stabil ist oder Bediener nicht korrekt geschult werden.

Es lohnt sich auch zu prüfen, welche Auditoren Feststellungen protokollieren. Stammen die wiederkehrenden Feststellungen von Auditoren der Ebene 1, oder werden sie erst von Auditoren der Ebene 2 entdeckt? Letzteres könnte darauf hindeuten, dass Auditoren der Ebene 1 ihre Audits im Sinne von pencil whipping durchführen, da sie die vorderste Linie bilden, die diese Probleme am häufigsten erkennen sollte.

3. Markieren Sie wiederkehrende Feststellungen während der Audits

Die Identifizierung wiederkehrender Feststellungen muss sich nicht zwangsläufig auf die Auswertung von LPA-Daten nach Durchführung der Audits beschränken. Die Möglichkeit, diese bereits während der Audits zu markieren, kann vielmehr dazu beitragen, die Behebung zu beschleunigen und den Fokus auf ungelöste Probleme zu richten.

Innerhalb der EASE LPA-Plattform werden Auditoren beispielsweise benachrichtigt, wenn eine fehlgeschlagene Frage mit einer zugewiesenen Feststellung in den letzten 30 Tagen an genau demselben Ort ebenfalls fehlgeschlagen ist. Dies liefert Einblicke in:

Wie oft die Frage in letzter Zeit fehlgeschlagen ist
Den Status aller damit verbundenen Feststellungen
Den Auditor, der das Problem zuvor gemeldet hat

Diese Funktion kann Werke dabei unterstützen, wiederkehrende Probleme schneller aufzudecken, und der Führungsebene gleichzeitig aufzeigen, wo formellere Korrekturmaßnahmen erforderlich sein könnten.

4. Überprüfen Sie Ihre LPA-Fragen

In einigen Fällen können wiederkehrende Feststellungen ein Symptom für Probleme innerhalb Ihrer LPA-Fragen sein. Schlechte Fragen führen zu schlechten Antworten und letztlich zu noch mehr wiederkehrenden Feststellungen.

Häufige Probleme, die dazu führen können, dass LPA-Fragen immer wieder versagen, sind unter anderem:

Einbeziehung von Bedienern bei der Bewertung von Fragen findet nicht statt
Verwirrende oder mehrdeutige Formulierung
Fragen, die auf instabilen Standards basieren

Ein Ansatz zur Verbesserung Ihrer Bibliothek für LPA-Fragen besteht darin, ein Kaizen-Event mit Personen wie Prozessingenieuren, Qualitätsingenieuren, Bedienern und einem Black-Belt-Moderator durchzuführen. Von dort aus sollten Sie Kontrollpläne, Standards und Arbeitsanweisungen hinzuziehen, um sicherzustellen, dass sich die Fragen auf Standards beziehen. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, die Standards selbst zu festigen, sodass Fragen und Prozesse nicht auf Erfahrungswissen (tribal knowledge) basieren.

5. Verwenden Sie eine dynamische Bibliothek für LPA-Fragen

Wenn Sie eine LPA-Lösung wie EASE verwenden, besteht eine effektive Strategie zur Verwaltung wiederkehrender Feststellungen darin, Fragen-Tags oder -Kategorien zu nutzen, um systemische Probleme zu identifizieren. Beispielsweise verwendet derselbe globale Reifenhersteller ein spezielles Tag für fehlgeschlagene Fragen namens Fokusfragen. Wenn eine Frage fehlschlägt, ändern sie deren Tag in Fokusfrage, und diese Frage wird daraufhin mehrere Wochen lang automatisch in alle Audits an ähnlichen Anlagen einbezogen. Dieser Ansatz versetzt sie in die Lage, einmalige Feststellungen schnell von wiederkehrenden Problemen zu trennen, sodass sie Maßnahmen zur Bewältigung ihrer größten Risiken priorisieren können.

Letztendlich erfordert die effektive Verwaltung wiederkehrender Audit-Feststellungen einen systematischen Ansatz zu deren Identifizierung und Nachverfolgung. Eine digitale Audit- und Inspektions-App bietet diesen Rahmen, deckt umsetzbare Erkenntnisse in Echtzeit auf und eliminiert gleichzeitig stundenlangen Aufwand bei Audit-Management und Datenanalyse.