7 Fehler, die Sie bei Checklisten für Layered Process Audits vermeiden sollten

Denken Sie an das letzte Mal zurück, als Sie ein Layered Process Audit durchgeführt haben. Was haben Sie gelernt? Wie viele Erkenntnisse haben Sie zur Verbesserung des Prozesses gewonnen? Hatten Sie die Möglichkeit für Coaching und Feedback?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen „Nicht viel“ lautete, dann müssen Sie an Ihren Checklisten für Layered Process Audits arbeiten.

Layered Process Audits (LPAs) sind eine Art hochfrequenter Audits, die in der Automobil- und Luftfahrtfertigung üblich sind. Die Audits finden mehrmals täglich statt und erfordern die Teilnahme aller Ebenen des Unternehmens, wodurch eine Reihe von Prüfungen entsteht, um Prozessfehler abzufangen, bevor sie zu Defekten werden.

Vermeidung häufiger Fehler bei Checklisten für Layered Process Audits

Viele Menschen tun sich schwer bei der Erstellung von Checklisten, die das Fundament für den Erfolg von LPAs bilden. Schauen wir uns einige der häufigsten Fehler an und wie Sie diese vermeiden können.

1. Fragen bieten keinen Mehrwert

Der wohl größte Fehler, den Menschen bei LPA-Checklisten machen, ist die Aufnahme von Scheinfragen, die keinen Mehrwert bieten.

Sie sehen beispielsweise Fragen wie: „Sind die Arbeitsanweisungen ausgehängt?“ Auch wenn dies wichtig erscheinen mag, geht es nicht wirklich an die Wurzel von Defekten im Hinblick auf Abweichungen vom Standard.

Eine bessere Frage wäre: „Kann der Bediener jeden Schritt der ausgehängten Arbeitsanweisungen erklären?“ Diese Frage trifft den Kern des Problems und gibt Ihnen die Möglichkeit, Vorschläge zu machen (oder herauszufinden, warum der Standard für Bediener nicht funktioniert).

2. Nur die Qualitätsabteilung erstellt Checklisten

Wenn Ihre Qualitätsabteilung ausschließlich für das Verfassen von LPA-Fragen verantwortlich ist, stellt dies eine erhebliche Schwachstelle dar. Qualitätsmitarbeiter kennen die Prozesse oft nicht gut genug, um Probleme zu lokalisieren, die zu Defekten führen.

Stattdessen sollte die Qualitätssicherung bei der Erstellung von Fragen mit der Fertigung zusammenarbeiten, wobei kein Team ein Vorecht gegenüber dem anderen hat. Dies schützt die Integrität der Fragen. Sie sollten auch den Input des Managements einholen, da dieses oft wertvolle Einblicke auf hoher Ebene bieten kann.

3. Verwendung von Wörtern wie „korrekt“ und „ordnungsgemäß“

LPA-Fragen enthalten häufig subjektive Begriffe wie „korrekt“ oder „ordnungsgemäß“, was erfordert, dass der Auditor genau weiß, was korrekt oder ordnungsgemäß ist.

Denken Sie jedoch immer daran, dass Auditoren aus allen Ebenen und Abteilungen kommen und daher möglicherweise nicht automatisch wissen, was korrekt ist. Das ist jedoch nichts Schlechtes – im Gegenteil, genau diesen unvoreingenommenen Blick auf Ihre Prozesse zu werfen, ist der Sinn von LPAs.

Glauben Sie, dass der Mitarbeiter aus der Finanzabteilung weiß, ob eine bestimmte Lehre korrekt kalibriert ist? Vermutlich nicht. LPA-Fragen müssen konkreter sein, daher sollten Sie alle Spezifikationen, Toleranzen oder Ablesewerte, die während des Audits überprüft werden müssen, klar benennen.

4. Nur Experten verstehen die Fragen

Bezug nehmend auf den obigen Punkt zur Bildung übergreifender Teams von Auditoren möchten Sie sicherstellen, dass Personen, die mit einem bestimmten Prozess nicht vertraut sind, Fragen problemlos beantworten können. Dies hilft auch dabei, pencil whipping zu vermeiden, was der Genauigkeit Ihrer Berichte abträglich sein kann.

Präzision trägt wesentlich dazu bei, Fragen verständlicher zu machen. Sie können Fragen auch vereinfachen durch:

• Verwendung von so wenigen Wörtern wie möglich
• Fragen aus einer externen Perspektive betrachten
• Das Verfassen von Ja/Nein-Fragen, wobei „Ja“ für das Bestehen steht und „Nein“ zusätzliche Nachverfolgungen auslöst

5. Checklisten haben zu viele Fragen

Wenn Sie möchten, dass Ihre LPA-Implementierung erfolgreich ist, müssen Sie Audits kurz und prägnant halten. Andernfalls werden Audits übersprungen, weil den Mitarbeitern die Zeit für deren Durchführung fehlt. Das Resultat: niedrigere Abschlussquoten, weniger Daten und größere Schwierigkeiten beim Erreichen Ihrer Ziele.

Um die für LPAs erforderliche hohe Frequenz zu erreichen, sollte jedes Audit nur etwa 10 Minuten dauern. Das bedeutet, dass Sie die Checkliste auf grob 10 Fragen beschränken müssen, von denen jede einfach genug ist, um in etwa einer Minute verifiziert zu werden.

6. Fragen und Checklisten sind veraltet

Veraltete LPA-Checklisten und -Fragen stellen für Hersteller ein großes Problem dar, insbesondere für diejenigen, die LPAs lediglich zur Erfüllung von Kundenanforderungen einsetzen.

Damit LPAs Defekte, Reklamationen und Qualitätskosten tatsächlich reduzieren, muss die Entwicklung von Checklisten ein iterativer Prozess sein. Wenn eine Frage eine Bestehensquote von 99 % aufweist, lernen Sie durch das Stellen dieser Frage wirklich noch etwas?

Um Checklisten aktuell zu halten, sollten Sie regelmäßig neue Fragen einbinden basierend auf:

• Ergebnissen der Prozess-FMEA (Process Failure Modes and Effects Analysis)
• Kundenreklamationen und internen Defekten
• Ausschussberichten
• Feststellungen aus Zertifizierungsaudits wie Nichtkonformitäten nach IATF 16949 und ISO 9001
• Korrekturmaßnahmen und Ergebnissen der Ursachenanalyse

7. Verwendung derselben Checkliste für mehrere Arbeitsbereiche

Der letzte Fehler, den Sie bei LPA-Checklisten vermeiden sollten, ist die Verwendung identischer Checklisten für jeden Arbeitsbereich oder jede Fertigungszelle. Natürlich treibt Unternehmen nicht immer eine reine „Haken-dran“-Mentalität zu diesem Fehler. In vielen Fällen liegt es schlicht an der Komplexität der Planung, Verwaltung und Nachverfolgung einer großen Anzahl von Audits.

Wenn Sie dies alles auf Papier erledigen, werden Sie es wahrscheinlich weitaus schwieriger finden, maßgeschneiderte Checklisten zu erstellen, die aktuelle und entstehende Risiken widerspiegeln. Eine automatisierte LPA-Plattform hingegen ermöglicht es Ihnen, maßgeschneiderte Checklisten mit rotierenden und zufällig ausgewählten Fragen zu erstellen.

Sie machen damit nicht nur Fragen und Checklisten robuster, sondern können auch genau bestimmen, welche Prozesse Ihre größten Probleme verursachen. Genau diese Informationen versetzen Sie in die Lage, bedeutende Qualitätsverbesserungen vorzunehmen, wodurch Sie den maximalen Nutzen aus Ihrer Investition in LPAs ziehen.