Kamishibai-Boards: Ein visuelles Lean-Managementsystem

Im Japan des 12. Jahrhunderts entwickelten buddhistische Mönche das Kamishibai oder „Papiertheater“ als visuelle Erzähltechnik, um moralische Geschichten für ein Publikum zu dramatisieren, das nicht lesen konnte.

Jahrhunderte später übernahm das Toyota-Produktionssystem diese Technik als Werkzeug zur Verfolgung und Standardisierung von Aufgaben in der Fertigung. Zwar verspricht dieser Ansatz erhebliche Vorteile, doch haben viele Werke festgestellt, dass praktische Einschränkungen häufig der Wirksamkeit im Weg stehen, insbesondere bei der Implementierung von Lean-Praktiken.

In diesem Artikel besprechen wir die Grundlagen von Kamishibai-Boards und warum sich Hersteller von ihnen abwenden. Dabei behandeln wir Themen wie:

• Warum Hersteller Kamishibai-Boards verwenden
• Nachteile und Einschränkungen bei der Verwendung dieses Ansatzes für Audits in der Fertigung
• Vorteile einer digitalen Lösung für Layered Process Audits gegenüber Kamishibai-Boards
• Herausforderungen und Überlegungen bei der Implementierung digitaler Lösungen

Wir erläutern auch eine reale Fallstudie darüber, wie ein führender Automobilhersteller sein Kamishibai-Board durch eine digitale Lösung für Layered Process Audits ersetzt hat, sowie den potenziellen ROI der Einführung einer Audit-Software für die Fertigung.

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Was sind Kamishibai-Boards in der Lean Manufacturing?

Ein Kamishibai-Board ist ein visuelles Management-Tool, mit dem die Erledigung von Aufgaben zur Qualitätskontrolle verfolgt wird, wie zum Beispiel 5S-Prüfungen und Prozessaudits in der Fertigung. Das Kamishibai-Board besteht aus einer Reihe von farbcodierten Karten, die einzelne Aufgaben zur Überprüfung darstellen, dass Bediener Standards einhalten. In vielen Werken werden Kamishibai-Boards speziell für Layered Process Audits eingesetzt, eine hochfrequente Audit-Strategie, die im Automobilfertigungsprozess weit verbreitet ist.

Diese Boards unterstützen die Kaizen-Kultur bzw. die Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, indem sie Mitarbeiter an vorderster Front und Vorgesetzte dazu ermutigen, die Einhaltung von Standards regelmäßig zu überprüfen und Probleme zu erkennen, bevor sie eskalieren.

Wie ein Kamishibai-Board als visuelles Management-Tool für Layered Audits funktioniert

Ein Kamishibai-Board besteht aus einer Reihe doppelseitiger Karten, den T-Karten, die an einem gut sichtbaren Ort in der Fertigung auf einem Board angeordnet sind. Jede Kamishibai-Karte hat eine rote und eine grüne Seite und enthält Anweisungen für das Audit von Standardarbeit.

Der Prozess der Verwendung eines Kamishibai-Boards ist relativ einfach. Der Vorgesetzte oder Teamleiter wählt eine Karte vom Board aus, befolgt die Anweisungen zur Auditierung des Prozesses und zeichnet die Ergebnisse auf, bevor er die Karte an das Board zurückbringt.

Wenn die rote Seite der Karte sichtbar ist, bedeutet dies, dass das Audit noch nicht abgeschlossen ist. Wenn die grüne Seite nach außen zeigt, zeigt dies an, dass die Prüfung abgeschlossen ist. Im T-Kartensystem sollte jede Karte das Wer, Was, Wo, Wann, Warum und Wie (5W1H) des zu auditierenden Prozesses detailliert beschreiben.

Werke ordnen T-Karten häufig in einem Raster an, wobei jede Zeile einer bestimmten Audit-Frequenz entspricht (z. B. tägliche, wöchentliche oder monatliche Aufgaben). In diesem Sinne entsprechen die Zeilen den verschiedenen Ebenen in einem Layered Process Audit-System. Ein Kamishibai-Board enthält typischerweise auch ein Diagramm zur Aufzeichnung von Audit-Feststellungen und aller Gegenmaßnahmen, die aufgrund identifizierter Nichtkonformitäten implementiert wurden.

Warum Kamishibai-Boards verwenden?

Die Verwendung von Kamishibai-Boards bietet als Form der visuellen Steuerung Herstellern mehrere Vorteile. Dazu gehören:

• Weniger Compliance-Probleme: Wenn sichergestellt wird, dass die Werker standardisierte Arbeitsschritte befolgen, fördert dies die Einhaltung von Qualitäts- und Sicherheitsprotokollen in der Fertigung, wodurch Compliance-Probleme und daraus resultierende Fehler reduziert werden.
• Frühzeitige Erkennung von Prozessschwankungen: Die kontinuierliche Durchführung von Prozessaudits versetzt Werke in die Lage, Prozessschwankungen schneller zu erkennen und zu korrigieren, um Qualitäts- und Sicherheitsprobleme zu verhindern.
• Einfache visuelle Überprüfung: Rote und grüne T-Cards machen auf einen Blick deutlich, ob Audits in der Fertigung abgeschlossen wurden. Die Informationen auf den Karten vereinfachen zudem die Kontrollen selbst, da sie klare Kriterien zur Überprüfung wichtiger Standards bieten, ähnlich der Effizienz von Managementtafeln.
• Einbindung der Führungskräfte: Diese Strategie hilft Vorgesetzten dabei, eine tägliche Routine für die Durchführung von Audits in der Fertigung zu etablieren und zwingt sie dazu, Prozesse persönlich zu beobachten. Dies stellt sicher, dass die Führungsebene in der Fertigung täglich präsent ist, was die Glaubwürdigkeit und Akzeptanz für Initiativen im Bereich des Qualitätsmanagements fördert.
• Strukturierung für Gemba-Walks: Gemba-Walks sind ein Lean-Tool, um Führungskräfte in die Fertigung zu bringen, damit sie sehen, was dort tatsächlich geschieht, wo die Arbeit ausgeführt wird (oder „Gemba“). Kamishibai-Tafeln können Gemba-Walks mehr Struktur verleihen, indem sie Orientierung zu spezifischen Standards und Kontrollen bieten, die eine Überprüfung erfordern.

Richtig eingesetzt verbessern Kamishibai-Tafeln die Kommunikation in der Fertigung und stellen sicher, dass jeder weiß, was zu tun ist. Zudem fördern sie eine höhere Produktivität durch Lean-Manufacturing-Praktiken. Weniger Abweichungen bedeuten mehr Zeit für die Herstellung profitabler Teile, wodurch weniger Ressourcen zur Behebung von Mängeln und Reklamationen benötigt werden.

Grenzen von Kamishibai-Tafeln

Trotz der Vorteile weisen Kamishibai-Tafeln klare Grenzen hinsichtlich Effizienz, Aktualität der Daten und Abdeckung von Standards auf. Angesichts des Tempos des Wandels in der Fertigung, in der sich entwickelnde Kundenanforderungen und Risiken einen agilen Ansatz für Audits in der Fertigung erfordern, bergen diese Probleme ein zusätzliches Risiko.

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten eine Kundenbeschwerde über ein Autoteil, das im Feld versagt hat, was von den Werkern erfordert, einen zusätzlichen Schritt in den Prozess einzubauen. Um zu überprüfen, ob sie dies tatsächlich tun, muss manuell eine neue Karte erstellt und die Tafel aktualisiert werden – ein umständlicher Prozess, der zu Verzögerungen führen kann, sofern er überhaupt zu Ende geführt wird. Eine solche Verzögerung widerspricht den Prinzipien des Lean Managements hinsichtlich Agilität und kontinuierlicher Verbesserung.

Je nach Anzahl der Karten in Ihrer Rotation – und der Anzahl neuer Probleme, die auftauchen – kann es schwierig sein, eine ausreichend häufige Überprüfung sicherzustellen. Dies kann die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass eine Nichtkonformität mit der standardisierten Arbeit unbemerkt bleibt. Zwar ermöglichen es die Tafeln den Teams, Audits visuell zu organisieren, doch ihre statische Natur kann es schwierig machen, sich an neue oder aufkommende Risiken anzupassen.

Eine weitere Einschränkung ist das Fehlen von Echtzeitdaten. Die Notwendigkeit, Feststellungen manuell einzugeben und Tabellendaten auszuwerten, schränkt die Transparenz hinsichtlich von Prozessproblemen ein, wodurch es zu Verzögerungen bei der Identifizierung von Trends und Ursachen kommt.

Für einige Hersteller führt dies zu viel Zeit und Aufwand, die in die Erstellung von Kamishibai-Tafeln investiert werden, welche dann ungenutzt bleiben. Letztendlich bedeutet dies, dass Prozessprobleme unbemerkt durchrutschen können, was auch der allgemeinen Glaubwürdigkeit der Qualitätsmission des Unternehmens schadet.

Vorteile digitaler Lösungen gegenüber Kamishibai-Tafeln

In Anbetracht der inhärenten Grenzen von Kamishibai-Tafeln wenden sich viele Hersteller digitaler Software für Audits in der Fertigung zu, um die Prüfungen in der Fertigung zu optimieren und die Prozesstransparenz zu verbessern. Insbesondere für Layered Process Audits ist die Digitalisierung entscheidend, um tägliche oder sogar schichtbezogene Audits zu bewältigen.

In diesem Kontext bieten digitale Lösungen mehrere Vorteile wie:

• Datenerfassung und -analyse in Echtzeit
• Effizienz und Skalierbarkeit
• Breitere Abdeckung von Standards
• Verfolgung und Trendanalyse von Problemen

Nachfolgend betrachten wir jeden dieser Punkte genauer.

Datenerfassung und -analyse in Echtzeit

Mit einer Software für Layered Process Audits führen Teammitglieder Audits auf einem Tablet oder Smartphone durch, wonach Feststellungen sofort zusammengefasst und zur Ansicht bereitgestellt werden.

Anstatt darauf warten zu müssen, dass jemand Audit-Daten manuell tabellarisch erfasst und auswertet, können Führungskräfte sofort sehen, wo Prozessnichtkonformitäten aufgetreten sind. Benutzerdefinierte Dashboards stellen Daten in einem grafischen Format bereit, wie beispielsweise Pareto-Diagrammen, um die größten Problemquellen zu identifizieren.

Die Möglichkeit, in Echtzeit auf Daten zuzugreifen, versetzt Teams in die Lage, Probleme schneller zu finden und Korrektureinleitungen vorzunehmen, bevor sie zu größeren Qualitätsproblemen nachgelagert führen. Zudem wird es einfacher, Daten über mehrere Arbeitsbereiche oder sogar verschiedene Werke hinweg zu teilen, sodass die Führungsebene Audit-Kennzahlen und Feststellungen proaktiv verfolgen und Trends analysieren kann.

Effizienz und Skalierbarkeit

Eine digitale Plattform zur Verwaltung von Layered Process Audits bietet im Vergleich zur manuellen Erstellung und Pflege von Kamishibai-Tafeln eine höhere Effizienz und Skalierbarkeit für den Produktionsprozess.

Ein paar Beispiele:

• Führungskräfte können mit nur wenigen Klicks einen jährlichen Audit-Plan erstellen und Audits den verschiedenen Ebenen entsprechend der geforderten Audit-Frequenz (z. B. täglich, wöchentlich, monatlich) zuweisen.
• Teammitglieder erhalten automatisch Erinnerungen an geplante Audits sowie sofortige Transparenz darüber, wer seine Audits versäumt, um die Verantwortlichkeit sicherzustellen.
• Audits lassen sich problemlos über verschiedene Fertigungslinien und Standorte hinweg skalieren – sei es für tägliche, wöchentliche oder sogar vierteljährliche Audits –, ohne dass neue Tafeln und T-Karten erstellt werden müssen.

Umfassendere Abdeckung von Standards

Kamishibai-Tafeln können nur so viele Standards abdecken, wie T-Karten vorhanden sind. Karten können gemischt und neu verteilt werden, aber wie können Unternehmen wissen, dass ihre wichtigsten Standards eingehalten werden?

Eine digitale Audit-Lösung für die Fertigung löst dieses Problem mit einer dynamischen Fragenbibliothek, die es Herstellern ermöglicht:

• Neue Fragen als Reaktion auf Prozessänderungen oder Korrekturmaßnahmen hinzuzufügen, um zu verifizieren, dass die Mitarbeiter neue Verfahren befolgen und nicht in alte Gewohnheiten zurückfallen
• Fragen der Checkliste für Prozessaudits zu rotieren und zu randomisieren, um sicherzustellen, dass keine Schlüsselbereiche übersehen werden
• Die Häufigkeit von Fragen basierend auf ihrer Fehlerquote anzupassen, beispielsweise eine Frage mit einer Bestehensquote von 99 % nur gelegentlich zu stellen
• Fragen nach Prozesselement (z. B. Sicherheit, Standards, Poka-Yoke [Fehlersicherung], Messung, Material oder Bediener) zu taggen, um eine aussagekräftigere Berichterstattung und mehr Transparenz hinsichtlich der Risiken zu erhalten.

Mängelnachverfolgung und Trendanalyse

Bei Kamishibai-Tafeln ist die Nachverfolgung von Audit-Feststellungen arbeitsintensiv und zeitaufwändig. In einigen Fällen beschränkt sie sich möglicherweise auf Korrekturen in der Fertigung anstatt auf die Analyse von Fehlertrends, die wichtige Kontexte für die Ursachenanalyse liefern können. Mit einer digitalen Lösung können Werke:

• Sofortige Abhilfemaßnahmen dokumentieren und bestimmte Personen mit weiteren Aktionspunkten beauftragen
• Die Führungsebene über Prozessfehler auf dem Laufenden halten, mit der Möglichkeit, Trends und Muster im Zeitverlauf zu verfolgen
• Kennzahlen wie die Anzahl offener Probleme überwachen, um einen wachsenden Rückstand ungelöster Probleme zu verhindern
• Die Ursachenanalyse durch Fehlerkategorisierung und bedingte Fragen verbessern.

Herausforderungen und Überlegungen bei der Implementierung digitaler Audit-Lösungen

Hersteller, die den Einsatz einer automatisierten Lösung in Betracht ziehen, müssen sich mit mehreren Implementierungsherausforderungen und Bedenken auseinandersetzen. An erster Stelle stehen dabei die Benutzerakzeptanz, Sicherheit und Herstellerunterstützung sowie die Gesamtkosten und der ROI.

Benutzerakzeptanz

Die Benutzerakzeptanz ist besonders wichtig angesichts der überwältigenden Anzahl von Unternehmen, die angeben, Geld für „Shelfware“ verschwendet oder Software gekauft zu haben, die niemals genutzt wird. In diesem Sinne verbessert eine intuitive Plattform, die Audits und Berichte vereinfacht, sowohl die Akzeptanz als auch die Möglichkeit, einen höheren Nutzen aus Ihrer Investition zu ziehen.

Datensicherheit

Cloud-Sicherheit ist angesichts der sensiblen Natur von Fertigungsinformationen und potenzieller Auswirkungen auf das geistige Eigentum ebenfalls ein wichtiger Aspekt. Hier sind ein paar Punkte zu beachten:

• Cloudbasierte Anwendungen können tatsächlich zuverlässiger sein als On-Premise-Software und gleichzeitig den Zugriff auf die Daten Ihres Unternehmens einschränken.
• Ihr Anbieter sollte über integrierte Sicherheitsfunktionen wie Datenverschlüsselung und mehrstufige Sicherheitskontrollen sowie über eine GovCloud-Option für Unternehmen verfügen, die die FedRAMP-Sicherheitsanforderungen einhalten müssen.
• Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) bieten verschiedene Kontrollen zur Begrenzung von Risiken beim Einsatz von Geräten in der Fertigung, wie etwa Daten- und Fotoverschlüsselung sowie Geo-Fencing.

Gesamtkosten und ROI

Was die Kosten betrifft, so können pro Nutzer berechnete Lösungen im Vergleich zu Layered Process Audit-Lösungen teurer sein, bei denen die Preisgestaltung auf der Gesamtgröße des Werks oder der Anzahl der Mitarbeiter basiert. Die nutzerbasierte Preisgestaltung kann zudem schwieriger zu verhandeln und zu verwalten sein, da die Personalstärke in einem Werk häufig schwankt.

Für eine einfache Betrachtung des ROI von Layered Process Audit-Software müssen Werke lediglich die jährlichen finanziellen Auswirkungen von Qualitätsentweichungen berücksichtigen. Eine Studie der EASE-Plattform zeigte beispielsweise einen potenziellen Einjahres-ROI von 362 % und brachte einem hypothetischen Unternehmen mit einem Umsatz von 250 Millionen US-Dollar jährliche Einsparungen von fast 1 Million US-Dollar.

Achten Sie bei der Auswahl der richtigen Lösung auf einen Anbieter, der mehrere Beispiele dafür vorweisen kann, wie er Herstellern dabei geholfen hat, Kosten messbar zu senken und die Auditeffizienz zu verbessern.

Umstieg von Kamishibai-Tafeln auf EASE: Eine Fallstudie

Jacobs Vehicle Systems, ein globaler Hersteller von Bremssystemen, begann zunächst mit einem papierbasierten System zur Verwaltung von Layered Process Audits. Kurz darauf wechselten sie zu einem Kamishibai-System, das aus T-Karten bestand, die zufällig aus zwei Stapeln ausgewählt wurden.

Die aus dem ersten Stapel gezogene Karte gab den Ort des Audits an. Die aus dem zweiten Stapel gezogene Karte zeigte auf der grünen Seite den zu prüfenden Prozess und auf der roten Seite Abbildungen von Prozessen, die nicht den Vorgaben entsprachen. Nach dem Audit mussten die Teammitglieder die Ergebnisse an einer Whiteboard-Tafeln aushängen, bevor sie sie in Tabellenkalkulationen übertragen konnten.

Herausforderungen bei Kamishibai-Audits

Laut Quality Systems Manager John Rose gab es bei dem Kamishibai-Ansatz mehrere Nachteile:

• Audit-Lücken: Es wurde schnell offensichtlich, dass einige Arbeitsbereiche und Fragen kaum jemals auditiert wurden, wodurch Audit-Lücken entstanden, die das Prozessrisiko erhöhten.
• Schwierigkeiten bei der Aktualisierung von Fragen: Die Aktualisierung von Fragen erforderte das Bearbeiten einer Tabellenkalkulation, das Scannen von Fotos, das Drucken neuer Karten und das Laminieren derselben. Dies erschwerte die Pflege der Kartenstapel und die Klärung von Fragen, die von den Mitarbeitern als verwirrend empfunden wurden.
• Ineffiziente Nachverfolgung: Das Kamishibai-System bot nur minimale Einblickmöglichkeiten in Feststellungen, wobei sich die Nachverfolgung derselben sowie die Kommunikation mit dem Team über Qualitätsprobleme als schwierig erwiesen.

Als Resultat dieser Probleme beschloss das Managementteam, einen anderen Ansatz zu wählen. Sie wünschten sich ein System, das es ihnen ermöglichte, mehr Fragen in jedem Audit abzudecken, die Audit-Planung zu randomisieren und das Reporting zu verbessern, um eine bessere Transparenz über Probleme zu erhalten.

Testen einer automatisierten Layered Process Audit-Lösung

Quality Systems Manager John Rose empfahl dem Team, EASE auszuprobieren, eine digitale Layered Process Audit-Plattform, mit der er in einer früheren Funktion bereits Erfahrungen gesammelt hatte. Während der kostenlosen Testphase war das Management nach seiner Aussage beeindruckt davon, wie einfach es im Vergleich zum Kamishibai-Prozess war, Fragen hinzuzufügen und zu ändern. Er merkt zudem an, dass die cloudbasierte Web-App es einfach machte, Audit-Ergebnisse in Echtzeit einzusehen.

Nach der kostenlosen Testphase beschloss das Team, EASE in seinem Werk in Bloomfield, Michigan, als Pilotprojekt einzuführen. Rose merkt an, dass sich das Implementierungsteam während des gesamten Prozesses die Zeit nahm, die Ziele des Unternehmens zu verstehen und sie dabei zu beraten, wie sie den größtmöglichen Nutzen aus EASE ziehen können, und bezeichnete die Schulung und den technischen Support als „unübertroffen“.

Ergebnisse des Wechsels von Kamishibai zu EASE

Das vielleicht größte Resultat der Einführung eines automatisierten Systems für Prüfungen in der Fertigung war eine Steigerung der Audit-Abschlussquote um mehr als 40 %. Rose berichtet über mehrere weitere bemerkenswerte Ergebnisse, darunter:

• Verbesserte Rechenschaftspflicht: Jede Woche kann Rose Audit-Ergebnisse und Pareto-Diagramme von Nichtkonformitäten aufrufen, wobei EASE ihm zudem dabei hilft, offene Aktionspunkte und Engpässe zu verfolgen.
• Breitere Abdeckung von Audits: Eine gleichmäßige Verteilung der Audit-Planung auf verschiedene Standorte trägt nun dazu bei, Audit-Lücken und die daraus resultierenden Prozessrisiken zu minimieren.
• Vereinfachte Pflege der Checklisten: Die Bibliothek für Audit-Fragen von EASE bedeutet, dass das Team verwirrende Fragen problemlos klären und als Reaktion auf Prozessänderungen oder Kundenbeschwerden neue hinzufügen kann.
• Vorbereitung auf Audits durch Dritte: Rose gibt an, dass die Audit-Fragen seinem Team dabei geholfen haben, sich besser auf Audits durch Dritte vorzubereiten.

Als Ergebnis dieses erfolgreichen Pilotprojekts führte Jacobs EASE in weiteren Werken weltweit ein und nutzte die Plattform zudem für 5S- und Sicherheitsaudits. Mit EASE kann das Team nun übergeordnete Kennzahlen überwachen und Trends innerhalb und zwischen Werken erkennen.

Einfachere Audits mit EASE

Kamishibai-Tafeln unterstützen eine visuelle Methode zur Nachverfolgung und Verwaltung von Audit-Aufgaben in der Fertigung. Dennoch handelt es sich um ein arbeitsintensives Werkzeug, das aufgrund seiner Einschränkungen häufig nicht mehr genutzt wird.

Eine digitale Plattform wie EASE hilft Werken dabei, die Ziele von Kamishibai zu erreichen und gleichzeitig die Benutzerfreundlichkeit deutlich zu verbessern. Wenn Audits einfacher gestaltet werden – und es leichter wird, Ergebnisse einzusehen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen –, werden mehr Prüfungen abgeschlossen, wodurch mehr Daten und Erkenntnisse zur Förderung der kontinuierlichen Verbesserung generiert werden.