Erstellung einer Lieferanten-Audit-Checkliste, die alle Aspekte abdeckt

Wie bei den meisten Vorhaben gilt: Je mehr Detailgenauigkeit und Voraussicht Sie in Ihre Vorbereitungen stecken, desto besser ist das Endergebnis, und Layered Process Audits (LPAs) bilden hier keine Ausnahme. Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Implementierung eines LPA-Systems ist das Formulieren der Fragen für Ihre LPA-Checklisten. Wenn Sie im Vorfeld Zeit investieren, um zu untersuchen, was in der Vergangenheit bei Ihren Prozessen schiefgelaufen ist, erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse für die Erstellung einer Audit-Checkliste, die alle Eventualitäten abdeckt, um Ihre Kunden zufriedenzustellen und eine Qualitätskultur in Ihrem gesamten Unternehmen zu fördern.

Hausaufgaben machen

Obwohl nur wenige Menschen wirklich gerne Hausaufgaben erledigen, zahlt sich Ihre Recherche vor dem Schreiben von Audit-Checklisten aus. Hier sind einige Punkte, die Sie überprüfen können und die Ihnen eine Fülle von Erkenntnissen über Ihre Prozesse liefern, bei denen das Risiko einer Nichtkonformität am größten ist:

• Kundenbeschwerden
• Die Ergebnisse und Feststellungen von Pareto-Diagrammen, die erstellt wurden, um die Ursachen von Nichtkonformitäten zu ermitteln
• Daten zum First-Time-Through (Erster Durchlauf) / Ausschussberichte
• Prozess-FMEA (Fehlermöglichkeits- und -einflussanalyse)
• Risikoanalyseberichte, insbesondere jene Elemente im Bericht, die die höchsten Risikoprioritätszahlen aufwiesen
• Flussdiagramme für Prozesse, die für die Kundenzufriedenheit entscheidend sind
• Ergebnisse von Audits des Qualitätsmanagementsystems
• Nacharbeitsanweisungen

Was sollte Ihr LPA überprüfen?

LPAs sind im Wesentlichen eine Reihe von Verifizierungen, um sicherzustellen, dass Standards und Kontrollen für Ihre Kernprozesse vorhanden sind und eingehalten werden. Es ist wichtig, nicht nur Fertigungsbereiche zu auditieren, sondern auch nicht-produzierende Bereiche und Unterstützungsprozesse. Um Ihre Checkliste für ein LPA zu erstellen, müssen Sie sich überlegen, was Sie während eines LPA verifizieren möchten. Auditieren Sie Bereiche mit hohem Risiko zuerst, ermittelt durch eine PFMEA.

Unten finden Sie einige vorgeschlagene Verifizierungen, die Ihnen den Einstieg in Ihre Liste erleichtern:

• Von Bedienern praktizierte Ausführungs- und handwerkliche Standards
• Kundenrelevante Merkmale wie Befestigungslöcher, Abstände usw.
• Prozess- und Anlagenparameter sowie -einstellungen
• Wirksamkeit von Maßnahmen zur Fehlervermeidung (Error-Proofing)

Denken Sie daran, dass Ihre Checklisten dazu dienen, einen bestimmten Prozess zu auditieren, kein Produkt. Mit Hilfe von Audit-Management-Software können Sie mühelos eine funktionsübergreifende Gruppe von Auditoren einplanen, um LPA-Audits in Ihrem gesamten Unternehmen abzudecken. Ein Auditor sollte in der Lage sein, ein LPA in ca. 10–15 Minuten durchzuführen. Wenn ein bestimmter Prozess recht komplex ist oder mehrere Quellen unkontrollierter Varianz aufweist, gehört er nicht in ein LPA.

Erstellung Ihrer Checkliste

LPA-Checklisten bestehen im Wesentlichen aus einer Reihe von Fragen, die Ihre Auditoren bei der Durchführung eines LPA eines spezifischen Prozesses verwenden. Hier sind vier Punkte, die Sie bei der Entwicklung Ihrer Checkliste abdecken sollten:

• Welcher Prozess liegt vor und wo wird er überprüft
• Wie der Prozess überprüft wird
• Warum diese Frage ausgewählt wurde (Erläuterung)
• Wie bei der Feststellung einer Nichtkonformität zu reagieren ist und was zur Korrektur der Nichtkonformität getan werden muss (Reaktionsplan)

Zwei dieser Abschnitte – Erläuterungen und Reaktionspläne – verdienen hier eine nähere Betrachtung.

Der Erläuterungsabschnitt Ihrer Checkliste ist für Auditoren gedacht, denen der Zweck einer Auditfrage oder die erwartete Antwort möglicherweise nicht bekannt ist. In diesem Abschnitt empfiehlt es sich, eine Klarstellung mit einem definierten Zweck für die Frage und einer Antwort bereitzustellen, die vom Auditierten erwartet wird.

Ein Reaktionsplan in Ihrer Checkliste skizziert die Schritte, die eingeleitet werden sollten, falls das Element nichtkonform ist. Er enthält im Voraus festgelegte Schritte, die den Auditierten dazu auffordern, die Nichtkonformität zu korrigieren. Wird das Problem während des Audits behoben, dokumentiert der Auditor diese Information in der Checkliste. Dieses Problem wird dennoch als Nichtkonformität vermerkt, obwohl es behoben wurde. Kann das Problem hingegen nicht sofort behoben werden, verbleibt es als offene Nichtkonformität.

Beispielfrage

Hier ist eine beispielhafte LPA-Checklistenfrage aus dem Werkzeugbau eines Fertigungsunternehmens:

Eine solche Frage würde zu Beginn jeder Schicht vom Auditor der ersten Ebene sowie vom Vorgesetzten und anschließend wöchentlich von einem Auditor der zweiten oder dritten Ebene auditiert.

Wenn Sie Ihre Vorarbeit leisten und die Recherchen durchführen, um gut strukturierte Audit-Checklisten zu erstellen, wird Ihr LPA-Prozess hervorragende Ergebnisse erzielen.