Compliance-Lücken in der Fertigung schließen

Was kostet ein einziger Compliance-Verstoß?

Für einige Unternehmen ist es eine harte Lektion, diese Antwort zu erfahren – insbesondere angesichts der Tatsache, dass die US-amerikanische Arbeitsschutzbehörde OSHA ihre Geldstrafen im Jahr 2023 erhöht hat.

Die Lösung: Finden und beheben Sie Ihre Compliance-Lücken, bevor OSHA-Prüfer dies tun oder – noch schlimmer –, bevor ein Vorfall eintritt.

Nachfolgend erörtern wir praktische Strategien zur Nutzung von Inspektionen in der Fertigung für diesen Zweck sowie die schwierigen Fragen, die Sie stellen sollten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter wirklich sicher sind.

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Der Ansatz zur Compliance-Sicherung

Compliance-Sicherung bezeichnet den Prozess zur Identifizierung, Nachverfolgung und zum Nachweis der Einhaltung aller Anforderungen, die Ihr Unternehmen erfüllen muss. Dieser Prozess orientiert sich im Wesentlichen am PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) und umfasst folgende Schritte:

1. Alle geltenden Anforderungen ermitteln: Unternehmen tun dies häufig in einem Vorschriftenverzeichnis oder einer Tabellenkalkulation. Dies sollte Bundes-, Landes- und lokale Vorschriften sowie alle anwendbaren ISO-Anforderungen und internen Richtlinien umfassen.
2. Jede Anforderung mit einer bestehenden Kontrollmaßnahme verknüpfen: Kontrollmaßnahmen können physische Kontrollen wie persönliche Schutzausrüstung (PSA) sowie Prozesse oder Richtlinien zur Gewährleistung der Compliance umfassen.
3. Compliance-Lücken identifizieren: Das Ziel besteht hier darin, festzustellen, für welche Anforderungen keine bestehende Kontrollmaßnahme vorhanden ist.
4. Neue Kontrollmaßnahmen für Compliance-Lücken hinzufügen: Wenn Sie vor einer langen Liste von Compliance-Lücken stehen, kann die Zuweisung einer Risikostufe zur Priorisierung beitragen.
5. Kontrollmaßnahmen verifizieren: In diesem Schritt müssen Unternehmen überprüfen, ob Kontrollmaßnahmen vorhanden und ausreichend sind, um die Compliance zu erfüllen.

Versteckte Lücken durch Inspektionen in der Fertigung aufdecken

Inspektionen in der Fertigung tragen dazu bei, den Compliance-Sicherungsprozess im Hinblick auf die Identifizierung von Compliance-Lücken und die Verifizierung von Kontrollmaßnahmen zu stärken.

Ein häufiger Fehler bei Schritt zwei besteht darin, einfach anzunehmen, dass das Unternehmen allein deshalb compliant ist, weil eine Kontrollmaßnahme existiert. Nehmen Sie beispielsweise OSHA-Anforderungen im Zusammenhang mit Notfallmaßnahmenplänen. Bei der Erstellung ihres Vorschriftenverzeichnisses ist es ein Leichtes, einen Notfallreaktionsplan, der im Arbeitsbereich ausgehängt oder in einem Ordner abgeheftet ist, als diese Anforderungen erfüllend aufzuführen.

Aber bedeutet das wirklich, dass das Unternehmen compliant ist? Noch wichtiger: Bedeutet das wirklich, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was sie im Notfall tun müssen?

Es ist verständlich, dass ein Unternehmen ein Schriftstück wie eine Richtlinie oder einen Plan bei der Verknüpfung von Anforderungen mit Kontrollmaßnahmen für bare Münze nimmt. Schließlich enthält der Code of Federal Regulations Tausende von „Muss“-Anforderungen, die Organisationen einhalten müssen.

Nichtsdestotrotz kann eine gelegentliche Inspektionsfrage dazu, wie sich der Bediener im Notfall verhalten soll, dazu beitragen, dass die Menschen wirklich vorbereitet sind. Sie kann auch dabei helfen, festzustellen, wo der Plan überprüft und aktualisiert werden muss oder wo Mitarbeiter eine Auffrischungsschulung benötigen.

Verifizierung neuer Kontrollmaßnahmen

Bei neu hinzugefügten Kontrollmaßnahmen ist es zwingend erforderlich, zu überprüfen, ob sie korrekt implementiert wurden und wirksam sind, bevor die Compliance-Lücke als geschlossen betrachtet wird. Dies ist insbesondere bei Compliance-Lücken mit hohem Risiko wichtig, die zu schwere Verletzungen führen könnten.

Wenn Sie Fragen zu neuen Steuerungsmaßnahmen in Inspektionschecklisten aufnehmen, ist die Häufigkeit ein wichtiger Faktor. Während Sie bei einer Steuerungsmaßnahme wie dem oben genannten Notfallplan vielleicht nur eine periodische Prüfung vorsehen, erfordern neue Maßnahmen häufiger Kontrollen.

Das liegt daran, dass die Mitarbeiter bei neuen Prozessen eher in alte Gewohnheiten zurückfallen. Eine Erhöhung der Frequenz einer Frage bedeutet mehr Möglichkeiten, um beispielsweise zu erkennen, wo ein Mitarbeiter nicht auf den neuen Prozess geschult wurde oder wo Unklarheiten bestehen könnten.

Mehr Nutzen aus Inspektionen in der Fertigung ziehen

Inspektionssoftware für die Fertigung kann diesen Prozess unterstützen, indem sie es einfach macht, Fragen innerhalb von Checklisten zu rotieren und deren Häufigkeit über benutzerdefinierte Tags anzupassen. Dies steht im Gegensatz zu Inspektionschecklisten in Papierform, die nur schwer zu aktualisieren sind und infolgedessen selten geändert werden.

Eine Inspektionslösung für die Fertigung kann zudem tiefergehende Einblicke in Compliance-Lücken liefern, sodass Sie diese effektiver beheben können. Angenommen, Sie überprüfen beispielsweise Lockout/Tagout-Sicherheitsvorgaben an Anlagen. Während der Inspektion stellen Sie fest, dass die Anweisungen nicht gerätespezifisch sind und der Mitarbeiter nicht in den Lockout/Tagout-Verfahren geschult ist – beides sind häufige Verstöße.

Mit einer digitalen Anwendung können Sie die Frage markieren, ein Foto der allgemeinen Anweisungen, die ersetzt werden müssen, hinzufügen und eine Maßnahme zur Aktualisierung der Schulung erstellen. In der Software können Sie die Frage problemlos auf andere Arbeitsplätze übertragen, um sicherzustellen, dass ähnliche Probleme nicht auch an anderer Stelle auftreten.

Eine einzige Compliance-Lücke kann einen Hersteller Tausende von Dollar oder mehr kosten, sollte das Problem zu einem schweren Unfall führen. Das Aufdecken und Beheben von Compliance-Lücken erfordert einen strukturierten Ansatz, der durch Technologie unterstützt wird, um sicherzustellen, dass Sie häufig prüfen und die bestmöglichen Erkenntnisse aus den Inspektionsdaten gewinnen.