Layered Process Audits: Sollten verschiedene Ebenen unterschiedliche Fragen stellen?

Die Erstellung einer robusten Fragenbibliothek ist das Fundament für den Erfolg von Layered Process Audits und zugleich einer der anspruchsvollsten Schritte bei der Implementierung. Ein Grund dafür ist, dass Fragen für Layered Process Audits (LPAs) spezifisch sein und gleichzeitig einfach genug bleiben müssen, damit sie auch von Nicht-Experten verstanden werden.

Eine Frage, die kürzlich während unseres Webinars zur Optimierung von LPA-Fragen aufkam, war, ob Werke unterschiedliche Fragen für verschiedene Auditoren-Ebenen verwenden sollten oder nicht.

Die Antwort lautet: Es kommt darauf an.

Um der Frage genauer nachzugehen, haben wir die Perspektiven von drei verschiedenen Experten zu Situationen eingeholt, in denen dies sinnvoll ist, sowie zu den Nachteilen dieses Ansatzes. Zu den von uns befragten Experten gehören Marie Křížková, Integrated Management System Manager bei Eissmann, Richard Nave von The Luminous Group, und Travis Carlton, Customer Success Manager bei EASE.

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Nutzen von Layer-3-Audits zur Anregung von Diskussionen

Nave gibt an, dass sein Team im Allgemeinen davon abriet, unterschiedliche Fragenkataloge für die verschiedenen Ebenen zu verwenden. Er merkt jedoch an, dass einige Werke, mit denen er gearbeitet hat, bestimmte Fragen speziell für höhere Ebenen kennzeichnen. Dabei wird davon ausgegangen, dass alle Fragen für die Ebenen 1 und 2 gelten sollten und nur bestimmte Fragen zusätzlich für Checklisten der Ebene 3 markiert werden.

„Fragen der Ebene 3 sind tendenziell diskussionsorientierter und bieten dem Werksleiter oder Führungskräften die Möglichkeit, sich intensiver mit dem Mitarbeiter zu unterhalten“, sagt er.

Carlton stimmt zu, dass Fragen auf höheren Ebenen allgemeiner gehalten werden können. Da Auditoren der Ebene 1 näher am Prozess sind, nutzen einige Werke für diese Audits spezifischere Fragen und ergänzen die Audits der Ebene 2 und Ebene 3 lediglich um weitere Punkte.

„An einigen Standorten stellt Ebene 1 einen Katalog von zehn Fragen, Ebene 2 verwendet denselben Katalog plus zwei weitere“, sagt er. „Ebene 3 umfasst dieselben zwölf Fragen plus zwei zusätzliche.“

Nave nennt als ein mögliches Szenario, in dem Ebene 3 spezifische Fragen stellt, den Fall, dass Sie das Gefühl haben, die Mitarbeiter verstehen das „Warum“ hinter ihrer Arbeit nicht. Gute LPA-Fragen sollten sich auf das Was, Wie und Warum der Tätigkeit konzentrieren, und Auditoren der Ebene 3 haben typischerweise den besten Blick für letzteren Aspekt.

„Angenommen, Ihr Audit überprüft, ob der Mitarbeiter weiß, dass er eine Schraube auf eine bestimmte Art und Weise anziehen muss, weil sie sich bei Vibrationen andernfalls löst“, sagt er. „Diese letzte Frage – warum es wichtig ist – lässt sich am besten auf Ebene 3 klären.“

Křížková sieht andere Situationen, in denen Führungskräfte besser qualifiziert sind, bestimmte Fragen zu beantworten. Beispiele hierfür sind Fälle, in denen die Überprüfung einer technischen Einrichtung erweiterte Berechtigungen für den Zugriff auf Software erfordert oder bei denen festgestellt werden muss, ob eine geschulte Vertretung bereitsteht, um bei Problemen einzugreifen.

„Selbst wenn sie eine Antwort erhalten, sind sie möglicherweise nicht in der Lage zu beurteilen, ob diese Antwort korrekt ist oder nicht“, sagt sie.

Nachteile der Verwendung unterschiedlicher LPA-Fragen für verschiedene Ebenen

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen bei der Verwendung unterschiedlicher Fragen für verschiedene Ebenen Vorsicht walten lassen sollten.

Der erste Grund ist, dass die mehrfache Überprüfung derselben Punkte LPAs erst zu echten Layered Process Audits macht. Wenn Auditoren völlig unterschiedliche Fragenkataloge abarbeiten, gleicht dies eher einem regulären Prozessaudit und verhindert nicht, dass Nichtkonformitäten übersehen werden, die ein vorheriger Auditor eventuell verpasst hat. Dies ist der Hauptgrund, warum Werke die Fragen über verschiedene Ebenen hinweg einheitlich halten und nur eine Minderheit der Standorte diese Technik anwendet.

Ein weiterer zu berücksichtigender Faktor ist, dass eine wiederholte Betonung dazu beiträgt, das Wesentliche zu verdeutlichen, eine Qualitätskultur zu fördern und Qualität zu einer Aufgabe für jeden Einzelnen zu machen.

„Ein guter Werksleiter sollte ebenso wie der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter darüber sprechen, ob die benötigten Handschuhe leicht zu finden sind“, sagt Nave.

Verwaltung Ihrer Fragenbibliothek

Was die Verwaltung Ihrer LPA-Fragenbibliothek angeht, müssen Sie darauf achten, das System nicht mit zu vielen Fragen zu überlasten.

„Als Systemadministrator müssen Sie sich fragen, ob das Hinzufügen einer Frage wirklich sinnvoll ist“, sagt Křížková. „Konfligiert diese Frage mit einer anderen an einer anderen Stelle oder stiftet sie auf andere Weise Verwirrung?“

Wenn das der Fall ist, so sagt sie, laufen Sie Gefahr, dass Mitarbeiter eine Nichtkonformität melden, wo keine vorliegt, oder umgekehrt.

LPA-Software wie EASE kann Ihnen dabei helfen, Ihre Fragenbibliothek zu verwalten und Verwirrung zu vermeiden, sodass Sie:

• Fragen gezielt für Audits der Schicht 3 oder Schicht 4 kennzeichnen
• Übergeordnete Auditfragen rotieren und nach dem Zufallsprinzip in die entsprechenden Checklisten einbinden
• Fragenformate und Fehlerkategorien standardisieren
• Ergebnisse in verschiedenen Formaten erfassen, sei es als Messwert oder als offene Antwort auf eine Diskussionsfrage
• Nichtkonformitäten bei Bedarf eskalieren, um den Regelkreis zu schließen, einschließlich der Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen, die den Verantwortlichen zugewiesen wurden

Im Allgemeinen sollten Werke versuchen, die Fragen über alle Schichten hinweg konsistent zu halten. Es gibt jedoch einige Vorteile, wenn man spezifische Fragen zu Audits auf höherer Ebene hinzufügt, darunter das Erfassen von Mitarbeiterfeedback und die Unterstützung bei der Verdeutlichung des Hintergrunds („Warum“) hinter bestimmten Prozessschritten. Eine digitale LPA-Plattform kann dazu beitragen, einige der Nachteile dieses Ansatzes zu vermeiden, indem sie sicherstellt, dass Ihre Fragenbibliothek robust und schlank ist und gleichzeitig umsetzbare Daten zur kontinuierlichen Verbesserung liefert.