Verwendung von LPA-Systemen zum Aufbrechen von Kommunikationsnormen in der Fertigung

Schon das Hören des Wortes „Audit“ kann bei manchen Menschen Panik auslösen. Unabhängig davon, ob es sich um ein Finanzaudit, ein Umweltaudit oder sogar um ein einfaches Prozessaudit in der Fertigung eines Werks handelt, fühlt sich die Person, die den Fragen eines Auditors gegenübersteht, wahrscheinlich unwohl oder geht sofort in die Defensive. Was wäre jedoch, wenn Sie die negativen Konnotationen, die mit Audits verbunden sind, umkehren und zeigen könnten, dass der Auditprozess durchaus positive Folgen wie eine verbesserte Kommunikation unter Ihren Mitarbeitern haben kann? Wenn Ihr Unternehmen Layered Process Audits (LPAs) durchführt, verfügen Sie bereits über einen Mechanismus, um eine konsistente, bidirektionale Kommunikation in der Belegschaft zu verbessern.

Einige Ihrer Mitarbeiter in der Fertigung verlassen sich bei wichtigen Prozessschritten möglicherweise auf ihr Gedächtnis, anstatt schriftliche Arbeitsanweisungen zu Rate zu ziehen – dies kann natürlich zu Abweichungen von schriftlichen Standards und potenziellen Nichtkonformitäten führen. Ein Bediener in der Fertigung fühlt sich vielleicht unwohl dabei, einen Fehler einzugestehen oder die Schuld auf einen Prozess zu schieben, der einfach nicht funktioniert. Wenn eine Prozessänderung implementiert wird, müssen die Mitarbeiter Gewohnheiten ablegen, die im Laufe der Zeit möglicherweise tief verwurzelt sind. Infolgedessen verfallen einige Mitarbeiter möglicherweise wieder in alte Gewohnheiten und Prozesse. LPAs tragen dazu bei, dass dies nicht passiert und die Arbeit wie vorgesehen ausgeführt wird.

Durch die Schaffung einer sicheren Atmosphäre für wichtige Gespräche über die Nutzung operativer Prozesse können Sie die typischen Kommunikationsbarrieren in der Fertigung überwinden. Interaktionen zwischen Auditoren aus dem Managementbereich – möglicherweise Ingenieuren oder Werksleitern – und Mitarbeitern in der Fertigung können Vertrauen zwischen diesen Mitarbeitergruppen aufbauen und ein Gefühl der gemeinsamen Verantwortung bei dem Ziel schaffen, sicherzustellen, dass die Produktionsprozesse wie vorgesehen eingehalten werden.

Mitarbeiter beruhigen und Ängste nehmen

Mit regelmäßig geplanten LPAs, an denen verschiedene Führungsebenen beteiligt sind, können Sie die Weichen für eine regelmäßige, fortlaufende Kommunikation stellen, die sich auf operative Risiken konzentriert. Ein robustes LPA-Programm hilft Ihrem Unternehmen, sowohl Standardisierungs- als auch Varianzprobleme anzugehen und gleichzeitig den Wandel von einer Denkweise des Erkennens und Korrigierens hin zu einer proaktiven Qualitätskultur mit Schwerpunkt auf Verifizierung und Prävention zu vollziehen.

Damit sich Ihre Mitarbeiter in der Fertigung beim Auditprozess sicherer fühlen, sollten Sie Details des LPA-Programms regelmäßig kommunizieren. Zu den wichtigsten zu vertiefenden Themen gehören:

• LPAs dienen dazu, zu überprüfen, ob das System und die Prozesse des Unternehmens wie konzipiert funktionieren. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter diesen Unterschied verstehen, um Gefühle einer persönlichen Beurteilung oder Bewertung zu mildern.
• Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass sie nichts anders machen sollten, wenn in ihrem Arbeitsbereich ein LPA durchgeführt wird – schließlich möchten Sie, dass ein Auditor eine Momentaufnahme oder ein reales Bild davon erhält, was bei einem bestimmten Prozess passiert.
• Teilen Sie Erfolgsgeschichten, die aus Ihren LPAs hervorgehen. Sobald die Mitarbeiter erfahren, wie ihre Kollegen mit verbesserten Arbeitsprozessen reagiert haben, fühlen sie sich mit dem LPA-Prozess eher wohl.

Anwendung von Gemba-Walk-Prinzipien

Eine weitere Idee zum Aufbrechen typischer Kommunikationsnormen in der Fertigung besteht darin, ein Schlüsselelement eines Gemba Walks – nämlich Respekt zu zeigen – auf verschiedene Weise anzuwenden, wie zum Beispiel durch:

• Coaching von Mitarbeitern zur Leistungssteigerung und Verbesserung ihrer Prozesse.
• Entwicklung der Problemlösungskompetenz Ihrer Mitarbeiter in der Fertigung.
• Herausforderung an die Mitarbeiter, eigene Lösungen zu entwickeln.
• Die Ermutigung Ihrer Auditoren, positives Feedback und Anerkennung zu geben, wenn sie beobachten, dass Mitarbeiter in der Fertigung schriftliche Anweisungen korrekt befolgen. LPAs sollten sowohl positive Maßnahmen als auch solche kennzeichnen, die korrigiert werden müssen. Positives Feedback vermittelt Motivation, die die kontinuierliche Verbesserung vorantreibt.

Verbesserung von LPA-Fragen durch Feedback

Ein effektives LPA sollte eine bidirektionale Kommunikation beinhalten, was bedeutet, dass die Mitarbeiter in der Fertigung reichlich Gelegenheit haben, den Auditoren auf Führungsebene Feedback zu geben. Reger Austausch zwischen Management und Prozessanwendern führt häufig zu neuen oder verbesserten LPA-Fragen für zukünftige Audits. Oft haben die Mitarbeiter in der Fertigung eine einzigartige Perspektive auf einen Prozess, die das Management noch nie in Betracht gezogen hat; durch den Informationsaustausch während des LPA-Prozesses wird eine neue Reihe von Auditfragen entdeckt.

Durch die Bemühung, die Wahrnehmung zu stärken, dass Ihr LPA-System und damit verbunden Ihre LPA-Auditoren nicht da sind, um nach Fehlern zu suchen und dann „Bestrafungen“ auszusprechen, wird die bidirektionale Kommunikation zwischen Management und Mitarbeitern an vorderster Front gefördert. Mit dieser Perspektive wird Ihr LPA-Prozess im Laufe der Zeit einen Geist der Zusammenarbeit und des Vertrauens zwischen Management und Mitarbeitern fördern.