Die Anfrage und der Bericht zu Lieferantenkorrekturmaßnahmen (SCAR) in Lieferketten verstehen

Ein falsch gekennzeichnetes Material wird in einem Fertigungsprozess verwendet, was zu fehlerhaften Produkten und Reklamationen führt. Ein Lieferant liefert zu spät, was die pünktliche Lieferung an die Kunden beeinträchtigt. Ein Lieferant ändert seinen Fertigungsprozess ohne Benachrichtigung des Kunden, wodurch nachgelagerte Qualitätsprobleme entstehen, die sofortige Korrekturmaßnahmen erfordern.

All dies und mehr sind Gründe, warum Hersteller Lieferantenkorrekturmaßnahmen einleiten – und Gründe dafür, warum ein effektives Qualitätsmanagement in der Lieferkette für die Aufrechterhaltung der Kundenzufriedenheit so entscheidend ist.

Um die Funktionsweise zu veranschaulichen, beleuchtet dieser Artikel konkrete Schritte im Prozess, Elemente, die Ihre Anfrage zu Lieferantenkorrekturmaßnahmen (SCAR) enthalten sollte, sowie bewährte Verfahren für die kontinuierliche Verbesserung im gesamten Lieferketten-Ökosystem.

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Was ist eine Anfrage zu Lieferantenkorrekturmaßnahmen?

Eine SCAR ist eine formelle Anfrage an einen Lieferanten bezüglich einer Nichtkonformität, die dieser untersuchen und beheben muss. Sie dient der Förderung von Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen seitens des Lieferanten, indem sie den Umfang des Problems darlegt und den Prozess der Zusammenarbeit zwischen Kunde und Lieferant einleitet, um die Ursachen zu ermitteln, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben sicherzustellen und Probleme effektiv anzugehen, um eine verbesserte Leistung zu erzielen.

Bericht zu Lieferantenkorrekturmaßnahmen

SCAR wird auch als Bezeichnung für Berichte zu Lieferantenkorrekturmaßnahmen verwendet. Obwohl die beiden Begriffe (Anfrage und Bericht) synonym verwendet werden, sind sie nicht dasselbe. Die Anfrage leitet eine Maßnahme ein, während der Bericht deren Behebung festhält und die Rechenschaftspflicht dokumentiert. In der Praxis vermischen Unternehmen die beiden Begriffe jedoch häufig in einem einzigen Dokument, weshalb die Grenze zwischen ihnen verschwimmt.

Wichtige SCAR-Komponenten

SCAR-Vorlagen unterscheiden sich von Hersteller zu Hersteller, weisen jedoch meist eine Reihe gemeinsamer Komponenten auf, wie in der folgenden Tabelle dargestellt.

SCAR-Komponente	Abgedeckte Elemente
Lieferanteninformationen	· Name des Lieferanten · Kontaktdaten des Lieferanten
Problemerkennung	· Detaillierte Beschreibung des Problems · Datum der Erkennung · Ort des Auftretens (z. B. Wareneingangsprüfung, Fertigungslinie, Endanwender- oder Kundenstandort)
Produktdetails	· Teile- oder Materialnummer · Charge- und Losnummer · Anzahl der betroffenen Einheiten
Ursachenanalyse	· Vorläufige Feststellungen · Ergebnisse von Problemlösungsaktivitäten (z. B. 5 Whys, 8D, Ishikawa-Diagramm)
Maßnahmenplan für Korrekturen	· Sofortige Eindämmungsmaßnahmen · Langfristige Korrekturmaßnahmen · Präventivmaßnahmen · Umsetzungszeitplan und Verantwortlichkeiten · Verifizierungsmethode und -kriterien
Prüfung und Abschluss	· Dokumentation der Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfung · Formelle Freigabe

Wie funktioniert der SCAR-Prozess zur Vermeidung von Wiederholungen und zur Behebung von Ursachen?

SCAs sollten einem wiederholbaren, geschlossenen Kreislaufverfahren folgen, um die Auswirkungen von Nichtkonformitäten zu mindern und deren Wiederauftreten zu verhindern. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Schritte im SCAR-Prozess:

Problemidentifizierung

Der Hersteller identifiziert ein lieferantenbezogenes Qualitätsproblem, beispielsweise wenn ein Fehler an einem Produkt oder einer Dienstleistung auftritt oder wenn ein Audit in der Fertigung eine Nichtkonformität bei Materialien oder Teilen von einem Lieferanten aufdeckt.

Ausstellung einer Lieferanten-Korrekturmaßnahmenanfrage

Der Hersteller stellt formell eine Korrekturmaßnahmenanfrage (SCAR) aus, in der das Problem detailliert beschrieben wird, und bittet den Lieferanten, dieses zu untersuchen und zu beheben. Der Lieferant muss bestätigen, dass er diese erhalten und verstanden hat, oder gegebenenfalls um Klärung bitten.

Ursachenanalyse

Nach der Ausstellung der SCAR stoppt der Lieferant die Produktionsprozesse des fehlerhaften Produkts oder Materials und isoliert diese. Er führt eine Ursachenanalyse mit Werkzeugen wie den 5 Whys, 8D oder einem Ishikawa-Diagramm durch und meldet die Feststellungen in der SCAR, um die zugrundeliegenden Ursachen von Nichtkonformitäten zu ermitteln.

Korrektur- und Präventivmaßnahmen (CAPA)

Der Lieferant berichtet über die sofortigen Maßnahmen, die er zur Eindämmung des Problems ergriffen hat, sowie über einen detaillierten Plan zur Behebung des Problems und zur Verhinderung seines erneuten Auftretens. Wenn der Lieferant feststellt, dass eine Prozessänderung erforderlich ist, kann er vor der Umsetzung einen formellen Änderungsantrag beim Kunden einreichen, um die Abstimmung und Genehmigung sicherzustellen.

Verifizierung und Nachverfolgung

Der Lieferant dokumentiert, dass er Korrekturmaßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt und aufrechterhalten hat, und vermerkt alle künftigen Maßnahmen, die als Teil seiner Risikomanagementstrategie zu ergreifen sind.

Kundenprüfung

Sobald der Lieferant den abgeschlossenen Bericht einreicht, prüft der Kunde, ob die Maßnahmen ausreichen oder ob zusätzliche Schritte oder Rückmeldungen erforderlich sind.

Endgültige Genehmigung

Wenn die SCA die geforderten Bedingungen erfüllt, geht sie zur formellen Freigabe in die Endphase über, wobei alle Ergebnisse im Qualitätsmanagementsystem (QMS) dokumentiert werden. Wenn sie die Qualitätskontrolle nicht bestehen, können sie eskalieren, beispielsweise durch Streichung von der Liste der zugelassenen Lieferanten.

Bewährte Verfahren für Korrekturmaßnahmen in der Lieferkette

Eine der ersten Fragen, mit denen sich Hersteller bei lieferantenbezogenen Nichtkonformitäten konfrontiert sehen, ist, ob für ein bestimmtes Lieferantenproblem eine formelle SCAR ausgestellt werden soll oder nicht. Die Kriterien für die Eröffnung einer SCAR hängen von Ihren eigenen internen Anforderungen ab und können auf Elementen wie dem Risikoniveau oder der Frage basieren, ob es sich um ein wiederkehrendes oder systemisches Problem handelt, was Schlüsselfaktoren im Korrekturmaßnahmenprozess sind.

Effektive Kommunikation und Zusammenarbeit sind bei SCA ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Dazu gehören:

• Bewertung der Ursachenanalyse des Lieferanten, um festzustellen, ob er tief genug in das Problem eingedrungen ist
• Gemeinsame Ermittlung der besten Korrekturmaßnahmen, wie etwa die Überarbeitung des Prozesses, das Hinzufügen neuer Kontrollen oder die Aktualisierung von Schulungen
• Aufforderung an den Lieferanten, andere Bereiche zu bewerten, in denen ähnliche Risiken bestehen, damit geeignete Präventivkontrollen hinzugefügt werden können

Schließlich sollten Sie bedenken, dass es keine Rolle spielt, wie gut Ihre Lösung ist, wenn Sie über kein System verfügen, mit dem sich überprüfen lässt, dass die Korrektur auch eingehalten wird. Zusätzliche Prüfungen im Bereich der Wareneingangsprüfung, von Prozessaudits oder Lieferantenaudits können zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen bieten, um letztendlich hohe Qualitätsstandards aufrechtzuerhalten und Ihre Kunden sowie Ihr Unternehmen zu schützen.

Unterschied zwischen Corrective Action Request (CAR) und SCAR

Häufig werden CAR und SCAR synonym verwendet. Sie sind jedoch nicht dasselbe. Der Unterschied liegt in ihrem Namen, insbesondere darin, wie sie sich auf die Umsetzung von Korrekturmaßnahmen beziehen. Ein SCAR befasst sich gezielt mit Nichtkonformitäten bei Dritten, während ein CAR eine allgemeinere Anwendung hat. Er kann intern oder extern ausgestellt werden, um Konformitätsprobleme zu adressieren. Zudem ist ein CAR breiter gefasst, während sich ein SCAR auf die Lieferkette beschränkt.

Qualitätsprobleme bei Lieferanten stellen ein erhebliches Risiko dar, insbesondere für Unternehmen ohne ausreichende Transparenz bezüglich der Prozesse ihrer Lieferanten. Die Implementierung eines robusten Programms für das Qualitätsmanagement in der Lieferkette – einschließlich des effektiven Einsatzes von SCARs – kann dabei helfen, die Lieferantenqualität proaktiv zu verbessern, sich auf kontinuierliche Verbesserung zu konzentrieren und systemische Probleme in Echtzeit anzugehen, um insgesamt eine stärkere Lieferkette aufzubauen.