Warum funktionsübergreifende Teams der Schlüssel zu Layered Process Audit-Programmen sind

Wenn Sie diesen Monat 200 Audits abschließen müssten, wäre Ihr Qualitätsteam dann in der Lage, dies allein zu bewältigen? Für die meisten Unternehmen lautet die Antwort nein, und das ist ein Grund, warum Unternehmen, die neu mit Layered Process Audit-Programmen (LPA) beginnen, vor Herausforderungen stehen.

LPAs sind eine Art hochfrequentes Prozessaudit, an dem alle Managementebenen von Teamleitern bis hin zu Führungskräften beteiligt sind. Wiederholte Überprüfungen von risikoreichen Prozessen verhindern Fehler und fördern die kontinuierliche Verbesserung; sie erzielen die besten Ergebnisse, wenn Unternehmen Auditoren aus dem gesamten Unternehmen einsetzen.

Unsere Erfahrung zeigt jedoch, dass es nicht allen Unternehmen leichtfällt, andere Abteilungen einzubinden. Schauen wir uns an, warum funktionsübergreifende Teams für LPAs so wichtig sind, und betrachten Sie einige Strategien zur Erhöhung der Beteiligung.

Frische Perspektiven für Audits

Ein Grund, warum die funktionsübergreifende Zusammenarbeit für LPA-Programme so wichtig ist, besteht darin, dass ein frischer Blick oft Probleme aufdeckt, die andere übersehen. Während jemand, der mit einem Prozess vertraut ist, ein Audit leicht im Autopilotmodus absolvieren kann, wird ein Neuling eher die Fragen buchstabengetreu befolgen.

Eine Frage wie „Befolgt der Bediener die Standardarbeitsanweisungen?“ erhält von einem Fertigungsüberwacher beispielsweise möglicherweise automatisch ein Ja. Jemand aus dem Finanzwesen hingegen sucht eher tatsächlich nach ausgehängten Anweisungen, anstatt einfach anzunehmen, dass der Bediener sie befolgt.

Qualität aus ihrem Silo befreien

Ein großer Teil der Automobil- und Luftfahrtzeughersteller betrachtet Qualität als administrative Funktion und platziert sie in einem eigenen, isolierten Silo. Das bedeutet:

Mitarbeiter glauben, dass Qualität in der Verantwortung der Qualitätsabteilung liegt.
Es stehen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung, um Probleme proaktiv zu verhindern.
Qualitätsfachleute verbringen mehr Zeit damit, auf bei Inspektionen festgestellte Fehler zu reagieren, als die Prozesse zu identifizieren, die diese überhaupt erst verursacht haben.

LPAs helfen dabei, Qualität aus diesem Silo zu befreien, und tragen dazu bei, ein Qualitätsbewusstsein in Ihrem Betriebsteam zu verankern. Da der Betrieb den Großteil dieser Audits durchführt, tragen LPAs dazu bei, die Sichtbarkeit der Qualität in einer Abteilung zu erhöhen, in der ein Qualitätsbewusstsein besonders wichtig ist.

Außerhalb des Betriebs macht es die Auswirkungen von Qualitätsproblemen unmittelbar spürbar und persönlich für jeden, der an LPAs beteiligt ist. Wie die Person aus dem Finanzwesen, die sieht, wie Produkte durch ein undichtes Dach ruiniert werden, oder die HR-Fachkraft, die sieht, wie ein Sicherheitsproblem die Moral beeinträchtigt.

Schutz der Datenintegrität

Ein Bereich, in dem Unternehmen bei LPAs regelmäßig vor Herausforderungen stehen, ist die Datenintegrität. Häufige Probleme sind:

pencil whipping, bei dem Personen das Audit im Eilverfahren durchgehen und bei allen Punkten „Ja“ ankreuzen, nur um es hinter sich zu bringen
Schreibtisch-Audits, bei denen Personen das Audit komplett ausfallen lassen und die Checkliste von ihrem Schreibtisch aus ausfüllen

Die Rekrutierung von Auditoren aus anderen Gruppen hilft dabei, Probleme wie pencil whipping und gegenseitiges Decken zu bewältigen. Wie bereits erwähnt, prüfen Personen, die mit dem Prozess nicht vertraut sind, Fragen eher im Detail. Und wenn Sie nicht jeden Tag neben der betreffenden Person arbeiten müssen, verspüren Sie weniger Druck, Probleme durchgehen zu lassen. Wenn beispielsweise ein Montageleiter einen Pressprozess überprüft, fungiert dies als funktionsübergreifendes Audit innerhalb der Betriebsabteilung.

Nutzung begrenzter Ressourcen

Die Stärke von LPAs liegt darin, dass Sie Audits in sehr hoher Frequenz durchführen. Für viele Unternehmen wäre es sehr schwierig, diese Frequenz allein mit dem Qualitätsteam zu erreichen. Das Hinzuziehen zusätzlicher Teammitglieder hilft Unternehmen, mit weniger Ressourcen mehr zu erreichen.

Natürlich hat jede Gruppe ihre eigenen Prioritäten, und es kann schwierig sein, jemanden von seiner täglichen Arbeit abzuziehen. Es geht dabei nicht nur um die Bereitschaft einer einzelnen Person zur Teilnahme, sondern auch um die Unterstützung des Programms durch das Management.

Dieses Problem führt uns zurück zur Qualitätskultur. Wenn die Menschen im Unternehmen wirklich davon überzeugt sind, dass Qualität oberste Priorität hat, sind sie bereit, ihren Beitrag zu leisten. Um dieses Maß an Engagement zu erreichen, ist es wichtig, den Wert Ihres LPA-Programms anhand echter Beispiele, Ergebnisse und Ziele zu kommunizieren.

Und wenn die Leute ihre zugewiesenen Audits trotzdem nicht durchführen? Vielleicht muss die Führungsebene etwas Härte zeigen und unmissverständlich klarstellen, dass es sich hierbei nicht um eine Demokratie handelt.

Wie Audit-Software helfen kann

Logistische Details können eine Herausforderung darstellen, wenn es um die Terminplanung von Audits, die Sicherstellung der Compliance und die Analyse der Ergebnisse geht. LPA-Software bietet hier einen großen Vorteil und ermöglicht Ihnen Folgendes:

Planen Sie Audits für ein ganzes Jahr in nur wenigen Minuten
Verhindern Sie Schreibtisch-Audits, indem Sie ein Foto von jedem Audit vorschreiben
Generieren Sie Berichte automatisch, sodass weniger Zeit für das Erstellen von Tabellenkalkulationen und mehr Zeit für die Lösungsfindung aufgewendet wird
Teilen Sie Dashboard-Daten, damit jeder sehen kann, wer seine Audits absolviert

Unternehmen stellen häufig fest, dass Teams versuchen, sich bei den Audit-Abschlussraten gegenseitig zu übertreffen, wodurch auch Druck auf diejenigen ausgeübt wird, die ihren Beitrag nicht leisten. Wenn Sie jemanden haben, der wirklich hartnäckig blockiert, verfügen Sie zudem über harte Daten, um diese Person zur Rechenschaft zu ziehen.