Die versteckten Kosten des Nichtstuns: Ein Beispiel für das Audit-Management

Wenn es darum geht, den Wandel in einer Organisation voranzutreiben, wird die dafür erforderliche Investition oft als Kostenfaktor betrachtet.

Es gibt jedoch ein großes Problem bei dieser Denkweise:

Wenn Sie diesen Betrag nicht mit den Kosten vergleichen, die Ihr Unternehmen durch den Status quo ohnehin schon entstehen, verlieren Sie langfristig möglicherweise tatsächlich Geld.

Beispielsweise schätzt die American Society for Quality (ASQ), dass die Qualitätskosten bis zu 40 % des Umsatzes eines Werks ausmachen können. Gleichzeitig geben laut einer Randstad-Studie, die zeigt, dass die Pandemie die digitale Transformation beschleunigt hat, fast 7 von 10 Unternehmen an, durch digitale Investitionen Geld zu sparen.

Die Implikation für Hersteller: Auch wenn das Abseitsstehen bei Industrie 4.0 sicherer erscheinen mag, kostet es Unternehmen tatsächlich Geld.

Hier betrachten wir ein Beispiel rund um das Audit-Management, beleuchten die versteckten Kosten des Nichtstuns und zeigen, wie kleine Projekte zur digitalen Transformation große Erträge erzielen können.

Erfahren Sie mehr über eine leistungsstarke Strategie zur Senkung der Qualitätskosten in unserem Ultimate Guide to Layered Process Audits

Audit-Management: Der Status quo

Viele Hersteller nutzen nach wie vor Checklisten aus Papier zur Verwaltung von Audits in der Fertigung und verwenden Tabellenkalkulationen zur Nachverfolgung der Ergebnisse. Zu den Nachteilen eines papier- und tabellenbasierten Audit-Managements gehören:

• Das Hinzufügen oder Aktualisieren von Fragen ist schwierig.
• Das Einholen, Bearbeiten und Bereitstellen neuer Kopien von Papier-Checklisten bei erforderlichen Änderungen ist zeitaufwändig.
• Die manuelle Eingabe von Audit-Feststellungen in Tabellenkalkulationen birgt das Risiko von Fehlern.
• Die Verzögerung zwischen Audits und Berichterstattung führt dazu, dass sich Probleme lawinenartig ausbreiten.

Diese Probleme summieren sich zu versteckten Risiken, höheren Kosten und einem geringeren Nutzen für die aufgewendete Arbeitszeit in Audit-Programmen.

Dies ist ein besonders kostspieliger Ansatz für Hersteller, die Layered Process Audits durchführen – eine Art täglicher Schnellprüfungen, die kritische Prozessinputs (Critical-to-Quality) untersuchen. Das Ziel besteht darin, Fehler zu reduzieren, bevor sie auftreten, aber im Falle von Papier-Checklisten und Tabellenkalkulationen sind die Ergebnisse oft unbefriedigend.

Versteckte Fabrikkosten im Zusammenhang mit dem Status quo

Die versteckte Fabrik bezeichnet Prozesse in Ihrem Werk, die die Qualität untergraben, zum Beispiel wenn mangelnde vorbeugende Instandhaltung zu beschädigten Teilen und Geräteausfällen führt.

In diesem Beispiel verschlimmert ein papier- oder tabellenbasiertes Audit-Programm das Problem in verschiedener Hinsicht:

• Personen können ihre Audits leicht auslassen oder vergessen, wobei das Management kaum Einblick hat, wann dies geschieht.
• Daten, die Trends darüber zeigen, wo vorbeugende Instandhaltung ein Problem darstellt, stehen erst Tage oder Wochen nach Durchführung der Audits zur Verfügung.
• Schwere Probleme bleiben möglicherweise unbemerkt, während auf die manuelle Dateneingabe gewartet wird.
• Wenn Checklisten nicht schnell aktualisiert werden können, bedeutet dies, dass ein systemisches Problem an anderen Maschinen möglicherweise übersehen wird.
• Die Wahrscheinlichkeit eines erneuten Auftretens steigt, wenn Audit-Checklisten nicht rechtzeitig aktualisiert werden.

Die Kosten des Nichtstuns im Vergleich zu Investitionen in Effizienz beziffern

Wie können wir die Kosten dieser Fehler beziffern? Einige große Kostenkategorien fallen sofort ins Auge:

• Ausschuss und Nacharbeit: Diese Summe macht bis zu 2,2% des Umsatzes aus oder 2,2 Millionen US-Dollar bei einem Unternehmen mit 100 Millionen US-Dollar Umsatz. Wenn Sie diesen Wert um bescheidene 10% senken, erzielen Sie Einsparungen von vollen 220.000 US-Dollar.
• Rückrufe: Automobil-OEMs wie Ford und Subaru haben im vergangenen Jahr Schlagzeilen gemacht wegen Produktionsfehlern, die zum Rückruf von Tausenden von Fahrzeugen führten.
• Kundenbeschwerden: Laut Warranty Week wendet das durchschnittliche Unternehmen allein 2% seines Umsatzes für Garantiekosten auf, was 2 Millionen US-Dollar bei einem Unternehmen mit 100 Millionen US-Dollar Jahresumsatz entspricht.
• Korrekturmaßnahmen: Stillstandsgebühren für Fertigungslinien belaufen sich für Zulieferer großer Automobilhersteller auf bis zu 10.000 US-Dollar pro Minute, zusätzlich zu den Kosten für den Einsatz von Personal zum Sortieren von Teilen.

Ein erster Schritt in Richtung Industrie 4.0

Während sich die wichtigsten Berichte über Industrie 4.0 auf fortschrittliche Funktionen wie künstliche Intelligenz (KI) und Edge Computing konzentrieren, fangen viele Unternehmen viel kleiner an. Tatsächlich ist es für viele Unternehmen, die Audit-Management-Software wie EASE implementieren, ihr allererstes Projekt zur digitalen Transformation.

Im Vergleich zu groß angelegten Kapitalinvestitionen ist die Implementierung von EASE wesentlich unkomplizierter und dauert Tage statt Monate oder länger. Das Ergebnis ist eine schnellere Wertschöpfung, die schnellere Fortschritte bei Zielen wie der Reduzierung von Ausschuss, Fehlern und Reklamationen ermöglicht.

Automates Audit-Management ermöglicht Herstellern schnelle Ergebnisse durch:

• Erhöhung der Audit-Compliance durch E-Mail-Benachrichtigungen und bessere Transparenz darüber, wer seine Audits abschließt und wie lange diese dauern
• Sofortige Verfügbarkeit von Audit-Feststellungen zur schnelleren Identifizierung von Problemen und Trends
• Möglichkeit für Teams, Fragen hinzuzufügen, zu randomisieren und zu rotieren, um auf systemische Probleme zu prüfen und ein erneutes Auftreten zu verhindern
• Erstellung einer Momentaufnahme der Bereiche, in denen Prozesse nicht eingehalten werden – und in denen wahrscheinlich Fehler auftreten

Zusammengenommen können selbst kleine Änderungen bei Kennzahlen wie Ausschuss, Nacharbeit und Beschwerden zu enormen Kosteneinsparungen führen. Wie ein EASE-Kunde sagte: „Wenn es dabei hilft, auch nur einen Fehlerschlupf zu vermeiden – und das hat es –, hat es sich mehr als bezahlt gemacht.“

Vor dem Hintergrund der heutigen Lieferkettenkrisen in Verbindung mit der sprunghaft steigenen Nachfrage in der Fertigung ist Effizienz nicht länger nur ein nettes Extra. Sie wird definieren, wer das Beste aus den heutigen Chancen machen kann und wer ins Hintertreffen gerät. Die Vorreiter von morgen werden jetzt Schritte unternehmen, um ihre Reise zur digitalen Transformation zu beginnen.