Stehen Layered Process Audits der Qualität im Weg?

Laut dem Deloitte Automotive Quality 2020 Report wenden Automobilhersteller jährlich durchschnittlich 116 Tage für die Compliance von Qualitätsmanagementsystemen (QMS) auf.

Layered Process Audits, die sich auf über tausend Audits pro Jahr belaufen können, beanspruchen für Unternehmen, die diese kurzen, frequenten Prüfungen durchführen, viele dieser Stunden.

Richtig ausgeführt, können Layered Process Audits (LPAs) dazu beitragen, Fehler und Qualitätskosten relativ schnell drastisch zu reduzieren, aber diese hochfrequenten Audits können Unternehmen auch in administrative Arbeit begraben, wenn sie nicht vorbereitet sind.

Dieser Beitrag untersucht klassische Probleme, die der Qualität im Weg stehen, und zeigt, wie diese behoben werden können, um größere und schnellere Verbesserungen zu erzielen.

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Planungs-Ineffizienzen

Das Erstellen und Einhalten eines Zeitplans ist für den Erfolg von LPAs von grundlegender Bedeutung, aber die Realität der Planung täglicher schichtbezogener Audits von kritischen Qualitätsprozessen kann schnell überwältigend werden. Die Berücksichtigung von bezahlten Freistellungen und geplanten Ausfallzeiten ist komplexer und zeitaufwändiger, ebenso wie die Benachrichtigung der Auditoren über ihre Verantwortlichkeiten.

Eine automatisierte LPA-Plattform bietet einen Vorteil für Unternehmen, die sich für die Automatisierung entscheiden, da sie es ihnen ermöglicht, innerhalb von Minuten einen in Outlook integrierten jährlichen Audit-Zeitplan zu erstellen.

Geringe Audit-Compliance

Niedrige Abschlussraten von Audits sind für viele Unternehmen ein Dorn im Auge und verhindern Qualitätsverbesserungen durch:

• Das Durchrutschen von Problemen durch das Raster
• Die Einschränkung der von Unternehmen gesammelten Datenmenge
• Das Signal, dass LPAs keine Rolle spielen

Das Hinzufügen von Benachrichtigungen zu Kalendereinladungen kann dazu beitragen, Personen daran zu erinnern, Audits nicht auszulassen, aber niedrige Audit-Abschlussraten spiegeln häufig ein Rechenschaftsproblem wider. Wenn das Auslassen von Audits gängige Praxis ist, warum sollte dann überhaupt jemand teilnehmen? Die Lösung ist einfach – Personen müssen sich gegenüber dem Management für verpasste Audits rechtfertigen. Und wenn das Management sie nicht zur Rechenschaft zieht, müssen Sie zurückgehen und die Unterstützung der Führungsebene für LPAs einholen.

Schlechte Datenqualität

Die Datenqualität ist eine weitere häufige Herausforderung für Unternehmen, die LPAs durchführen. Die beiden Hauptprobleme sind pencil whipping und Fragen, die keinen Mehrwert bieten.

Pencil whipping tritt auf, wenn Personen einfach das Kästchen ankreuzen, um Audits schnell abzuschließen. Eine Möglichkeit, dies zu erkennen, besteht darin, die Zeit für die Audits zu messen. Wenn jemand Audits in unter einer Minute abschließt, ist es unwahrscheinlich, dass er sehr genau hingesehen hat.

Das andere Problem führt zurück zu den LPA-Fragen selbst. Viele Unternehmen verlassen sich auf allgemeine Fragen, die im gesamten Werk verwendet werden, aber die Erfassung von Qualitätsdaten erfordert Fragen, die spezifisch für den Prozess oder Arbeitsbereich sind.

Mangelndes Coaching und Feedback

Audits dazu zu nutzen, Schuldzuweisungen zu machen, bedeutet, kritische Chancen für Coaching und Feedback zu verpassen. Ein Hersteller, mit dem wir gesprochen haben, schlug sogar vor, LPAs angesichts der Art der Interaktionen, die sie ermöglichen, als Layered Process Coaching zu bezeichnen.

Im Kern bringen Audits Führungskräfte direkt mit Problemen in der Fertigung zusammen und geben gleichzeitig Bedienern die Möglichkeit, gehört zu werden. Um diese Vorteile zu nutzen, müssen Sie Respekt zeigen durch:

• Blickkontakt mit der Person, die Sie auditieren
• Das Zeigen echten Interesses am Verständnis des Prozesses
• Das Einholen von Feedback und Vorschlägen
• Die Frage nach dem Warum anstelle von Kritik an den Mitarbeitern, wenn Sie eine Nichtkonformität feststellen
• Lob auszusprechen, wenn Dinge richtig gemacht werden

Nichtbehebung von Nichtkonformitäten

Wenn Sie über keinen geschlossenen Prozess zur Nachverfolgung von Nichtkonformitäten verfügen, ist Ihr Auditprogramm zum Scheitern verurteilt. Sie riskieren damit nicht nur Qualitäts-Fehlerschlupf, sondern signalisieren Ihrem Team unbeabsichtigt, dass Ihnen Auditfeststellungen im Grunde gleichgültig sind – wodurch Sie niemals eine Qualitätskultur aufbauen können.

Die Behebung dieses Problems erfordert einen standardisierten Prozess für folgende Schritte:

• Vorgesetzte über Nichtkonformitäten informieren, die Korrekturmaßnahmen erfordern
• Einen Korrekturmaßnahmenplan erstellen, in dem verantwortliche Personen und Fristen festgelegt sind
• Auf Probleme zurückkommen, um Personen für Aktionspunkte in die Pflicht zu nehmen
• Audit-Ergebnisse regelmäßig mit dem Management überprüfen und überfällige Punkte bearbeiten

Eine automatisierte Audit-Plattform optimiert diesen Prozess, insbesondere wenn sie mit der Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen verknüpft ist.

Verzögerung der Berichterstattung

Die Berichterstattung ist ein weiterer entscheidender Bereich, in dem ein ineffizienter Prozess den Ergebnissen im Weg stehen kann. Dies ist besonders problematisch, wenn Hersteller auf manuelle oder tabellenbasierte Nachverfolgung setzen, was zu einer Verzögerung zwischen der Durchführung von Audits und der Analyse der Feststellungen führt. Jemand muss die Daten manuell eingeben und auswerten – ein Prozess, der wertvolle Zeit beansprucht, während Probleme ungehindert fortbestehen.

Automatisierung kann hier als Katalysator für Veränderungen dienen und es Unternehmen ermöglichen, Probleme in Echtzeit zu erkennen, sodass sie sofort Maßnahmen ergreifen können, um potenziellen Qualitätsproblemen vorzubeugen. Die Einsparung dieser Zeit bedeutet zudem, dass sich die Mitarbeiter anstelle der Dateneingabe auf strategische Qualitätsprojekte konzentrieren können.

Mangelnde Verifizierung

Der letzte Baustein, um sicherzustellen, dass Ihr Auditprozess die Qualität nicht blockiert, ist die Verifizierung von Korrekturmaßnahmen und die erneute Prüfung nicht berücksichtigter Auditpunkte.

Für viele Organisationen ist es bereits schwierig genug, den Rückstau an Korrekturmaßnahmen zu bewältigen, geschweige denn zu überprüfen, ob diese tatsächlich greifen. Die richtige Umsetzung kann so einfach sein wie das Hinzufügen einer neuen Frage zu LPAs, die nach dem Zufallsprinzip rotiert wird, sodass Sie sicherstellen können, dass erzielte Verbesserungen nachhaltig gesichert sind.

Der traditionelle Ansatz für LPAs mit papierbasierten Checklisten und der Dateneingabe in Excel-Tabellen erzeugt Ineffizienzen, die letztendlich zulasten der Qualität gehen. Die Automatisierung von LPAs kann diese Ineffizienzen beheben und den Fokus von administrativen Arbeiten ablenken, damit sich Teams auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können – die Verbesserung der Qualität und die Zufriedenheit der Kunden.