Auditing What Matters: Warum Variation der Schlüssel ist

Stellen Sie sich vor, Sie führen Layered Process Audits durch und sehen die folgenden zwei Fragen auf Ihrer Checkliste:

1. Ist die Poka-Yoke-Vorrichtung an der Maschine verschraubt?
2. Entfernt der Bediener den überschüssigen Kunststoff vom Teil, bevor er es aus der Form nimmt?

Obwohl sich beide Fragen auf Prozessinputs beziehen, die für die Fehlerreduzierung wichtig sind, behandelt nur die zweite Frage einen Input, der sich im Laufe der Zeit wahrscheinlich verändert. Variation ist der Schlüssel bei der Auswahl von Elementen, die mit Layered Process Audits verifiziert werden sollen, und hilft Ihnen, in kürzester Zeit die wertvollsten Informationen zu erhalten.

Heute befassen wir uns damit, warum es so wichtig ist, sich bei der Formulierung von Fragen für ein Layered Process Audit (LPA) auf die Streuung zu konzentrieren. Wir untersuchen zudem einige praktische Beispiele, die Rolle der 6M und wie LPA-Software Ihnen dabei helfen kann, Inputs mit der gewünschten Frequenz zu überprüfen.

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Warum Variation wichtig ist

Wenn es darum geht, einen zu verifizierenden Input mit einer LPA-Frage auszuwählen, gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen:

• Hat er einen hohen Wert? Das Überprüfen von Papierkram oder Formularen ist Zeitverschwendung, wenn Ihnen für ein Audit nur zehn Minuten zur Verfügung stehen.
• Können Sie eine Ja/Nein-Frage zu dem Input formulieren, die klare Beweise für die Konformität liefert? Auditoren müssen leicht überprüfen können, ob der Prozess konform oder nichtkonform ist.
• Handelt es sich bei dem Processelement um etwas, das sich im Laufe der Zeit verändern kann? Ein Input mag zwar wertvoll und einfach zu überprüfen sein, aber wenn er sich niemals ändert, benötigen Sie keine LPA-Frage zu seiner Überprüfung.

Fragen zu Prozesselementen zu stellen, die sich im Laufe der Zeit nicht verändern, führt in der Regel zu Frustration bei Auditoren und Bedienern, was die Akzeptanz für Ihr LPA-Programm beeinträchtigt. Wenn die Beteiligten den Eindruck haben, dass die Fragen keinen Wert bieten, schalten sie eher ab und führen das Audit einfach als „pencil whip“ durch.

Ebenso wichtig ist, dass LPAs auf hohe Frequenz ausgelegt sind, weshalb Sie diese schnell abschließen können müssen. Das bedeutet, dass sich auf jeder Checkliste nur etwa zehn Fragen befinden sollten. Bei so wenigen Fragen auf jedem Audit muss jede einzelne maximale Wirkung erzielen. Das Verifizieren von Elementen, die nicht variieren, ist Zeitverschwendung und eine verpasste Gelegenheit, ein anderes Problem aufzudecken, das zu Produktfehlern führen könnte.

Woher wissen Sie also, ob sich ein Element im Laufe der Zeit verändert? Ein einfacher Weg dies herauszufinden besteht darin, den Bediener zu fragen. Das Einholen von Feedback der Bediener kann wertvolle Einblicke darüber liefern, welche Fragen wahrscheinlich ins Schwarze treffen und welche voraussichtlich nur geringen Wert bieten.

Die 6Ms zur Minimierung von Variationen nutzen

Ein hervorragender Ausgangspunkt beim Aufbau Ihrer LPA-Fragenbibliothek sind die 6Ms der Prozesssteuerung. Basierend auf einem Ishikawa- oder Fischgrät-Diagramm werden die 6Ms verwendet, um Prozessinputs zu kategorisieren, die bei vorhandener Variation zu Qualitätsproblemen führen können. Die 6Ms sind:

1. Mensch (Arbeitskraft): Variationen in der Art und Weise, wie ein einzelner Mitarbeiter seine Arbeit ausführt, oder Unterschiede in der Arbeitsweise verschiedener Arbeiter bei einem Arbeitsgang können zu Problemen führen.
2. Maschine: Veränderungen im Anlagenbetrieb, wie sie beispielsweise durch normalen Verschleiß entstehen, können zu Fehlern führen.
3. Methode: Variationen in den Methoden sollten nur dann auftreten, wenn Sie separate Arbeitsanweisungen verwenden, um ähnliche Teile für verschiedene Kunden zu produzieren. Die meisten LPA-Fragen konzentrieren sich nicht auf die Methode, da es bei dokumentierten Methoden keine Variation geben sollte.
4. Mitwelt (Umgebung): Umgebungsbedingungen wie hohe Luftfeuchtigkeit oder hohe Temperaturen sind eine entscheidende Variationsquelle, da sie die Anlagenleistung sowie die Stabilität von Materialien beeinflussen können.
5. Material: Beispiele für materialbezogene Variationen wären, wenn ein Rohmaterial falsch etikettiert wurde, die falschen Teile in den Arbeitsbereich gebracht wurden oder ein Problem mit der Lieferantenqualität vorliegt.

Die richtige Frequenz finden

Es gibt bestimmte Situationen, in denen es zu viel wäre, eine Frage in einem LPA täglich zu stellen, während das vollständige Weglassen ebenfalls ein Risiko darstellt. Das obige Beispiel der an der Maschine verschraubten Poka-Yoke-Vorrichtung ist ein solcher Fall. Erfahren Sie mehr über das Poka-Yoke-Konzept.

Diese Frage täglich oder auch wöchentlich zu stellen, ist wahrscheinlich zu häufig, insbesondere wenn es in der Vergangenheit noch nie Probleme damit gab. Angenommen jedoch, Sie haben die Vorrichtung im Rahmen einer Korrekturmaßnahme installiert, um eine falsche Montage (auf dem Kopf) zu verhindern. Daher möchten Sie dies möglicherweise in regelmäßigen Abständen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie nach wie vor ordnungsgemäß funktioniert.

Anstatt sie jedoch in eine tägliche Checkliste aufzunehmen, könnten Sie sie zu einem Pool von Fragen mit geringer Häufigkeit hinzufügen, sodass sie einmal alle 45 Tage überprüft wird. Dies erreichen Sie, indem Sie in Ihrer Fragenbibliothek ein benutzerdefiniertes Tag erstellen und Checklisten so randomisieren, dass pro Audit genau eine Frage mit geringer Häufigkeit rotiert. LPA-Software wie EASE macht dies unkompliziert und ermöglicht Ihnen zudem, Tags für jede der 6 M zu erstellen, um eine breite Abdeckung bekannter Risiken sicherzustellen.

Auch wenn es verlockend sein mag, alles Mögliche in Ihre LPA-Fragenbibliothek aufzunehmen, ist Fingerspitzengefühl von entscheidender Bedeutung. Indem Sie sich auf Elemente konzentrieren, die wahrscheinlich variieren – und die Häufigkeit von Fragen verringern, bei denen dies nicht der Fall ist –, stellen Sie sicher, dass Sie den größtmöglichen Nutzen aus diesen schnellen, häufigen Audits ziehen.