7 Schritte für den Umstieg von tabellenbasierten Audits auf Audit-Software

Wenn Sie sich entschieden haben, von Tabellenkalkulationen auf Audit-Software umzusteigen, fragen Sie sich möglicherweise, wie sich der Prozess reibungsloser gestalten lässt.

Was müssen Sie vorbereiten? Wie stellen Sie den Erfolg sicher?

In diesem Artikel behandeln wir die wichtigsten Schritte des Prozesses, die sich am Plan-Do-Check-Act-Ansatz orientieren. Sie erfahren, wie Sie das Fundament für einen einfacheren Übergang legen, welche Schlüsselfaktoren den Erfolg bestimmen und worauf Sie bei der Auswahl eines Anbieters achten sollten.

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1. Einen Anbieter auswählen

Wenn Sie verschiedene Anbieter evaluieren, gehören zu den Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:

Support: Wie ist der Ruf des Anbieters bezüglich des Kundensupports? Fragen Sie nach Referenzen und lesen Sie Online-Bewertungen.
Durchlaufzeit: Wie schnell können Sie die Software implementieren?
Schulung: Bietet der Anbieter ein persönliches Setup an oder müssen Sie es selbst durchführen? Erfordert dies ein tiefgehendes Training oder handelt es sich um ein intuitives System mit geringen Anforderungen an technische Kenntnisse?

2. Ihre Tabellenkalkulationen migrieren

Dieser Schritt umfasst die Aktualisierung von Tabellenspalten, sodass sie mit den Softwarefeldern übereinstimmen, sowie das Laden von Tabellen in das System.

Idealerweise haben Sie in diesem Schritt Unterstützung hinzugezogen, die Ihnen hilft, die verschiedenen Formularfelder in Ihrer neuen Software zu verstehen. Die meisten Prüfblätter enthalten beispielsweise typischerweise Auditfragen, während die Software-Vorlage Felder umfassen kann wie:

Titel
Frage
Grund
Reaktionsplan

3. Ihren Audit-Zeitplan erstellen

Um Ihren Audit-Zeitplan zu erstellen, benötigen Sie zunächst die Benutzernamen und/oder E-Mail-Adressen der Personen, die Audits durchführen. E-Mail-Adressen sind am hilfreichsten für Benachrichtigungen; wenn Mitarbeiter in der Fertigung jedoch keine E-Mail-Adressen haben, sollten Sie dennoch in der Lage sein, jedem einen Benutzernamen zuzuweisen. Dies ermöglicht es Ihnen nachzuverfolgen, wer Audits durchführt und Gegenmaßnahmen abschließt sowie wer Förderbedarf hat.

Zweitens müssen Sie festlegen, wie oft jede Person Audits durchführt. Wenn Ihr Werk Layered Process Audits (LPAs) durchführt, müssen Sie ermitteln, welche Personen zu welcher Ebene gehören und in welcher Frequenz jede Ebene Audits durchführen wird.

Schließlich müssen Sie Abweichungen von Ihrem Zeitplan berücksichtigen, beispielsweise wenn Fertigungslinien stehen oder wenn Auditoren im Urlaub sind. Ihr Softwareanbieter sollte Ihnen dabei helfen können, sicherzustellen, dass dies im Planer berücksichtigt wird.

4. Schulen Sie Ihr Team

Als Nächstes müssen Sie Ihr Team im Umgang mit der neuen Audit-Software schulen. Wenn die Software über eine einfache Benutzeroberfläche verfügt, die nicht viel Schulung erfordert, sollten Sie dies in etwa einer halben Stunde bewältigen können.

Möglicherweise möchten Sie, dass Ihr Anbieter eine Schulung im Klassenraumstil durchführt, oder Sie halten es aufgrund von Terminplanungen für einfacher, die Schulung intern durchzuführen.

5. Starten Sie das Pilotprogramm

Wenn alle Planungsschritte abgeschlossen sind, ist es endlich an der Zeit, die Audits tatsächlich einzuführen. Unternehmen nutzen verschiedene Ansätze für die Pilotierung der Audit-Automatisierung.

Einige Werke führen die Software in allen Fertigungsbereichen gleichzeitig ein, während andere nacheinander mit einem Bereich oder einer Abteilung beginnen. Wenn Sie den letztgenannten Ansatz wählen, sollten Sie überlegen, wo Sie anfangen.

Einige Unternehmen beginnen mit einem Problembereich, da eine erfolgreiche Einführung dort dabei helfen kann, etwaige Hürden zu erkennen, die aus dem Weg geräumt werden müssen. Dies kann zudem zu größeren anfänglichen Ergebnissen führen, die dazu beitragen, Schwung aufzubauen. Andere Organisationen beginnen mit einem leistungsstarken Bereich mit engagierten Mitarbeitern, da diese zu einer effizienteren Einführung beitragen können.

Ein Element, das Sie hierbei berücksichtigen sollten, ist der Gerätezugriff. Wenn Sie mobile Audit-Software verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass jeder Zugriff auf ein Gerät hat. Das könnte bedeuten, dass Mitarbeiter eine App auf ihr eigenes Smartphone herunterladen oder vom Unternehmen bereitgestellte Tablets nutzen können.

6. Berichten und Verfolgen von Audits

Ihr Anbieter sollte nach der Implementierung eine Bestandsaufnahme durchführen, um zu sehen, wie die ersten Live-Audits verlaufen sind. Er sollte im Laufe der Zeit auch regelmäßige Überprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass alles reibungslos verläuft. Ein Ansatz der gewonnenen Erkenntnisse (Lessons Learned) ist bei diesen Gesprächen hilfreich, da Sie so erkennen können, was gut läuft und wo Sie möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen.

Um sicherzustellen, dass die Software effektiv genutzt wird, sollten Sie Folgendes betrachten:

Audit-Abschlussraten, um Bereiche mit geringer Beteiligung zu identifizieren
Die Fehlerrate von Fragen im Zeitverlauf, was eine Wirksamkeitsprüfung für Korrekturmaßnahmen ermöglicht
Die Compliance-Rate von Fragen bzw. wie oft eine Auditfrage bestanden wird

7. Aktualisieren Sie Ihre Fragen

Der letzte Schritt beim Übergang zu softwarebasierten Audits besteht darin, Fragen regelmäßig zu aktualisieren.

Eine Kennzahl, die Sie hier betrachten sollten, ist die Compliance-Rate der Fragen. Wenn eine Frage eine Bestehensquote von 90 % oder mehr aufweist, bietet sie keinen echten Mehrwert. Stattdessen zeigt dies, dass Sie die Fragen noch einmal überarbeiten und aktualisieren müssen, um sie spezifischer oder relevanter für aktuelle Qualitätsprobleme zu machen.

Die Implementierung von Audit-Software wie EASE kann mit der richtigen Planung und Unterstützung ein unkomplizierter Prozess sein. Obwohl jede Einführung ihre Stolpersteine hat, kann das Befolgen dieser Schritte Ihnen dabei helfen, den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung zu legen.