So nutzen Sie Audit-Software, um Audit-Überlastung zu reduzieren

Audits durchzuführen erscheint oberflächlich betrachtet einfach, umfasst in der Realität jedoch zahlreiche Schritte, bei denen Dinge schiefgehen können.

Da wäre zunächst die Planung und die Sicherstellung, dass die Beteiligten ihre Audits auch tatsächlich durchführen. Hinzu kommt das Verfassen der Fragen selbst, das Sicherstellen, dass Checklisten auf dem neuesten Stand sind, und deren Verteilung an die Auditoren. Schließlich müssen Sie die Feststellungen in ein für die Überprüfung geeignetes Format bringen und sicherstellen, dass etwaige Nichtkonformitäten nachverfolgt werden.

Angesichts der vielen Details, die es zu verwalten gilt, ist es kein Wunder, dass Werke Schwierigkeiten mit hochfrequenten Audits haben, die erwiesenermaßen Fehler und Reklamationen reduzieren.

Aus diesem Grund wenden sich Hersteller auch automatisierter Software zu, um den Prozess zu vereinfachen, sodass sie mit weniger Aufwand und besseren Ergebnissen mehr Daten aus der Fertigung erfassen können.
Im heutigen Artikel befassen wir uns damit, wie Sie Software einsetzen können, um Audit-Überlastung zu reduzieren. Darüber hinaus zeigen wir Strategien auf, wie Werke mehr aus ihrer Investition herausholen und Fortschritte bei ihren wichtigsten Qualitätszielen erzielen können.

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Einhaltung Ihres Audit-Zeitplans

Je nach Häufigkeit Ihrer Audits kann die Planung ein erhebliches Kopfzerbrechen bereiten. Das gilt insbesondere für hochfrequente Audits wie Layered Process Audits (LPAs), bei denen mehrere tägliche Prüfungen zur Verifizierung qualitätskritischer Prozesse eingesetzt werden.

Anstatt Audits manuell planen zu müssen, können Sie den Aufwand durch automatisierte Software wie folgt reduzieren:

• Planung von Audits für ein ganzes Jahr auf einmal
• Einbindung von geplanten Stillstandszeiten und bezahlter Abwesenheit (Urlaub) von Auditoren in den Audit-Zeitplan
• Einrichtung Ihrer Software zum Versenden automatisierter Benachrichtigungen, wenn es für Auditoren an der Zeit ist, ihre Prüfungen durchzuführen

Aktualisierung von Fragen

Es gibt mehrere Gründe, warum es wichtig ist, Auditfragen regelmäßig zu aktualisieren. Zunächst einmal sollten Audit- und Inspektionsfragen aktuelle Qualitätsherausforderungen widerspiegeln. Das bedeutet, dass basierend auf jüngsten Fehlern und Kundenbeschwerden neue Fragen hinzugefügt werden sollten, um sicherzustellen, dass sich die Probleme nicht wiederholen.

Das Überwältigende bei dem Versuch, dies mit Checklisten auf Papier zu tun, ist, dass Sie nicht nur die Originaldatei ändern, sondern auch alle alten Checklisten zurückrufen müssen. Anschließend müssen Sie die neuen ausdrucken und erneut verteilen.

Das Ergebnis: Die Beteiligten machen sich selten die Mühe, Fragen zu aktualisieren, wodurch veraltete Fragen auf Checklisten verbleiben, die die heutigen Qualitätsprobleme möglicherweise nicht widerspiegeln.

Erstellung spezifischer, relevanter Checklisten

Damit Audits wertvolle Erkenntnisse liefern, müssen sie für jeden Arbeitsbereich spezifisch sein.

Beispielsweise ist eine Frage, ob Arbeitsanweisungen befolgt werden, nicht so nützlich wie die Frage, ob die richtige Bohrgeschwindigkeit verwendet wird. Die erste Frage wird mit größerer Wahrscheinlichkeit ohne Untersuchung durchgewunken, insbesondere da Nicht-Experten nicht wissen, worauf sie achten müssen.

Das Problem bei Tabellenkalkulations- und Papieraudits besteht darin, dass es äußerst zeitaufwendig ist, für jeden Arbeitsbereich spezifische Checklisten zu erstellen. Audit-Software macht dies wesentlich einfacher, indem sie Ihnen erlaubt, Fragen-Tags zu verwenden, um Fragen bei Bedarf wiederzuverwenden und prozessspezifische Fragen zu erstellen. Darüber hinaus können Sie die Fragen randomisieren und rotieren lassen, sodass Sie sicher sein können, dass Sie eine breite Abdeckung aller Risiken erhalten, denen Sie Aufmerksamkeit widmen müssen.

Schnelle Zusammenstellung von Feststellungen

In einem traditionellen Auditprogramm kann das Zusammenstellen von Feststellungen die Zeitspanne zwischen dem Erkennen von Problemen und deren Behebung verlängern. Jemand muss die Checklisten in Papierform nehmen und sie zur Überprüfung in eine Tabellenkalkulation oder ein Qualitätsmanagementsystem (QMS) übertragen. Dadurch entsteht eine Verzögerung, die das Fortbestehen von Problemen ermöglicht.

Audit-Software reduziert die Überlastung durch das manuelle Eingeben von Feststellungen und bietet sogar hilfreiche Diagramme wie Pareto-Diagramme, sodass Sie schnell erkennen können, wo Ihre größten Risiken liegen.

Nachverfolgung von Feststellungen

Wann immer möglich, sollten Probleme, die während Audits und Inspektionen identifiziert werden, sofort behoben werden. In einigen Fällen ist dies jedoch nicht möglich. Die Behebung des Problems erfordert möglicherweise eine Reihe von Schritten, darunter:

• Benachrichtigung des Managements über das Problem
• Ursachenanalyse, um die Quelle des Problems zu finden
• Zuweisung von Maßnahmen an verschiedene Personen im Rahmen der Korrekturmaßnahme
• Validierung und Verifizierung von Korrekturmaßnahmen

Audit-Software erleichtert jeden dieser Schritte, indem sie es Ihnen ermöglicht:

• Sofortige Benachrichtigungen an relevante Manager zu senden
• Das Problem mit Fotos zu dokumentieren, anstatt es in Worte fassen zu müssen
• Follow-up-Maßnahmen verschiedenen Personen zuzuweisen
• Eine neue Audit-Frage hinzuzufügen, um zu validieren, dass die Korrekturmaßnahme funktioniert hat
• Die genannte Frage zufällig einzubinden, um periodisch zu verifizieren, dass die Korrektur beibehalten wird

Audits in einer Häufigkeit durchzuführen, die echte Verbesserungen in einem Werk vorantreibt, kann schnell überwältigend werden. Das Resultat sind oft niedrige Audit-Abschlussquoten und grassierendes pencil whipping, wodurch der Zweck von Kontrollen völlig zunichte gemacht wird.

Audit-Software kann dabei helfen, die häufigsten Probleme bei Audits und Inspektionen zu vermeiden. Software wie EASE tut dies, indem sie den Verwaltungsaufwand beseitigt und Audits auf das konzentriert, was wirklich zählt – nämlich darauf, was tatsächlich in der Fertigung passiert. Sobald Sie das tun, können Sie aussagekräftigere Daten sammeln, die Sie nutzen können, um den Regelkreis bei Qualitätsproblemen ein für alle Mal zu schließen.