Optimierung der Audit-Planung mit Audit-Management-Software

Der einzigartige Nutzen von Layered Process Audits (LPAs) liegt im Aufbau eines effektiven Schichtsystems, bei dem unvoreingenommene Prüfer regelmäßige Audits durchführen. LPAs binden Mitarbeitende aller Unternehmensebenen ein – von Bedienern bis zum oberen Management –, die Kernprozesse kontinuierlich begleiten. Leider führt genau das, was LPAs so wertvoll für Ihr Unternehmen macht, oft auch zu erhöhtem Aufwand: Die enorme Anzahl an Audits und beteiligten Prüfern kann die Planung komplex machen.

Die gute Nachricht ist, dass Sie den Zeitaufwand für die Zuweisung und Planung von Audits durch den Einsatz von Audit-Management-Software deutlich reduzieren können. So können Sie beispielsweise problemlos einen Plan erstellen, bei dem Schichtleiter in jeder Schicht Audits durchführen, während Vertreter des Top-Managements, wie etwa ein Werksleiter, mindestens ein Audit pro Woche abschließen.

Um maximale Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie eine Vielfalt von Mitarbeitenden einsetzen – von Managern in der Fertigung bis hin zu Führungskräften –, um sicherzustellen, dass standardisierte Verfahren vorhanden sind und konsequent eingehalten werden. Wenn Auditfragen klar und präzise formuliert sind, kann jede Person effektiv als Prüfer agieren. Sie verankern eine Qualitätskultur und erzielen bessere Produkte, da eine funktionsübergreifende Gruppe von Mitarbeitenden in den Auditprozess eingebunden ist.

Zusammenstellung Ihres Audit-Teams

Hier sind einige Tipps, die Sie beim Aufbau Ihres Audit-Teams berücksichtigen sollten:

• Alle Mitarbeitenden können unabhängig von ihrer Funktion als Prüfer tätig sein.
• Jede Managementebene sollte Audits durchführen.
• Planen Sie mehrere Managementebenen ein – typischerweise drei, manchmal vier, jedoch mindestens zwei Ebenen.
• Unterteilen Sie die Fertigungsbereiche und rotieren Sie, damit alle Bereiche geprüft werden.
• Die erste Prüferebene besteht in der Regel aus Mitarbeitenden aus der Fertigung.
• Die Prüfer der zweiten Ebene sind höchstwahrscheinlich Vorgesetzte und Manager in der Fertigung.
• Die dritte Ebene ist der Werksleiter, Qualitätsingenieur oder Leiter des Qualitätswesens.
• Wenn eine vierte Ebene Teil Ihres Systems ist, stammen diese Teilnehmenden im Allgemeinen aus der Führungsetage.
• Es muss ein System geben, das den Auditplan aufrechterhält und den Abschluss nachverfolgt.

Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, als Auditoren mitzuwirken. Halten Sie den Zeitaufwand für die Tätigkeit als Auditor gering und formulieren Sie die Audit-Checklistenfragen äußerst spezifisch, sodass jeder das Audit ohne tiefgreifende Fachkenntnisse über den zu auditierenden Prozess durchführen kann. Durch die Integration von Audit-Management-Software in Ihr LPA-System können Ihre Auditoren einfach ein Tablet oder Mobilgerät zücken, das Audit durchführen und zeitnah wieder zu ihren regulären Aufgaben zurückkehren.

Natürlich muss jedes geplante Audit tatsächlich stattfinden, um die Qualität zu verbessern. Wenn Prüfer vergessen, zu einem Audit zu erscheinen, entgehen dem Unternehmen nicht nur wertvolle Rückmeldungen, sondern es riskiert auch, die Anforderungen Ihrer Kunden nicht zu erfüllen. Audit-Management-Software kann diese Bedenken durch automatisierte Audit-Erinnerungen, optional geforderte Fotos und andere Tools zur Vermeidung von pencil whipping zerstreuen.

Umgang mit Nichtkonformitäten

Wenn geplante LPAs durchgeführt werden, sollten entdeckte Nichtkonformitäten zügig behoben werden, damit Ihr Prozess in den gewünschten Zustand zurückkehren kann. Darüber hinaus sollte Ihr LPA-System sicherstellen, dass Korrekturmaßnahmen abgeschlossen werden, damit Sie keine wertvollen Ressourcen für die wiederholte Behebung derselben Nichtkonformität aufwenden. Eine Korrekturmaßnahme sollte den Gegenstand des Audits in den vorgesehenen Zustand zurückversetzen, und ein zukünftiges Audit (oder Verifizierungsaudit) sollte bestätigen, dass die Korrekturmaßnahme erfolgt ist.

Maximierung von Audit-Berichten

Software erleichtert nicht nur die Planungsaufgaben, sondern hilft Ihnen auch dabei, die Audit-Berichte effektiver zur Verbesserung Ihrer Prozesse zu nutzen. Mit Echtzeit-Berichten können Sie Probleme und die Einhaltung von Vorschriften in Ihrem gesamten Unternehmen leicht nachverfolgen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie mehr Nutzen aus Ihren Audit-Berichten ziehen können:

• Überprüfen Sie die Auditergebnisse häufig, insbesondere bei der Einführung neuer Prozesse.
• Verbessern Sie Ihre Audit-Checkliste basierend auf dem Feedback der Auditoren.
• Entwickeln und wenden Sie gewonnene Erkenntnisse an, um zukünftige Audits zu verbessern.

Kommunikation ist der Schlüssel

Es ist wichtig, regelmäßig mit allen Mitarbeitern über Ihr LPA-Programm zu kommunizieren. Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Punkten gehören:

• Warum das LPA stattfindet.
• Der Zweck und die Vorteile des LPA-Prozesses
• Informieren Sie die Belegschaft über LPA-Aktivitäten und darüber, was sie bei der Durchführung von Audits in ihren Arbeitsbereichen erwartet
• Fördern Sie das Feedback der Belegschaft sowie eine fortlaufende, bidirektionale Kommunikation
• Kommunizieren Sie LPA-Ergebnisse häufig

Wenn ein LPA-System vollständig und effektiv implementiert wird, dient es als hervorragender Mechanismus, um Ihr Unternehmen auf die nächste Leistungsstufe zu heben. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Optionen für eine Audit-Management-Software zu prüfen, mit deren Hilfe Sie das Chaos von Papier-Audits und Checklisten beseitigen und Prozessprobleme schneller erkennen und beheben können.