Dauern Ihre Layered Process Audits zu lange?

Der grundlegende Zweck von Layered Process Audit-Programmen (LPA) besteht darin, Prozesse intensiver zu überwachen, um Nichtkonformitäten zu erkennen und Fehler zu verhindern. Was viele jedoch nicht wissen: Die Dauer der Durchführung von LPAs hat direkten Einfluss auf deren Wirksamkeit.

Betrachten Sie folgendes Szenario: Ein Vorgesetzter muss in einer bestimmten Woche 10 Arbeitszellen auditieren. Jeden Tag muss der Vorgesetzte fünf Zellen auditieren, um alle 10 in dieser Woche abzudecken. Wenn er am Montag an der ersten Zelle ankommt, dauert es eine Stunde, bis alle Fragen durchgegangen sind.

Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Vorgesetzte an diesem Tag auch nur ein zweites Audit abschließt, geschweige denn fünf? Wenn Sie auf gering bis gegen Null getippt haben, liegen Sie richtig.

Das Ergebnis sind weniger Transparenz, geringere Akzeptanz und eine höhere Wahrscheinlichkeit, genau jene Prozess-Nichtkonformität zu übersehen, die zu Ihrer nächsten Kundenbeschwerde führt.

Heute untersuchen wir, woran Sie erkennen, ob Ihre LPAs zu lange dauern, und warum es so wichtig ist, diesen Fehler zu vermeiden. Wir betrachten zudem wichtige Strategien, um sie kurz zu halten – damit Sie mehr Audits effizient durchführen und mehr Daten erfassen können.

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Wie lange sollte ein Layered Process Audit dauern?

Im Idealfall sollte ein Layered Process Audit nur etwa 10 Minuten in Anspruch nehmen, maximal 15 Minuten.

Warum ist das so wichtig? Dafür gibt es mehrere Gründe:

1. Sie decken einen größeren Bereich ab: Ihr Ziel sollte es sein, Auditoren regelmäßig zu jeder Arbeitszelle zu entsenden. Längere Audits bedeuten, dass weniger Arbeitsplätze besucht werden, wodurch jede Arbeitszelle seltener überprüft wird. Unregelmäßige Audits bieten Raum für Qualitätsfehlerschlupf.
2. Sie steigern die Akzeptanz für Ihr Audit-Programm: Wenn Audits zu lange dauern, frustriert das sowohl die Auditoren als auch die zu auditierten Bediener. Sie präzise zu halten zeigt Respekt vor der Zeit Ihres Teams und hilft mehr Menschen, das zu unterstützen, was Sie erreichen möchten.
3. Sie erhöhen die Abschlussraten von Audits: Kürzere Audits sind weniger belastend und werden daher seltener übersprungen. Höhere Abschlussraten bei Audits sind der Schlüssel zur Transparenz bezüglich der Risiken in der Fertigung.

Anzeichen dafür, dass Ihre Layered Process Audits zu lange dauern

Woher wissen Sie also, ob Ihre LPAs zu lange dauern? Hier sind einige Anzeichen, die in Ihrem Werk auf dieses Problem hindeuten könnten:

• Auditdauer: Wenn Sie LPA-Software nutzen, können Sie nachverfolgen, wie lange die Durchführung von Audits dauert, um zu sehen, ob diese 15 Minuten überschreiten.
• Audit-Abschlussrate: Niedrige Abschlussraten bei Audits können ein Zeichen dafür sein, dass Personen ihre Audits überspringen, weil sie zu lange dauern.
• Lange Checklisten: Ein 10-minütiges Audit sollte auf der Checkliste nur etwa 10 Fragen umfassen. Das bedeutet, dass jede LPA-Frage präzise genug sein muss, um in etwa einer Minute beantwortet zu werden.

Tipps, um Layered Process Audits kurz zu halten

Die Hauptstrategien, um LPAs schnell und einfach zu halten, hängen von der Audit-Struktur und der Formulierung der LPA-Fragen ab. Auch der Einsatz von LPA-Software kann eine entscheidende Rolle dabei spielen, Audits erfolgreich abzuschließen und Feststellungen schnell und effizient zu erfassen.

Was die Audit-Struktur betrifft, ist eine Anzahl von 10 Fragen ein guter Richtwert. Die effektivste Strategie besteht darin, eine Mischung verschiedener Fragetypen zu verwenden, einschließlich solcher zu:

• Prozessspezifische Inputs und Risiken
• Sicherheit
• 5S
• Die 6 M
• Kontinuierliche Verbesserung
• Kundenbeschwerden

Möglicherweise müssen Sie Fragen überarbeiten, um sicherzustellen, dass sie leicht zu beantworten sind. LPA-Fragen sollten prägnant und so einfach formuliert sein, dass auch Nicht-Experten sie verstehen. Ebenso wichtig ist, dass Fragen klare Konformitätsnachweise liefern, damit sie von den Beteiligten schnell beantwortet werden können.

Schließlich kann LPA-Software wie EASE dabei helfen, Audits auf verschiedene Weise effizienter und effektiver zu gestalten:

• Weniger Papierkram: Auditoren müssen keine Papierformulare mehr heraussuchen und ausfüllen, um ihre Audits durchzuführen. Stattdessen erhalten sie über ihr Mobilgerät direkt einen Link zu einer digitalen Checkliste.
• Fragen-Randomisierung und -Rotation: Die Möglichkeit, Fragen rotieren zu lassen und nach dem Zufallsprinzip auszuwählen, ermöglicht es Ihnen, ein breites Spektrum an Standards und bekannten Problemen abzudecken, ohne umfangreiche Checklisten zu benötigen.
• Auditfotos: Das Hinzufügen von Fotos mit Beispielen für „Gut“ im Vergleich zu „Schlecht“ liefert klare Nachweise, sodass Auditoren Fragen schnell beantworten können. Dieselbe Funktion ermöglicht es ihnen, Nachweise von Nichtkonformitäten per Foto festzuhalten, anstatt sich die Zeit nehmen zu müssen, diese ausführlich zu beschreiben.

Damit LPAs funktionieren, müssen sie regelmäßig durchgeführt werden. Damit häufige Audits stattfinden können, müssen sie schnell und einfach zu erledigen sein. Damit ein Audit etwa 10 Minuten dauert, ist eine kurze Checkliste mit klaren und einfachen Fragen erforderlich, die von Nicht-Experten beantwortet werden können. LPA-Software kann dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen, sodass Sie mehr Standorte häufiger auditieren und den Fehlerschlupf besser verhindern können.